Pourquoi vous avez besoin d’un système de gestion de l’information sur la recherche (RIMS)

Le paysage académique devient de plus en plus complexe, avec une concurrence mondialisée, une pression accrue sur les enseignants-chercheurs et les chercheurs, ainsi que des évolutions technologiques et réglementaires rapides. Pour rester résilientes, les universités ont besoin d’une solution offrant une vision coordonnée et complète de leurs activités de recherche. Une telle solution doit les aider à comprendre et à gérer la diversité des parties prenantes, des cas d’usage et des systèmes impliqués dans la gestion de l’information sur la recherche, afin de leur permettre de :

• Améliorer la performance de la recherche

• Renforcer la réputation mondiale

• Développer les sources de financement

• Développer les collaborations locales et internationales

Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’information sur la recherche (RIMS) ?

Les systèmes de gestion de l’information sur la recherche sont désignés par plusieurs noms et acronymes, notamment Current Research Information Systems (CRIS), ou parfois « système de profils » ou « outil de mise en réseau ». Ces systèmes sont conçus pour améliorer l’efficacité et la performance des activités de gestion de l’information sur la recherche en intégrant et en connectant les différents éléments et processus qui composent l’écosystème de la recherche. Ils servent également de référentiel de données centralisé pour les activités d’analyse, de reporting et de valorisation de la recherche.

Qu’est-ce que la gestion de l’information sur la recherche ?

La gestion de l’information sur la recherche comprend la collecte, l’organisation et l’utilisation efficace des données liées aux activités de recherche. Elle permet de suivre et de communiquer l’impact de la recherche, de valoriser les productions de recherche et les profils académiques, de respecter les obligations légales et éthiques telles que les politiques de libre accès, et d’assurer la préservation à long terme de la recherche et des données associées.

Compte tenu de la complexité croissante de l’écosystème de la recherche, il est déjà difficile de gérer les données créées dans le cadre d’un seul projet de recherche. Gérer les données de recherche à l’échelle de votre université sans solution dédiée est à la fois peu pratique et irréaliste.

Qui sont les parties prenantes d’un RIMS ?

De multiples parties prenantes interviennent dans chaque composante de l’écosystème de la recherche et sont donc confrontées à chaque défi lié à la recherche. Lorsqu’elles ont accès à des données de qualité et à une gestion efficace de la recherche, elles peuvent renforcer leur contribution à leur établissement et au-delà.

Les catégories de parties prenantes comprennent :

Comment fonctionne un RIMS ?

Les systèmes de gestion de l’information sur la recherche fonctionnent en intégrant et en connectant un large éventail de données, de systèmes et d’entités afin de créer une vue unifiée des activités de recherche d’un établissement. Ils proposent un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer ces éléments hétérogènes et de garantir leur fonctionnement coordonné. Les données sont traitées afin d’en assurer l’exactitude et l’exploitabilité avant leur stockage et leur utilisation.

Un RIMS centralise les données associées pour :

• L’analyse

• Le reporting

• La valorisation de la recherche et la communication

• La gestion des informations en un seul endroit via une interface unique

Lorsqu’il s’agit d’analyser et de rendre compte, les RIMS aident à repérer des tendances dans les données de recherche et à éclairer la prise de décision.

Cette centralisation des données et cette interface unique contribuent à leur tour à stimuler :

• La performance de la recherche

• La réputation mondiale

• La collaboration internationale

• Le financement

La recherche et les métadonnées

Les entités liées à la recherche se répartissent en trois grandes catégories : les productions de recherche, les indicateurs d’impact et les documents associés. Le fait de relier ces éléments dans un système interopérable permet aux universités de décloisonner les données et de passer d’un suivi fragmenté et manuel à une vision unifiée, automatisée et stratégique de leur activité de recherche.

Pourquoi utiliser un RIMS ? Quels sont les avantages ?

Des sources de données déconnectées, avec des identifiants incohérents, peuvent compliquer la gestion de la recherche, freiner la prise de décision en temps voulu et entraîner des occasions manquées.

Des données connectées et reliées à l’aide d’identifiants uniques facilitent une gestion de la recherche plus fluide, simplifient les processus de reporting et apportent de nombreux autres avantages.

Quelle est la valeur de données exactes et actualisées, et quels bénéfices en attendre ?

Passer d’un paysage composé de systèmes et de données déconnectés à un environnement de données connectées et liées au sein d’un système unifié permet :

• Une prise de décision éclairée

• Une meilleure communication

• Une amélioration de la performance de la recherche

• Une collaboration renforcée

• Une visibilité et un impact accrus

• Une meilleure conformité

• Une réduction de la charge administrative

Dans un environnement déconnecté, il est difficile d’avoir une vision claire de la situation. Les universités doivent souvent consulter plusieurs systèmes et gérer des feuilles de calcul et des documents complexes, en essayant de rassembler les entités et les données pour obtenir une vision cohérente.

Dans ce nouvel univers connecté, les universités peuvent s’appuyer sur des informations exactes et actualisées pour prendre de meilleures décisions. De nombreux clients RIMS ont signalé une série d’avantages après la mise en œuvre du système.

Les 10 principaux avantages d’un RIMS

1. Visibilité

   Renforcez la visibilité mondiale de la recherche institutionnelle et de vos chercheurs grâce à des profils de chercheurs dynamiques sur des plateformes internationales, mettant en avant leurs productions de recherche, leur expertise et leur impact.

2. Prise de décision stratégique

   Exploitez des analyses complètes pour prendre des décisions stratégiques éclairées en matière d’allocation des ressources et de définition des objectifs.

3. Collaboration

   Développez vos possibilités de collaboration à l’international en renforçant la visibilité de votre recherche, de vos chercheurs, de vos laboratoires et de vos équipements.

4. Impact sociétal

   Démontrez votre impact sociétal et mettez en avant votre contribution aux Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies.

5. Gestion de la recherche

   Gérez efficacement tous les aspects de l’administration de la recherche à l’aide d’outils de communication et de workflow configurables.

6. Reporting

   Améliorez la précision, la rapidité et le rapport coût-efficacité du reporting pour les évaluations individuelles et des programmes académiques, les demandes de financement, les évaluations nationales de performance et les soumissions aux classements mondiaux.

7. Performance

   Renforcez l’efficacité et l’impact des chercheurs en leur donnant accès à des ressources de premier plan ainsi qu’à des outils avancés de recherche et d’analyse.

8. Financement

   Identifiez de nouvelles sources de financement et des opportunités de collaboration pour faire progresser vos initiatives de recherche.

9. Science ouverte

   Favorisez les pratiques de science ouverte et assurez la conformité avec les politiques et réglementations applicables.

10. Évaluations

    Simplifiez les évaluations des enseignants-chercheurs et des programmes.

Quelle est la différence entre un RIMS et un dépôt institutionnel ?

La Confederation of Open Access Repositories (COAR) explique en quoi les RIMS et les dépôts institutionnels diffèrent.

• Activité de recherche globale vs productions de recherche

  Un RIMS couvre l’ensemble des activités institutionnelles liées à la recherche. À l’inverse, un dépôt institutionnel met l’accent sur les productions de recherche.

• Reporting vs diffusion

  Comme un RIMS collecte des informations complètes sur les activités de recherche, il peut servir à décrire ou à rendre compte de la recherche. À l’inverse, un dépôt institutionnel — conçu à l’origine pour soutenir le mouvement du libre accès — vise à donner accès aux publications de recherche et à d’autres résultats.

• Focalisation interne vs externe

  Parce que ces systèmes ont été développés avec des objectifs différents, les RIMS sont généralement des outils à vocation interne, tandis que les dépôts institutionnels sont plutôt tournés vers l’extérieur. Cependant, cette distinction commence à évoluer à mesure que les deux catégories mûrissent. De nombreux RIMS proposent désormais un composant accessible au public, comme un portail présentant les productions de recherche. De même, les dépôts institutionnels évoluent pour offrir des capacités de reporting interne.

Dois-je acheter ou développer mon RIMS ?

Dans le livre blanc « Acheter ou développer : analyse du coût total de possession d’un RIMS », le cabinet de recherche KnowledgeE a examiné à la fois les coûts ponctuels et les coûts récurrents.

KnowledgeE a défini ces coûts comme suit :

KnowledgeE a constaté que l’achat d’une solution commerciale pouvait permettre une économie de plus de 50 %. RTI International est un institut de recherche indépendant à but non lucratif dédié à l’amélioration de la condition humaine. Fondé en 1958 dans le cadre d’une collaboration entre le gouvernement, l’industrie et trois universités de Caroline du Nord, il nécessitait la coopération de plusieurs parties pour atteindre des objectifs communs et prendre des décisions éclairées.

RTI a mis en œuvre le RIMS Pure d’Elsevier et a constaté que le passage d’une solution développée en interne à Pure offrait l’équilibre idéal entre stabilité du système et personnalisation.

Conseils pour une mise en œuvre réussie d’un RIMS

Que vous choisissiez d’acheter ou de développer votre solution, notre expérience de longue date dans la mise en œuvre de RIMS nous permet de partager les points de vigilance et bonnes pratiques suivants pour assurer un déploiement réussi.

• Identifier les acteurs clés Identifiez, dans l’ensemble de l’université, les personnes essentielles à la réussite de la mise en œuvre d’un RIMS.

• Choisir la bonne technologie

  Assurez-vous que la plateforme choisie répond à vos besoins actuels ainsi qu’à ceux que vous anticipez pour l’avenir.

• Comprendre les bénéfices

  La mise en œuvre d’un RIMS exige une adhésion forte des parties prenantes et des acteurs clés. Pour réussir, il est essentiel que chacun comprenne la valeur d’une information exacte et actualisée et s’engage à atteindre cet objectif commun.

• Gestion de projet rigoureuse

  Une gestion de projet efficace est essentielle lors de la mise en œuvre d’un RIMS, notamment pour la maîtrise des risques. Les chefs de projet doivent identifier les risques potentiels, élaborer des stratégies d’atténuation et prévoir des plans de continuité pour faire face à tout problème éventuel.

• Formation

  Modifier des workflows établis et adopter un nouveau système peut être difficile, même lorsqu’il simplifie le travail des équipes. Une formation efficace et dispensée au bon moment est essentielle pour surmonter cet obstacle. Élaborer un plan de formation complet, obtenir l’adhésion des parties prenantes et l’exécuter efficacement sont des facteurs clés de succès du projet.

• Prévoir les retours

  Anticiper les obstacles potentiels et maintenir une communication ouverte et transparente tout au long du processus augmentera les chances d’un déploiement réussi.

• Support continu

  Même si la majeure partie de vos ressources sera consacrée à la mise en œuvre du RIMS, le support continu reste essentiel. Il comprend à la fois une assistance technique et une assistance centrée sur les utilisateurs. Le recours à la solution cloud d’un fournisseur peut contribuer à réduire la charge de support technique, tandis que les formations continues du fournisseur, les sites de support et les FAQ constituent également une aide précieuse.

• Prévoir la croissance

  Une fois la mise en œuvre initiale achevée, il est fréquent que la dynamique retombe. Certaines fonctionnalités n’auront peut-être pas été traitées au départ, ou de nouvelles fonctionnalités auront pu être publiées par le fournisseur, surtout dans les produits commerciaux. Pour que votre RIMS reste efficace et pleinement exploité, prévoyez une amélioration continue au moyen de projets réguliers qui maintiennent le système agile et à jour.

• Prévoir le changement

  Les parties prenantes, les initiatives universitaires et les exigences de reporting évoluent en permanence. Puisqu’un RIMS constitue la base de nombreux processus de reporting et de fonctionnement, ces changements exigent une approche flexible et agile pour y répondre.