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Política de facturación y pago de Elsevier con proveedores

Requisitos de facturación de Elsevier y acuerdos de pago con los proveedores

Esta declaración de los requisitos de Elsevier se divide en dos partes

La primera parte se aplica cuando, según el contrato con Elsevier, el proveedor envía facturas en formato pdf u otro documento electrónico a una dirección de correo electrónico aprobada de Elsevier o por cualquier motivo particular y excepcional (por ejemplo, requisitos legales locales) presenta facturas impresas en papel copia a Elsevier.

La segunda parte se aplica cuando, según el contrato con Elsevier, el proveedor utiliza el sistema de facturación electrónica de Elsevier (actualmente el sistema Ariba).

Usted debe facturar a Elsevier por cualquier bien o servicio en un plazo de seis meses a partir de la fecha en que tenga derecho a emitir una factura conforme a los Términos de Compra, y Elsevier no aceptará y no estará obligada a pagar ninguna factura emitida con retraso.

PARTE 1 - Requisitos aplicables a las facturas en pdf, etc. facturas y facturas en papel

Para reducir los riesgos de pagos atrasados o rechazos de facturas, las facturas deben estar en inglés, excepto cuando la ley local requiera el idioma local, y la siguiente información DEBE estar visible en TODAS las facturas enviadas por los proveedores:

La fecha de la facture

Todos

El nombre completo de la empresa del proveedor tal como aparece en el certificado de incorporación de la empresa o el nombre completo de la entidad que está emitiendo la factura, y detalles de cualquier nombre comercial, y la dirección de la entidad proveedora

Todos

El nombre correcto de la empresa y la dirección de la entidad Elsevier a la que se envía la facture

Todos

El número de orden de compra (PO) de Elsevier, si es aplicable, se debe citar en la primera página de la factura.

Todos

Las facturas recibidas deben contener los mismos detalles que la orden de compra provista por Elsevier, donde corresponda, es decir, declarar las mercancías y servicios en un formato similar (cantidad, precio por unidad, precio total por línea)

Todos

Un nombre de contacto válido en Elsevier. Esto debe ser claramente visible en la primera página de la facture

Todos

Un número de identificación de facture

Todos

Número de registro de VAT / GST

Donde corresponda

Fecha en que las mercancías /servicios fueron suministrados a Elsevier

Todos

Una descripción clara que permite a Elsevier identificar las mercancías / servicios suministrados

Todos

La cantidad de las mercancías o servicios con un precio unitario, sin incluir el IVA / GST

Todos

La tasa de IVA / GST por artículo

Donde corresponda

Importe cobrado sin IVA / GST añadido

Donde corresponda

Importe cobrado, incluido el IVA aplicable / GST en la moneda de la factura acordada / contractual

Todos

Una dirección válida de correo electrónico del proveedor que Elsevier puede usar para enviar avisos de pago

Todos

Un número de teléfono válido del proveedor

Todos

Las informaciones bancarias son así necesarias para que Elsevier realice una remesa de EFT / ACH (Electronic Funds Transfer (EFT) / Automated Clearing House (ACH).

Todos

Los términos de pago acordados / contractuales

Todos

Además de lo anterior, todas las facturas deben contener los datos requeridos por cualquier ley que imponga impuestos y cualquier otra información requerida para reclamar cualquier crédito permitido según una ley que imponga impuestos, incluidos, entre otros, el número de IVA o de la identificación fiscal, el Código de país de 2 letras si es aplicable y la tasa de IVA o impuesto a las ventas por artículo. En el caso de un proveedor registrado de IVA de la UE facturando a una entidad Elsevier en otro país de la UE donde los productos y / o servicios están exentos de IVA, la factura debe indicar claramente el número apropiado de registro de IVA de la entidad Elsevier y el proveedor debe proporcionar la documentación apropiada que certifique su IVA de emprendedor. En el caso de un proveedor registrado de IVA de la UE facturando a una entidad Elsevier en otro país de la UE donde los servicios están sujetos al mecanismo de cobro revertido, luego siempre que el proveedor proporcione a la entidad Elsevier una factura con IVA válida, citando el número de registro de IVA de la entidad Elsevier, cualquier IVA adeudado por los servicios deberá ser contabilizado por la entidad Elsevier ante la autoridad fiscal correspondiente en virtud de dicho mecanismo, de conformidad con los requisitos establecidos en la Directiva europea sobre el IVA (o cualquier otra ley sucesora o sustitutiva).

Si el proveedor no es una compañía registrada en VAT / GST, la factura debe contener la misma información mencionada anteriormente, con la excepción de todos los requisitos relacionados con VAT / GST.

Donde corresponda, las facturas deben ir acompañadas de toda la documentación relevante para permitir a Elsevier verificar que los cargos que aparecen en dichas facturas sean correctos.

Las facturas que no cumplan con estos requisitos serán devueltas al proveedor y el proveedor estará obligado a cancelar la factura no conforme y a emitir una nueva factura con los datos correctos; esto reajusta la fecha de vencimiento para el pago de la factura

A partir del 1/1/2014, Elsevier solo emitirá pagos a proveedores a través de Electronic Funds Transfer (EFT) / Automated Clearing House (ACH).

Además de los requisitos para la factura como se indicó anteriormente, Elsevier también estipula que, a menos que se acuerde expresamente lo contrario en el contrato:

  • Los proveedores deben enviar todas las facturas en formato pdf a una de las direcciones de correo electrónico que se detallan a continuación. Las facturas no deben enviarse a un contacto en Elsevier, ya que esto provocará un retraso en el envío del pago a la cuenta del proveedor. (Excepción: las facturas relacionadas con Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o. deben enviarse directamente a su contacto en Elsevier).
  • Elsevier solo emitirá avisos electrónicos de pago a la dirección de correo electrónico provista.
  • Los proveedores deben notificar a Elsevier los cambios en los datos bancarios con al menos 3 semanas de anticipación.
  • Elsevier no es responsable de los cargos bancarios derivados de los pagos.
  • Elsevier Global Financial Services determinará, caso por caso, qué proveedores deben proporcionar estados de cuenta, y también determinará el calendario de estas declaraciones y, si así se requiere, los proveedores deberán proporcionar dichas declaraciones.
  • Elsevier trata a un proveedor con varios sitios como un proveedor; esto significa que Elsevier tendrá el derecho de compensar los créditos de un sitio con las facturas de otro sitio.
  • Cualquier cambio en el nombre de la empresa del proveedor, debido a una fusión o adquisición, etc., debe ser notificado a Global Procurement para que los registros de Elsevier puedan ser corregidos y actualizados.

Para cualquier problema de pago o facturación, el proveedor puede ponerse en contacto con el servicio de Asistencia Global de P2P:

Reino Unido: +44 1865 84 3198
Países Bajos: +31 20 485 2571
Estados Unidos / Canadá: +1 937 865 7804

E-mail: FSSC@Elsevier.com (Europa), P2PhelpdeskUS@Elsevier.com (Estados Unidos/Canadá)

Nos comprometemos a responder su consulta dentro de las 48 horas (de lunes a viernes). Si no recibe una respuesta o no está satisfecho, póngase en contacto con Global Head P2P para informarnos sobre el problema y sus datos de contacto.

Direcciones de correo electrónico para facturas en PDF:

US/Canada - AP.General@Elsevier.com

United Kingdom/Netherlands - APinvoices@Elsevier.com

France - invoices_france@elsevier.com

Poland - Submit invoice to your Elsevier contact

India - A.APIndia@Elsevier.com

Japan - APJapan@Elsevier.com

China - APChina@Elsevier.com

Singapore, Hong Kong - APSNGHK@Elsevier.com

Taiwan - APTaiwan@Elsevier.com

Korea - APKorea@Elsevier.com

Australia - R12_KFX_AUS_AP@elsevier.com

Spain - Invoices-spain@elsevier.com

Mexico - Invoices-mexico@elsevier.com

Si las facturas en papel deben enviarse por alguna razón particular y excepcional, cualquiera de las siguientes direcciones postales puede utilizarse para las siguientes entidades legales: Elsevier Ltd., Elsevier BV, Elsevier Ireland Ltd., Elsevier Inc., Elsevier Canada Ltd., Reed Elsevier Denmark ApS / Aitra, o cualquier otra empresa estadounidense relacionada con Elsevier, con excepción de LexisNexis y Reed Business:

USA
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
3251 Riverport Lane
Maryland Heights, MO 63043
United States of America

United Kingdom
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
The Boulevard, Langford Lane
Kidlington, Oxford OX5 1GB
United Kingdom

The Netherlands
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
PO Box 839
1000 AV Amsterdam
The Netherlands

Canada
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
555 Richmond Street West
11th Floor
Toronto
M5V 3B1
Canada

Si las facturas en papel tienen que enviarse por algún motivo particular y excepcional a cualquiera de las siguientes entidades, las direcciones postales correspondientes son las siguientes:

Australia
Reed International Books Australia Pty Ltd.
Tower 1, Level 12,
475 Victoria Avenue
Chatswood, New South Wales,
Australia

India
Reed Elsevier India Pvt. Ltd.
14th Floor, Tower 10B
DLF Cyber City
Guragon 122002 India
Attention : Elsevier Finance Dept.

Japan
Elsevier Japan KK
1-9-15 Higashi-Azabu
Minato-ku
Tokyo
106-0044
Japan 
Attention : Elsevier Finance Dept.

China, Beijing
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd
No. 1 East Chang An Ave.
Dong Cheng District
Tower W 1, 7th Floor, Unit 1-7
Beijing
100738
China
Attention : Elsevier Finance Dept.

Singapore & Hong Kong
Elsevier (Singapore) Pte Ltd
3 Killiney Road #08-01
Winsland House I
Singapore
239519
Singapore
Attention : Elsevier Finance Dept

China, Shanghai
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd 
Shanghai Branch
5/F Unit A, Digital China Centre,
No. 567 Tianshan West Road,
Changning District, Shanghai, 200335 
Attention : Elsevier Finance Dept

Taiwan
Elsevier Taiwan LLC
RM. N-818, 8F
Chia Hsin Building II, No. 96
Zhong Shan N. Road, Sec. 2
Taipei
10449
Taiwan
Attention : Elsevier Finance Dept

Korea
Elsevier Korea LLC
534 Itaewon-dong, Yongsan-gu
4FL, Chunwoo Building
Seoul
140 861
South Korea

Spain
Elsevier Espana, SLU
Av. Josep Tarradellas, 20-30
1era planta
Barcelona
CP 08029
Spain

France
Elsevier Masson SAS
Comptabilite Fournisseurs
62 rue Camille Desmoulins
92442 Issy les Moulineaux
France
Attention : Elsevier Finance Dept

Italy
ELSEVIER SRL
Via Paleocapa, 7
20121 Milan
Italy

Germany
Elsevier GmbH
Abt. Rechnungswesen / Finance Dept. 
Postfach 4343 
72774 Reutlingen
Germany

Poland
Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o.
ul. Kościuszki 29 (Focus Plaza)
50-011 Wrocław
Poland

Mexico Masson Doyma Mexico, S.A. Av. Insurgentes Sur 1388 Piso 8
Col. Actipan Mixcoac
Del. Benito Juarez
Mexico D.F.
C.P. 03230
Mexico

Tenga en cuenta: si la empresa Elsevier con la que está tratando no se muestra arriba, consulte con su contacto de Elsevier dónde deben enviarse las facturas.

PARTE 2 - Requisitos aplicables al uso del sistema de facturación electrónica de Elsevier.

Cuando, según el contrato con Elsevier, Elsevier requiera que el proveedor utilice el sistema de facturación electrónica de Elsevier (actualmente el sistema Ariba), el proveedor cumplirá con los requisitos de ese sistema con respecto al formato, contenido y método de presentación de facturas. Los requisitos del sistema Ariba se especifican en http://www.ariba.com/suppliermembership/en/index.cfm↗. El uso del sistema es gratuito hasta ciertos umbrales de volumen de transacción. El proveedor es responsable de garantizar su derecho a utilizar el sistema Ariba u otro sistema de facturación electrónica especificado por Elsevier, y por todos los costos del proveedor (si corresponde) y los requisitos para utilizar dicho sistema, y no le transferirá estos costos a Elsevier.