Print Friendly and PDF

Read the English version - Lire la version Française

Polityka fakturowania i płatności Elsevier wobec Dostawców

Wymagania Elsevier dotyczące fakturowania i ustaleń dotyczących płatności z Dostawcami

Oświadczenie o wymaganiach Elsevier jest w dwóch częściach.

Pierwsza część ma zastosowanie w przypadku, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca składa faktury w formie pdf lub innego dokumentu elektronicznego na zatwierdzony adres poczty elektronicznej Elsevier lub ze szczególnego i wyjątkowego powodu (np. wymagań rynku lokalnego) składa faktury w formie papierowej do Elsevier.

Druga część dotyczy przypadków, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca korzysta z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier (obecnie: system Ariba).

Faktury dla Elsevier za towary i usługi należy wystawiać w ciągu sześciu miesięcy od daty, w której uzyskano prawo do wystawienia faktury zgodnie z Warunkami Zakupu. Elsevier nie przyjmie i nie będzie zobowiązana do zapłaty jakiejkolwiek faktury, która została późno wystawiona.

CZĘŚĆ 1 – Wymagania dotyczące faktur w formie pdf oraz w formie papierowej

Aby zmniejszyć ryzyko opóźnień w płatności lub odrzucenia faktur, faktury muszą być sporządzane w języku angielskim, chyba że przepisy prawa miejscowego wymagają używania miejscowego języka, a wymienione informacje MUSZĄ być widoczne na WSZYSTKICH fakturach złożonych przez dostawców:

Odpowiednia data faktury

Wszystko

Pełna nazwa firmy dostawcy, zgodna z zaświadczeniem o utworzeniu firmy, lub pełna nazwa podmiotu, który wystawia fakturę, szczegółowe dane dotyczące stosowanej nazwy, pod którą jest prowadzona działalność, lub nazwy handlowej oraz adres podmiotu dostawcy

Wszystko

Poprawna nazwa firmy spółki oraz adres dla podmiotu Elsevier, dla którego jest składana faktura

Wszystko

Numer Potwierdzenia Zamówienia (PZ) realizacji usługi Elsevier, jeśli ma zastosowanie, musi zostać wpisany na pierwszej stronie faktury

Wszystko

Otrzymane faktury muszą zawierać dane zgodne z PZ wystawionymi przez Elsevier, jeśli dotyczy, tj. określać towary i usługi w podobnym formacie (ilość, cena jednostkowa, cena łączna za linię)

Wszystko

Imię i nazwisko odpowiedniej osoby do kontaktu w Elsevier. Należy umieścić w widocznym miejscu na pierwszej stronie faktury

Wszystko

Unikalny numer identyfikacyjny faktury

Wszystko

Numer rejestracyjny VAT/GST [Goods and services tax, podatek od towarów i usług]

Jeśli dotyczy

Data dostawy towarów/usług do Elsevier

Wszystko

Jasny opis umożliwiający Elsevier identyfikację dostarczonych towarów/usług

Wszystko

Ilość towarów lub usług z ceną jednostkową – bez VAT/GST

Wszystko

Stawka VAT/GST na artykuł

Jeśli dotyczy

Kwota naliczona bez VAT/GST

Jeśli dotyczy

Kwota naliczana wraz z odpowiednim VAT/GST w walucie ustalonej/ określonej w umowie

Wszystko

Ważny adres e-mail dostawcy, z którego może korzystać Elsevier, aby wysyłać awizo przelewu

Wszystko

Aktualny numer telefonu dostawcy

Wszystko

Takie dane bankowe, jakie są wymagane przez Elsevier, aby wykonać przelew EFT/ACH

Wszystko

Warunki płatności ustalone/ określone w umowie

Wszystko

Oprócz powyższych wymagań, wszystkie faktury powinny zawierać dane wymagane przez przepisy prawa dotyczące podatków oraz inne informacje wymagane w celu ubiegania się o ulgi dozwolone zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi podatków, a w szczególności numer rejestracyjny VAT lub identyfikacji podatkowej, dwie litery kodu państwa (jeśli dotyczy) oraz stawkę VAT lub podatku od sprzedaży na artykuł. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym produkty lub usługi są zwolnione z VAT, faktura musi wyraźnie określać odpowiedni numer rejestracyjny VAT podmiotu Elsevier, a dostawca musi przekazać odpowiednie dokumenty poświadczające swój status przedsiębiorcy płatnika VAT. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym usługi podlegają mechanizmowi odwrotnego obciążenia, i przy założeniu, że dostawca przekazuje podmiotowi Elsevier ważną fakturę VAT wraz z numerem rejestracyjnym VAT podmiotu Elsevier, wszelkie kwoty VAT należne z tytułu usług będą zgłaszane przez podmiot Elsevier do odpowiedniego organu podatkowego zgodnie z tym mechanizmem, według wymagań określonych w Dyrektywie UE w sprawie VAT (lub przepisach następujących lub zastępujących).

Jeśli dostawca nie jest zarejestrowaną jako podatnik VAT/GST, faktura musi zawierać takie same informacje, jak te, o których mowa powyżej, z wyjątkiem wszelkich wymagań związanych z VAT/GST.

Jeśli dotyczy, do faktur należy dołączyć wszelkie odpowiednie dokumenty towarzyszące, aby Elsevier mogła sprawdzić, czy obciążenia na takich fakturach są poprawne.

Faktury niespełniające tych wymagań zostaną zwrócone dostawcy, a dostawca będzie zobowiązany do anulowania niezgodnej faktury oraz wystawienia nowej faktury z poprawnymi danymi, co wpłynie na datę zapłaty faktury („należne do”).

Od dnia 1.01.2014 Elsevier wysyła płatności dostawcom za pomocą systemu Elektroniczny System Transakcji (Electronic Funds Transfer, EFT) / Automatyczny System Rozrachunkowy (Automated Clearing House, ACH).

Oprócz wymagań dotyczących danych na fakturze określonych powyżej, i o ile umowa wyraźnie nie stanowi inaczej, Elsevier również wymaga, aby:

  • Dostawcy wysyłali wszystkie faktury w formacie pdf na jeden z adresów e-mail wskazanych poniżej. Faktury nie były wysyłane na kontakt Elsevier, ponieważ spowoduje to opóźnienie w płatności wysyłanej na konto dostawcy. (Wyjątek: Faktury dotyczące Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o. [sic: Sp. z o.o.] powinny być dostarczane bezpośrednio odpowiedniej osobie do kontaktu w Elsevier.)
  • Elsevier będzie wystawiać jedynie elektroniczne awiza płatności na wskazany adres e-mail.
  • Dostawcy muszą przekazać Elsevier informację o zmianie danych bankowych z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem.
  • Elsevier nie ponosi odpowiedzialności z tytułu żadnych obciążeń związanych z płatnościami.
  • Dział Globalne Usługi Finansowe Elsevier ustali, rozpatrując każdy przypadek indywidualnie, którzy dostawcy powinni przekazać oświadczenia, a także ustali czas składania tych oświadczeń, a dostawcy przekażą takie oświadczenia, jeśli będzie to wymagane.
  • Elsevier uważa dostawcę obsługującego kilka miejsc jako jednego dostawcę, co oznacza, że Elsevier będzie mogła potrącać nadpłaty z jednej strony z faktur z innej strony.
  • Wszelkie zmiany w firmie spółki dostawcy, związane z połączeniem lub przejęciem itd., muszą być przekazywane działowi Globalnych Zamówień, aby rachunki Elsevier mogły zostać poprawione i zaktualizowane.

We wszelkich sprawach związanych z płatnością lub fakturowaniem, dostawca powinien skontaktować się z obsługą klienta Global P2P:

Wielka Brytania: +44 1865 84 3198
Holandia: +31 20 485 2571
Stany Zjednoczone/Kanada: +1 937 865 7804

Lub e-mail: FSSC@Elsevier.com (Europa), oraz P2PhelpdeskUS@Elsevier.com (USA/Kanada)

Odpowiemy na Twoje pytanie w ciągu 48 godzin (poniedziałek-piątek). Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi lub nie będziesz z niej zadowolony, skontaktuj się z Dyrektorem Globalnym P2P, informując nas o problemie oraz podając swoje dane kontaktowe.

Adresy e-mail do wysyłania faktur w formie pdf:

USA/Kanada - AP.General@Elsevier.com

Wielka Brytania/Holandia - APinvoices@Elsevier.com

Francja - invoices_france@elsevier.com

Polska - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier

Indie - A.APIndia@Elsevier.com

Japonia - APJapan@Elsevier.com

Chiny - APChina@Elsevier.com

Singapur, Hong Kong - APSNGHK@Elsevier.com

Tajwan - APTaiwan@Elsevier.com

Korea - APKorea@Elsevier.com

Australia - R12_KFX_AUS_AP@elsevier.com

W przypadku wysyłania faktur w formie papierowej, ze szczególnego lub wyjątkowego powodu, można korzystać z niżej wymienionych adresów dla poniższych podmiotów prawnych: Elsevier Ltd., Elsevier BV, Elsevier Ireland Ltd., Elsevier Inc., Elsevier Canada Ltd., Reed Elsevier Denmark ApS/Aitra, lub innej spółki amerykańskiej powiązanej z Elsevier, z wyjątkiem informacji dotyczących LexisNexis i Reed Business:

USA
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
3251 Riverport Lane
Maryland Heights, MO 63043
United States of America

Wielka Brytania
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
PO Box 800
Oxford OX5 1DX
United Kingdom

Holandia
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
PO Box 839
1000 AV Amsterdam
The Netherlands

Kanada
Elsevier <Legal Entity>
Global Financial Service Centre
555 Richmond Street West
11th Floor
Toronto
M5V 3B1
Canada

W przypadku konieczności wysłania faktur w formie papierowej, ze szczególnego i wyjątkowego powodu, do niżej wymienionych podmiotów, odpowiednie adresy korespondencyjne zostały wskazane poniżej:

Australia
Reed International Books Australia Pty Ltd.
Tower 1, Level 12,
475 Victoria Avenue
Chatswood, New South Wales,
Australia

Indie
Reed Elsevier India Pvt. Ltd.
14th Floor, Tower 10B
DLF Cyber City
Guragon 122002 India
DW: Dział Finansowy Elsevier.

Japonia
Elsevier Japan KK
1-9-15 Higashi-Azabu
Minato-ku
Tokyo
106-0044
Japan
DW: Dział Finansowy Elsevier

Chiny, Pekin
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd
No. 1 East Chang An Ave.
Dong Cheng District
Tower W 1, 7th Floor, Unit 1-7
Beijing
100738
China
DW: Dział Finansowy Elsevier

Singapur & Hong Kong
Elsevier (Singapore) Pte Ltd
3 Killiney Road #08-01
Winsland House I
Singapore
239519
Singapore
DW: Dział Finansowy Elsevier

Chiny, Szanghaj
Reed Elsevier Information Technology (Beijing) Co. Ltd
Shanghai Branch
5/F Unit A, Digital China Centre,
No. 567 Tianshan West Road,
Changning District, Shanghai, 200335
DW: Dział Finansowy Elsevier

Tajwan
Elsevier Taiwan LLC
RM. N-818, 8F
Chia Hsin Building II, No. 96
Zhong Shan N. Road, Sec. 2
Taipei
10449
Taiwan
DW: Dział Finansowy Elsevier

Korea
Elsevier Korea LLC
534 Itaewon-dong, Yongsan-gu
4FL, Chunwoo Building
Seoul
140 861
South Korea

Hiszpania
Elsevier Espana, S.L.
Departamento financier
Traversera de Gracia, 17-21
08021 Barcelona
Espana

Francja
Elsevier Masson SAS
Bord de Seine 1
65, rue Camille Desmoulins
CS50083 Issy les Moulineaux 92442
France

Włochy
ELSEVIER SRL
Via Paleocapa, 7
20121 Milan
Italy


Niemcy

Elsevier GmbH
Abt. Rechnungswesen / Finance Dept.
Postfach 4343
72774 Reutlingen
Germany

Polska
Elsevier Sp z.o.o.
ul. Migdałowa 4 lok. 59 (Natpoll)
02-796 Warszawa
Poland

 

Uwaga: Jeśli powyżej nie pojawia się nazwa firmy Elsevier, z którą współpracujesz, prosimy zapytać się swojej osoby do kontaktu w Elsevier, gdzie należy wysyłać faktury.

CZĘŚĆ 2 – Wymagania dotyczące korzystania z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier

Jeśli na mocy umowy zawartej z Elsevier, Elsevier wymaga, aby dostawca używał systemu elektronicznego fakturowania (obecnie system Ariba), dostawca będzie przestrzegać wymagań tego systemu w odniesieniu do formatu oraz treści i metody składania faktur. Wymagania systemu Ariba zostały określone na stronie: http://www.ariba.com/suppliermembership/en/index.cfm. Korzystanie z systemu jest nieodpłatne do określonego limitu obrotów transakcji. Dostawca jest odpowiedzialny za zapewnienie sobie prawa do korzystania z systemu Ariba lub innego systemu elektronicznego fakturowania określonego przez Elsevier, poniesie wszelkie koszty dostawy (jeśli są jakiekolwiek) oraz spełni wymagania do korzystania z tego systemu, i nie będzie przesuwał tych kosztów na Elsevier.