Exigences et modalités de facturation et de paiement des fournisseurs d’Elsevier
Cet énoncé des exigences d'Elsevier est divisé en deux parties.
La première partie s'applique lorsque, dans le cadre du contrat avec Elsevier, le fournisseur soumet des factures en PDF ou dans tout autre format de document électronique à une adresse électronique d’Elsevier approuvée ou lorsque pour des raisons particulières et exceptionnelles (par exemple pour satisfaire les exigences des lois locales) il fournit une copie papier des factures à Elsevier.
La deuxième partie s'applique lorsque, dans le cadre du contrat avec Elsevier, le fournisseur utilise le système de facturation électronique d'Elsevier (actuellement le système Ariba).
Vous devez facturer Elsevier pour tout bien ou service dans les six mois suivant la date à laquelle vous avez eu le droit d'émettre une facture en vertu des Conditions d'achat. En outre, Elsevier n'accepte pas et n’est pas tenu de payer une facture qui serait émise tardivement.
PARTIE 1 - Exigences applicables aux factures en format PDF et aux factures papier
Pour réduire les risques de retards de paiement ou de rejet de factures, les factures doivent être rédigées en anglais, sauf si la législation locale exige une langue locale et les informations suivantes DOIVENT apparaitre sur TOUTES les factures soumises par les fournisseurs :
La date de facturation pertinente | Tous |
La raison sociale complète du fournisseur telle qu'elle figure sur le certificat de constitution de la société ou autrement le nom complet de l'entité qui émet la facture, et les détails de toute entreprise ou nom commercial applicable de l'entité, ainsi que l'adresse de l'entité du fournisseur | Tous |
Le nom et l'adresse corrects de la société pour l'entité Elsevier à laquelle la facture est soumise | Tous |
Le numéro du bon de commande Elsevier, s'il y a lieu, doit être indiqué sur la première page de la facture. | Tous |
Les factures reçues doivent contenir les mêmes détails que le bon de commande fourni par Elsevier, le cas échéant, c.-à-d. indiquer les biens et services dans un format similaire (quantité, prix unitaire, prix total par ligne) | Tous |
Un nom de contact Elsevier valide. Cela doit être clairement visible sur la première page de la facture. | Tous |
Un numéro unique d'identifiant de facture | Tous |
Numéro de TVA / GST | Le cas échéant |
Date à laquelle les biens / services ont été fournis à Elsevier | Tous |
Une description claire qui permet à Elsevier d'identifier les biens / services fournis | Tous |
La quantité de biens ou de services avec un prix unitaire ; hors TVA / GST | Tous |
Le taux de TVA / GST par article | Le cas échéant |
Montant imputé sans TVA / GST ajoutée | Le cas échéant |
Montant facturé incluant la TVA / GST applicable dans la devise de facturation convenue / contractuelle | Tous |
Une adresse e-mail valide du fournisseur qu’Elsevier peut utiliser pour envoyer les avis de paiement | Tous |
Un numéro de téléphone de contact valide | Tous |
Les détails bancaires nécessaires à Elsevier pour effectuer un paiement sous forme de transfert électronique de fonds / chambre de compensation automatisée | Tous |
Les conditions de paiement convenues / contractuelles | Tous |
Outre ce qui précède, toutes les factures doivent contenir les renseignements exigés par toute loi imposant une taxe, ainsi que tout autre renseignement requis pour réclamer tout crédit accordé en vertu d'une loi imposant une taxe, y compris, sans s'y limiter, le numéro d'identification TVA ou le numéro d'identification fiscale, le code à 2 lettres du pays le cas échéant, et le taux de la TVA ou de la taxe de vente par article. Dans le cas d'un fournisseur soumis à la TVA de l'UE facturant une entité d'Elsevier dans un autre pays de l'UE où les produits et / ou services sont exonérés de TVA, la facture doit indiquer clairement le numéro d'enregistrement de TVA de l'entité Elsevier appropriée et le fournisseur doit fournir la documentation appropriée certifiant le statut TVA du prestataire. Dans le cas d'un fournisseur relevant de la TVA de l'UE facturant une entité d'Elsevier dans un autre pays de l'UE où les services sont soumis au mécanisme d'autoliquidation, à condition que le fournisseur fournisse à l'entité Elsevier une facture de TVA valide, La TVA due sur les services est comptabilisée par l'entité Elsevier auprès de l'autorité fiscale compétente en vertu de ce mécanisme, conformément aux exigences de la directive européenne sur la TVA (ou de toute autre loi qui la remplace).
Si le fournisseur n'est pas une société soumise à la TVA / GST, la facture doit contenir les mêmes informations que celles mentionnées ci-dessus à l'exception de toutes les exigences liées à la TVA et à la GST.
Le cas échéant, les factures doivent être accompagnées de tous les documents justificatifs pertinents pour permettre à Elsevier de vérifier que les frais figurant sur ces factures soient corrects.
Toute facture ne répondant pas à ces exigences sera retournée au fournisseur et le fournisseur devra annuler la facture non conforme et émettre une nouvelle facture avec les détails corrects ; ceci remet à zéro la « date d'échéance » pour le paiement de la facture.
À compter du 01/01/2014, Elsevier n'émettra les paiements aux fournisseurs que par l'intermédiaire du Transfert électronique de fonds (TEF) / chambre automatisé de compensation (ACH).
Outre les exigences relatives aux détails de facturation tel que susmentionné, Elsevier stipule également que, sauf convention expresse contraire dans le contrat :
- Les fournisseurs doivent envoyer toutes les factures en format PDF à l'une des adresses ci-dessous. Les factures ne doivent pas être envoyées à un contact d'Elsevier, car cela entraînerait un retard du paiement vers le compte du fournisseur. (Exception : Les factures relatives à Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o. doivent être envoyées directement à votre contact Elsevier.)
- Elsevier n'émettra les avis de versement électroniques qu'à l'adresse électronique fournie.
- Les fournisseurs doivent fournir à Elsevier un préavis d'au moins 3 semaines concernant les modifications apportées aux coordonnées bancaires.
- Elsevier n'est pas responsable des frais bancaires découlant des paiements.
- Elsevier Global Financial Services déterminera, au cas par cas, les fournisseurs qui devront fournir des déclarations, et déterminera également le calendrier de ces déclarations et, le cas échéant, les fournisseurs devront fournir ces déclarations.
- Elsevier traite un fournisseur ayant des activités sur plusieurs sites comme un seul fournisseur ; cela signifie qu'Elsevier a le droit de compenser les crédits d'un site avec des factures d'un autre site.
- Toute modification du nom d'entreprise d'un fournisseur, en raison d'une fusion ou acquisition, etc., doit être notifiée à Global Procurement afin que les registres d'Elsevier puissent être corrigés et mis à jour.
Pour tout problème de paiement ou de facturation, le fournisseur peut contacter le bureau de support Global P2P :
Royaume Uni : +44 1865 84 3198
Pays-Bas : +31 20 485 2571
États-Unis / Canada : +1 937 865 7804
Ou e-mail : FSSC@Elsevier.com (Europe), et P2PhelpdeskUS@Elsevier.com (US/Canada)
Nous nous engageons à répondre à votre requête dans les 48 heures (du lundi au vendredi). Si vous ne recevez pas de réponse ou si vous n'êtes pas satisfait, veuillez contacter Global Head P2P nous informant du problème et de vos coordonnées.
Adresses e-mail pour les factures PDF :
États-Unis / Canada - AP.General@Elsevier.com
Royaume-Uni / Pays-Bas - APinvoices@Elsevier.com
France - invoices_france@elsevier.com
Pologne - Soumettre la facture à votre contact Elsevier
Inde - A.APIndia@Elsevier.com
Japon - APJapan@Elsevier.com
Chine - APChina@Elsevier.com
Singapour, Hong-Kong - APSNGHK@Elsevier.com
Taïwan - APTaiwan@Elsevier.com
Corée - APKorea@Elsevier.com
Australie - R12_KFX_AUS_AP@elsevier.com
Spain - Invoices-spain@elsevier.com
Mexico - Invoices-mexico@elsevier.com
Frankfurt - supplier.invoices@elsevier.com
Si des factures en copie papier doivent être envoyées pour une raison particulière et exceptionnelle, l'une des adresses suivantes peut être utilisée pour les personnes morales suivantes : Elsevier Ltd., Elsevier BV, Elsevier Ireland Ltd., Elsevier Inc., Elsevier Canada Ltd., Reed Elsevier Denmark ApS/Aitra, ou toute autre société américaine liée à Elsevier, à l'exception des coordonnées de LexisNexis et de Reed Business :
États-Unis | Royaume Uni |
Pays-Bas | Canada |
Si des factures en copie papier doivent être envoyées pour une raison particulière et exceptionnelle à l'une des entités suivantes, les adresses postales correspondantes sont les suivantes :
Australie | Inde |
Japon | Chine, Shanghai |
Singapour & Hong Kong | Chine, Shanghai |
Taïwan | Corée |
Espagne Elsevier Espana, SLU | France |
Italie | Allemagne |
Pologne | Mexico Masson Doyma Mexico, S.A. Av. Insurgentes Sur 1388 Piso 8 |
Remarque : Si l'entité Elsevier avec laquelle vous faites affaire n'est pas indiquée ci-dessus, veuillez vérifier auprès de votre interlocuteur Elsevier le lieu où les factures doivent être envoyées.
PARTIE 2 - Exigences applicables à l'utilisation du système de facturation électronique d'Elsevier
Lorsque, en vertu du contrat avec Elsevier, Elsevier exige que le fournisseur utilise le processus de facturation électronique d'Elsevier, le fournisseur se conformera aux exigences nécessaires en ce qui concerne le format, le contenu et la méthode de présentation de la facture. Ces exigences seront satisfaites sur demande et le fournisseur disposera d'un interlocuteur technique Elsevier pour l'assister dans la configuration.