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Politique de paiement et de facturation des fournisseurs d’Elsevier

Exigences et modalités de facturation et de paiement des fournisseurs d’Elsevier

Cet énoncé des exigences d'Elsevier est divisé en deux parties.

La première partie s'applique lorsque, dans le cadre du contrat avec Elsevier, le fournisseur soumet des factures en PDF ou dans tout autre format de document électronique à une adresse électronique d’Elsevier approuvée ou lorsque pour des raisons particulières et exceptionnelles (par exemple pour satisfaire les exigences des lois locales) il fournit une copie papier des factures à Elsevier.

La deuxième partie s'applique lorsque, dans le cadre du contrat avec Elsevier, le fournisseur utilise le système de facturation électronique d'Elsevier (actuellement le système Ariba).

Vous devez facturer Elsevier pour tout bien ou service dans les six mois suivant la date à laquelle vous avez eu le droit d'émettre une facture en vertu des Conditions d'achat. En outre, Elsevier n'accepte pas et n’est pas tenu de payer une facture qui serait émise tardivement.

PARTIE 1 - Exigences applicables aux factures en format PDF et aux factures papier

Pour réduire les risques de retards de paiement ou de rejet de factures, les factures doivent être rédigées en anglais, sauf si la législation locale exige une langue locale et les informations suivantes DOIVENT apparaitre sur TOUTES les factures soumises par les fournisseurs :

Outre ce qui précède, toutes les factures doivent contenir les renseignements exigés par toute loi imposant une taxe, ainsi que tout autre renseignement requis pour réclamer tout crédit accordé en vertu d'une loi imposant une taxe, y compris, sans s'y limiter, le numéro d'identification TVA ou le numéro d'identification fiscale, le code à 2 lettres du pays le cas échéant, et le taux de la TVA ou de la taxe de vente par article. Dans le cas d'un fournisseur soumis à la TVA de l'UE facturant une entité d'Elsevier dans un autre pays de l'UE où les produits et / ou services sont exonérés de TVA, la facture doit indiquer clairement le numéro d'enregistrement de TVA de l'entité Elsevier appropriée et le fournisseur doit fournir la documentation appropriée certifiant le statut TVA du prestataire. Dans le cas d'un fournisseur relevant de la TVA de l'UE facturant une entité d'Elsevier dans un autre pays de l'UE où les services sont soumis au mécanisme d'autoliquidation, à condition que le fournisseur fournisse à l'entité Elsevier une facture de TVA valide, La TVA due sur les services est comptabilisée par l'entité Elsevier auprès de l'autorité fiscale compétente en vertu de ce mécanisme, conformément aux exigences de la directive européenne sur la TVA (ou de toute autre loi qui la remplace).

Si le fournisseur n'est pas une société soumise à la TVA / GST, la facture doit contenir les mêmes informations que celles mentionnées ci-dessus à l'exception de toutes les exigences liées à la TVA et à la GST.

Le cas échéant, les factures doivent être accompagnées de tous les documents justificatifs pertinents pour permettre à Elsevier de vérifier que les frais figurant sur ces factures soient corrects.

Toute facture ne répondant pas à ces exigences sera retournée au fournisseur et le fournisseur devra annuler la facture non conforme et émettre une nouvelle facture avec les détails corrects ; ceci remet à zéro la « date d'échéance »  pour le paiement de la facture.

À compter du 01/01/2014, Elsevier n'émettra les paiements aux fournisseurs que par l'intermédiaire du Transfert électronique de fonds (TEF) / chambre automatisé de compensation (ACH).

Outre les exigences relatives aux détails de facturation tel que susmentionné, Elsevier stipule également que, sauf convention expresse contraire dans le contrat :

• Les fournisseurs doivent envoyer toutes les factures en format PDF à l'une des adresses ci-dessous. Les factures ne doivent pas être envoyées à un contact d'Elsevier, car cela entraînerait un retard du paiement vers le compte du fournisseur. (Exception : Les factures relatives à Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o. doivent être envoyées directement à votre contact Elsevier.)
• Elsevier n'émettra les avis de versement électroniques qu'à l'adresse électronique fournie.
• Les fournisseurs doivent fournir à Elsevier un préavis d'au moins 3 semaines concernant les modifications apportées aux coordonnées bancaires.
• Elsevier n'est pas responsable des frais bancaires découlant des paiements.
• Elsevier Global Financial Services déterminera, au cas par cas, les fournisseurs qui devront fournir des déclarations, et déterminera également le calendrier de ces déclarations et, le cas échéant, les fournisseurs devront fournir ces déclarations.
• Elsevier traite un fournisseur ayant des activités sur plusieurs sites comme un seul fournisseur ; cela signifie qu'Elsevier a le droit de compenser les crédits d'un site avec des factures d'un autre site.
• Toute modification du nom d'entreprise d'un fournisseur, en raison d'une fusion ou acquisition, etc., doit être notifiée à Global Procurement afin que les registres d'Elsevier puissent être corrigés et mis à jour.

Pour tout problème de paiement ou de facturation, le fournisseur peut contacter le bureau de support Global P2P :

Royaume Uni : +44 1865 84 3198
Pays-Bas : +31 20 485 2571
États-Unis / Canada : +1 937 865 7804

Ou e-mail : FSSC@Elsevier.com (Europe), et P2PhelpdeskUS@Elsevier.com (US/Canada)

Nous nous engageons à répondre à votre requête dans les 48 heures (du lundi au vendredi).  Si vous ne recevez pas de réponse ou si vous n'êtes pas satisfait, veuillez contacter Global Head P2P nous informant du problème et de vos coordonnées.

Adresses e-mail pour les factures PDF :

États-Unis / Canada - AP.General@Elsevier.com

Royaume-Uni / Pays-Bas - APinvoices@Elsevier.com

France - invoices_france@elsevier.com

Pologne - Soumettre la facture à votre contact Elsevier

Inde - A.APIndia@Elsevier.com

Japon - APJapan@Elsevier.com

Chine - APChina@Elsevier.com

Singapour, Hong-Kong - APSNGHK@Elsevier.com

Taïwan - APTaiwan@Elsevier.com

Corée - APKorea@Elsevier.com

Australie -  R12_KFX_AUS_AP@elsevier.com

Si des factures en copie papier doivent être envoyées pour une raison particulière et exceptionnelle, l'une des adresses suivantes peut être utilisée pour les personnes morales suivantes : Elsevier Ltd., Elsevier BV, Elsevier Ireland Ltd., Elsevier Inc., Elsevier Canada Ltd., Reed Elsevier Denmark ApS/Aitra, ou toute autre société américaine liée à Elsevier, à l'exception des coordonnées de LexisNexis et de Reed Business :

Si des factures en copie papier doivent être envoyées pour une raison particulière et exceptionnelle à l'une des entités suivantes, les adresses postales correspondantes sont les suivantes :

Remarque : Si l'entité Elsevier avec laquelle vous faites affaire n'est pas indiquée ci-dessus, veuillez vérifier auprès de votre interlocuteur Elsevier le lieu où les factures doivent être envoyées.

PARTIE 2 - Exigences applicables à l'utilisation du système de facturation électronique d'Elsevier

Dans le cadre du contrat avec Elsevier, Elsevier exige que le fournisseur utilise le système de facturation électronique d'Elsevier (actuellement le système Ariba), le fournisseur se conformera aux exigences de ce système en ce qui concerne le format et le contenu et concernant la méthode de soumission des factures. Les spécifications du système Ariba sont indiquées à l'adresse http://www.ariba.com/suppliermembership/en/index.cfm. L'utilisation du système est gratuite jusqu'à certains seuils de volume de transactions. Le fournisseur doit garantir son droit à utiliser le système Ariba ou tout autre système de facturation électronique spécifié par Elsevier, ainsi que de tous les coûts du fournisseur (le cas échéant) et des exigences d'utilisation de ce système, et ne les répercutera pas sur Elsevier.