Indeksowanie czasopism naukowych w bazie Scopus

Indeksowanie czasopism naukowych w bazie Scopus

content-illustration.jpg

Baza Scopus jest największą na świecie bazą bibliograficzną, indeksującą wyłącznie recenzowane publikacje naukowe, doniesienia konferencyjne i książki, a także patenty. Jest to baza, która gromadzi dane bibliograficzne oraz informacje o cytowaniu wspomnianych źródeł, ale nie przechowuje ona pełnych treści. Aktualnie (październik 2018) w bazie znajduje się ponad 70 milionów prac i liczba ta stale rośnie, ponieważ baza jest aktualizowana codziennie. Łącznie w bazie zindeksowanych zostało około 39 tysięcy czasopism, zaś aktywnych jest obecnie ponad 25 tysięcy, pochodzących od ponad 5 tysięcy międzynarodowych wydawców – zarówno tych wiodących na rynku, jak i mniejszych, często związanych z uczelniami i jednostkami badawczymi. Każde źródło obecne w bazie Scopus przed przyjęciem przechodzi przez ocenę merytoryczną realizowaną przez niezależną radę. Baza Scopus oraz jej właściciel, firma Elsevier, nie pobierają opłat ani za ocenę przed przyjęciem, jak i za samą obecność w bazie.

Czasopisma naukowe, które są indeksowane w bazie Scopus są poddawane ocenie przed przyjęciem do bazy. Proces oceny czasopism zgłaszanych przez redakcje lub wydawców do indeksowania w bazie Scopus obejmuje dwa etapy: etap oceny spełnienia tzw. kryteriów minimalnych, a następnie – w przypadku ich spełnienia – etap pełnej oceny merytorycznej przez niezależną radę Content and Selection and Advisory Board (CSAB). Więcej informacji o radzie, jej roli oraz składzie, mogą Państwo znaleźć na naszych stronach. Poniżej znajdą Państwo opis obu etapów oceny czasopisma.

Czasopismo naukowe może zostać zgłoszone do oceny zarówno przez redakcję, jak i przez wydawcę, przy czym warto podjąć tą decyzję we wzajemnym porozumieniu i nie podejmować jej bez uzgodnienia z redaktorem naczelnym czasopisma. Przed zgłoszeniem periodyku należy sprawdzić czy dany tytuł już nie jest indeksowany w bazie oraz upewnić się, że czasopismo spełnia kryteria minimalne, opisane poniżej.

Jedynym sposobem na zgłoszenie czasopisma jest wypełnienie odpowiedniego formularza on-line. Inne formy zgłoszenia czasopisma, takie jak np. drogą mailową, nie są przyjmowane. Każde przyjęte zgłoszenie ma nadawany numer do śledzenia postępów, dzięki czemu można na bieżąco monitorować na jakim etapie oceny znajduje się czasopismo. Numer ten jest wysyłany w wiadomości potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia czasopisma i warto tą wiadomość zapisać, aby nie zginęła. Aby sprawdzić status zgłoszenia, należy skorzystać z niniejszego formularza.

Proces oceny czasopisma może trwać aktualnie od kilku miesięcy do ponad roku. Każda decyzja, zarówno pozytywna jak i negatywna, jest uzasadniana i strona zgłaszająca czasopismo oraz jego wydawca otrzymują informację o przyczynach przyjęcia lub odrzucenia czasopisma. Jeśli zgłoszone czasopismo nie spełnia wymogów minimalnych lub zostało odrzucone w wyniku oceny merytorycznej, nakładany jest na nie okres karencji (embargo), wynoszący od kilku miesięcy do pięciu lat. Długość okresu karencji zależy od tego, jak długo może zająć wprowadzenie koniecznych zmian. Ponowne zgłoszenie czasopisma przed upłynięciem okresu karencji jest automatycznie odrzucane. Z tych względów warto rozważyć skorzystanie z usługi oceny wstępnej czasopisma.

Etap 1: Ocena spełnienia kryteriów minimalnych

Każde zgłoszone czasopismo jest sprawdzane pod kątem spełnienia kryteriów minimalnych i aby czasopismo mogło z powodzeniem przejść ten etap, musi ono:

  1. Posiadać klarownie opisany i odpowiednio realizowany proces recenzji naukowej publikowanych treści,
  2. Ukazywać się regularnie i posiadać numer ISSN zarejestrowany w Międzynarodowym Centrum ISSN
  3. Posiadać treści, które są istotne i dostępne dla międzynarodowych czytelników, co oznacza:
    • Abstrakty, słowa kluczowe i tytuły w języku angielskim,
    • Dobrej jakości strona internetowa w języku angielskim,
    • Dostęp on-line do treści,
    • Bibliografia w alfabecie łacińskim (przyjmowane są transliteracje z innych alfabetów),
  4. Posiadać oświadczenie dotyczące przestrzegania określonych zasad etyki wydawniczej, czyli tzw. Publishing Ethics and Malpractice Statement.

A. Recenzja naukowa publikowanych treści

Wszystkie czasopisma indeksowane w bazie Scopus są zobowiązane do posiadania jasno opisanych zasad recenzowania publikowanych treści, a także do rygorystycznego przestrzegania tych zasad. Nie ma wskazania preferowanego modelu recenzji naukowej i redakcja czasopisma powinna samodzielnie wybrać model recenzji najbardziej odpowiedni dla reprezentowanej tematyki (mogą to być m.in. recenzja podwójna ślepa, pojedyncza ślepa, otwarta itd.). Wymogiem jest jednak, aby recenzje były prowadzone przez naukowców z zachowaniem dobrych praktyk, pozwalających na zapewnienie, że proces recenzji jest obiektywny. Więcej informacji o dobrych praktykach w prowadzeniu recenzji naukowej mogą Państwo znaleźć m.in. w repozytorium Researcher Academy.

B. Regularność publikacji i zarejestrowany numer ISSN

Każde czasopismo zgłaszane do bazy Scopus musi mieć numer ISSN zarejestrowany w Międzynarodowym Centrum ISSN oraz musi być wydawane przez co najmniej dwa lata. Pozwala to na ocenę funkcjonowania czasopisma i minimalizuje ryzyko indeksowania czasopism o charakterze drapieżnym, które relatywnie szybko znikają z obiegu i rzadko kiedy działają dłużej niż dwa lata. Ponadto, czasopismo powinno ukazywać się zgodnie z deklarowanym harmonogramem, co w praktyce oznacza, że np. kwartalnik powinien ukazywać się cztery razy w roku w podobnych odstępach czasu; sytuacja, w której wszystkie cztery numery ukazują się razem, nie powinna mieć miejsca. Rada oceniająca czasopisma dopuszcza opóźnienia względem harmonogramu wydawniczego, rozumiejąc, że niejednokrotnie przyczyny tych opóźnień są poza kontrolą redakcji lub wydawcy czasopisma. O ile opóźnienia nie są regularne i znaczne, wówczas nie jest to przeszkodą w indeksowaniu czasopisma.

C. Dostępność treści dla międzynarodowego grona czytelników

Czasopisma naukowe indeksowane w bazie Scopus są wydawane w przeszło 40 lokalnych językach, także w języku polskim i język publikacji nie stanowi kryterium oceny czasopisma. Ponieważ celem bazy jest indeksowanie prac dostępnych dla międzynarodowego środowiska naukowego, wymagane jest, aby tytuły, słowa kluczowe oraz abstrakty były dostępne w języku angielskim. Mogą być one publikowane równolegle również w dowolnym języku (np. w języku polskim, jeśli czasopismo publikuje treści w tym języku). Takie rozwiązanie pozwala potencjalnemu czytelnikowi, który nie zna języka, w którym ukazuje się czasopismo, na wstępne zapoznanie się z treścią artykułu i na podjęcie decyzji o ew. pobraniu i przetłumaczeniu treści pracy. Poza tytułem, abstraktem i słowami kluczowymi, treści mogą być publikowane w dowolnym języku, według uznania redakcji czasopisma. Publikowanie treści w dwóch lub więcej językach jest również akceptowane i może pomóc czasopismu zwiększyć grono czytelników, a co za tym idzie – jego rozpoznawalność na arenie międzynarodowej.

Wymagane jest również, aby strona internetowa czasopisma była dostępna w języku angielskim. Musi być ona przejrzysta i pozwalać czytelnikom, potencjalnym autorom i recenzentom na łatwe zorientowanie się jak funkcjonuje czasopismo i jakie treści ono publikuje. Informacje dotyczące funkcjonowania czasopisma, które muszą być uwzględnione w języku angielskim to m.in.: zakres i cel czasopisma (Aims and Scope), zasady recenzowania (i ew. formularz recenzji), skład redakcji i rady naukowej (wraz z pełnymi nazwami i krajami afiliacji), instrukcje dla autorów, ew. umowy dotyczące praw autorskich oraz oświadczenia autora, informacje o wydawcy (pełne dane kontaktowe) oraz wyczerpujące oświadczenie o przestrzeganiu zasad etyki (o jego treści przeczytają Państwo więcej w punkcie D).

Dostęp do treści on-line jest wymagany, ponieważ baza indeksuje informacje o publikacjach naukowych automatycznie. W bazie Scopus indeksowane są wyłącznie czasopisma, które publikują treści w wersji elektronicznej, przy czym mogą się one równolegle ukazywać się w postaci drukowanej. Nie ma żadnych wymogów, które określają sposób dostępu do treści i żaden ze sposobów dostępu nie jest preferowany (np. dostęp odpłatny, subskrypcja, opłaty jednorazowe, otwarty dostęp).

Ze względów technicznych wymagane jest, aby wykaz cytowanych prac (bibliografia) był sporządzony w alfabecie łacińskim. W przypadku cytowania źródeł pisanych w innym alfabecie (np. cyrylica, dewanagari), wymagana jest transliteracja (nie transkrypcja fonetyczna). Baza Scopus nie narzuca standardu transliteracji, ale wskazane jest, aby był to styl spójny dla wszystkich prac publikowanych przez czasopismo.

D. Oświadczenie o przestrzeganiu zasad etyki

Obowiązkiem każdego autora, redaktora, recenzenta, wydawcy i instytucji naukowej, jest zapobieganie naruszeniom powszechnie przyjmowanych zasad etyki wydawniczej. Dlatego wymagane jest, aby każde czasopismo miało udostępnione dla wszystkich i przestrzegane wyczerpujące oświadczenie dotyczące zasad etyki, czyli tzw. Publication Ethics and Malpractice Statement. Jego treść ma jasno i wyczerpująco opisywać zakres praw, obowiązków i odpowiedzialności autorów, recenzentów, redaktorów (i rady naukowej/programowej, jeśli jest powołana), a także ma zawierać informacje o postępowaniu i konsekwencjach w przypadku wykrycia naruszenia tych zasad przez którąkolwiek ze stron. Treść oświadczenia musi być dostępna w języku angielskim i lokalnym (jeśli w takim ukazuje się czasopismo i jeśli posiada ono stronę internetową w tym języku), a także musi być ona integralną częścią strony internetowej czasopisma (tj. osobna sekcja na stronie, nie plik do pobrania). Takie oświadczenie stanowi zabezpieczenie dla wszystkich stron tworzących czasopismo i pozwala na zminimalizowanie ryzyka, że czasopismo jest drapieżne lub oszukańcze.

Ważnym jest, aby oświadczenie obejmowało wszystkie strony zaangażowane w tworzenie czasopisma, tj. autorów, recenzentów, redaktorów i członków rady naukowej/programowej. Często spotykane w przypadku polskich czasopism naukowych oświadczenie dotyczące tzw. ghostwriting jestniewystarczające, ponieważ obejmuje tylko jedno z wielu naruszeń etyki, które może popełnić tylko jedna ze stron tworzących czasopismo, tj. autor.

W czeluściach internetu można znaleźć wiele rzetelnych źródeł informacji o etyce wydawniczej – rekomendujemy zapoznanie się z zaleceniami Committee on Publication Ethics, World Association of Medical Editors, International Committee of Medical Journal Editors, a także polecamy lekturę naszej strony dedykowanej etyce oraz materiały dostępne w Researcher Academy. Korzystając z tych źródeł przy tworzeniu oświadczenia dla swojego czasopisma, należy je traktować jedynie jako wsparcie - nie powinno się ich kopiować, tylko stworzyć zestaw zasad odpowiednich dla czasopisma (np. byłoby bezcelowe zamieszczenie informacji o zasadach prowadzenia eksperymentów na zwierzętach w przypadku czasopisma filologicznego).

ETAP 2: Ocena merytoryczna przez radę Content Selection and Advisory Board

Wszystkie czasopisma, które spełniają wymogi minimalne opisane powyżej, są poddawane ocenie merytorycznej, realizowanej przez niezależną radę Content Selection and Advisory Board. Przed skierowaniem czasopisma do tego etapu, zespół oceniający czasopisma uzupełnia wniosek o informacje istotne do przeprowadzenia oceny (tzw. enrichment process). Na tym etapie może się zdarzyć, że zespół poprosi osobę wskazaną jako kontaktową w zgłoszeniu czasopisma, o dostarczenie informacji o funkcjonowaniu czasopisma. Dlatego ważne jest, aby osoba wskazana jako kontaktowa sprawdzała regularnie skrzynkę email (także folder spam/junk) i w razie potrzeby dostarczyła potrzebnych informacji. Jeśli osoba zgłaszająca czasopismo przestaje pełnić swoją rolę, warto aby zgłosiła ten fakt zespołowi oceniającemu i przekazała dane kontaktowe osoby, która przejmuje jej obowiązki. Aby to zrobić, należy odpowiedzieć na wiadomość mailową z potwierdzeniem nadesłanego zgłoszenia czasopisma.

Kryteria oceny merytorycznej, realizowanej przez radę CSAB, są podzielone na pięć kategorii, przedstawionych w tabeli poniżej. Dobrano je tak, aby ocena merytoryczna była zwieńczona pozytywnym wynikiem w przypadku czasopism wysokiej jakości i przestrzegających najlepszych praktyk wydawniczych.

Kategoria

Kryteria

Polityka czasopisma

Przekonywująca polityka prowadzenia czasopisma przez redakcję

Sposób realizacji recenzji naukowej

Różnorodność geograficzna pochodzenia redaktorów*

Różnorodność geograficzna pochodzenia autorów*

Treści

Wkład merytoryczny w stan wiedzy w dyscyplinie

Przejrzystość i jakość abstraktów

Jakość i zgodność opisu celu i tematyki czasopisma z publikowanymi treściami

Czytelność artykułów

Reputacja czasopisma

Cytowanie czasopisma przez źródła indeksowane w bazie Scopus

Reputacja redaktorów

Regularność wydawania

Brak opóźnień względem deklarowanego harmonogramu wydawniczego

Dostępność treści

Pełne treści dostępne on-line

Strona czasopisma dostępna w języku angielskim

Jakość strony internetowej czasopisma

* - musi być zgodna z tytułem, tematyką i polityką czasopisma

Spośród powyższych kryteriów warto omówić dwa, które budzą najwięcej wątpliwości pośród redaktorów polskich czasopism naukowych. Są to różnorodność geograficzna pochodzenia redaktorów i autorów (oraz recenzentów) oraz cytowanie czasopisma przez źródła już indeksowane w bazie Scopus

Wymagana jest zgodność różnorodności pochodzenia autorów oraz redaktorów, a także recenzentów, z zakresem tematycznym, tytułem oraz misją czasopisma. Oznacza to, że jeśli czasopismo dotyczy bardzo specyficznej geograficznie tematyki (np. historia Łemków), to wówczas zrozumiałe jest, że redakcja, autorzy i recenzenci będą w większości pochodzili z określonego rejonu (np. Polska, Słowacja, Ukraina). Jeśli natomiast czasopismo dotyczy tematyki uniwersalnej (matematyka, chemia), to wówczas oczekiwane jest, że w tworzenie czasopisma zaangażowane będą osoby z różnych zakątków świata. Jeśli czasopismo posiada międzynarodową redakcję i/lub radę naukową, to wówczas tak samo międzynarodowe powinno być grono autorów. Rada oceniająca czasopismo nie określiła żadnych wskaźników ilościowych, które określałyby jaki jest wymagany odsetek autorów lub redaktorów zza granicy.

Drugą kwestią jest liczba cytowań pochodzących ze źródeł już indeksowanych w bazie Scopus. Jest to jeden ze sposobów na oszacowanie rozpoznawalności i atrakcyjności czasopisma dla środowiska naukowego. Nie jest to kryterium determinujące przyjęcie lub odrzucenie czasopisma, a jedynie informacja wspomagająca kompleksową ocenę czasopisma. Liczba cytowań jest analizowana i brane są pod uwagę czynniki wpływające na tę liczbę, czyli m.in. kultura cytowania w dyscyplinie reprezentowanej przez czasopismo, wiek czasopisma, liczba i rodzaj publikacji ukazujących się w czasopiśmie. Rada oceniająca czasopisma uwzględnia też fakt, że dotychczasowa nieobecność w bazie Scopus wpływa negatywnie na liczbę cytowań. Innych wartości można spodziewać się w przypadku czasopisma medycznego publikującego kilkaset artykułów przeglądowych rocznie, a zupełnie innych od czasopisma filozoficznego publikującego kilkanaście zwykłych artykułów naukowych rocznie. Każdy, kto posiada dostęp do bazy Scopus, może sprawdzić ile razy i które artykuły z czasopisma spoza bazy, były zacytowane przez źródła indeksowane w bazie Scopus. Aby to zrobić, należy w polu wyszukiwania zaawansowanego wpisać polecenie REFSRCTITLE(„tytuł czasopisma”). Po wyświetleniu listy wyników należy wybrać „View secondary documents”. Listę, która się wyświetli należy zawęzić korzystając z filtrów po lewej stronie – należy wybrać dokładny tytuł swojego czasopisma i odrzucić lata, w których czasopismo się nie ukazywało.

Warto nadmienić, że nie jest też prawdziwe stwierdzenie, że czasopisma, które nie posiadają żadnych cytowań pochodzących ze źródeł już ujętych w bazie Scopus, nie mają szans na bycie przyjętymi do tej bazy. Zdarzają się sytuacje, w których czasopismo pomimo braku lub znikomej liczby tych cytowań, zostaje przyjęte do bazy. Taka decyzja należy do rady CSAB i jest odpowiednio uzasadniona.

Czasopismo jest oceniane przez członka rady CSAB, który ma największe doświadczenie w dyscyplinie reprezentowanej przez periodyk, dzięki czemu nie mają miejsca sytuacje w których np. historyk ocenia czasopismo chemiczne. W razie wątpliwości w ocenie, rada może poprosić o konsultację zewnętrznego eksperta ze środowiska naukowego, którego opinia może zostać uwzględniona przy ocenie czasopisma. Należy jednak pamiętać, że – podobnie jak w przypadku recenzji naukowych – jawnie nieobiektywna ocena może zostać nieuwzględniona przez radę.

Decyzja

Proces oceny merytorycznej czasopisma jest procesem całkowicie niezależnym od firmy Elsevier. Jej przedstawiciele i pracownicy nie mogą w żaden sposób ingerować w pracę rady CSAB ani wpływać na podejmowane przez jej członków decyzje.

Odpowiedni członek rady CSAB podejmuje decyzję o przyjęciu bądź odrzuceniu proponowanego czasopisma, jednocześnie przekazując stronie zgłaszającej czasopismo uzasadnienie swojej decyzji. W przypadku przyjęcia czasopisma, odpowiedni zespół techniczny kontaktuje się z wydawcą bądź redakcją i ustalany jest sposób indeksowania treści i czasopismo jest dodane do bazy. W przypadku odrzucenia czasopisma, nakładany jest okres karencji wynoszący od kilku miesięcy do pięciu lat. Długość tego okresu zależy od tego, jak długo redakcji zajmie wprowadzenie koniecznych zmian. Przed ponownym zgłoszeniem czasopisma należy się upewnić, że wszystkie uwagi członka rady CSAB zostały odpowiednio zaadresowane i stosowne zmiany zostały wprowadzone. Nie należy też wysyłać ponownie czasopisma przez upłynięciem okresu karencji, gdyż takie zgłoszenie jest automatycznie odrzucane.