Como avaliar se sua instituição está preparada para um Sistema de Gestão de Informações de Pesquisa

O que é um RIM?

A maioria das instituições que são ambiciosas relativamente aos seus programas de investigação acabará por necessitar de considerar a aquisição de um Sistema de Gestão de Informação de Investigação (RIMS). Às vezes chamado de Current Research Information System (CRIS), um RIMS é uma solução de software que agrega e faz a curadoria das atividades de pesquisa de uma organização. A sua gestão centralizada de informações de investigação promove a eficiência e a consistência operacionais, ajudando a agilizar a elaboração de relatórios e a conformidade, apoiar decisões baseadas em dados e otimizar oportunidades de colaboração e financiamento. Muitos RIMS também incluem recursos de demonstração para melhorar a visibilidade do trabalho acadêmico e facilitar o rastreamento e a demonstração de seu impacto.

Para suportar essas capacidades, um RIMS deve estar profundamente integrado aos sistemas internos, portanto a instalação pode ser complexa. Sua instituição pode decidir construir um RIMS do zero, usar uma opção de código aberto ou comprar uma solução comercial. Você pode até adotar uma abordagem híbrida e combinar dois ou mais desses elementos para atender às suas necessidades específicas. Qualquer que seja a decisão final, será necessário um compromisso contínuo com a limpeza de dados e a gestão de alterações, juntamente com um investimento significativo de tempo e recursos.

Pontos-chave a considerar antes de investir em um RIMS:

• Um RIMS é um investimento contínuo, não uma compra pontual.

• Sua decisão de construir ou comprar um RIMS deve ser baseada nas características e objetivos específicos da sua instituição.

• Um RIMS não é uma ferramenta ou banco de dados, é uma peça fundamental da infraestrutura, como um sistema financeiro ou de RH.

• Retorno de um RIMS depende do investimento. Mesmo o melhor sistema terá um desempenho inferior se não receber suporte institucional eficaz, incluindo liderança de alto nível, equipe dedicada e treinamento contínuo para os usuários.

Esta lista de verificação foi elaborada para ajudá-lo a decidir se sua instituição está pronta para investir em um RIMS e mostrar como os benefícios podem se comparar ao investimento. O foco é estimular conversas e perguntas úteis, em vez de fornecer detalhes sobre processos e possíveis desafios. Você pode encontrar mais recursos sobre avaliação, aquisição e implementação de RIMS no final da lista de verificação.

Parte 1: Preparação institucional

1. Analise os desafios do seu sistema de pesquisa atual:

• Você enfrenta fragmentação de dados de pesquisa, com informações dispersas em diversos formatos e sistemas desconectados?

• A gestão de pesquisa acarreta uma alta carga administrativa, com muitos processos manuais e soluções alternativas?

• Você consegue apresentar de forma eficaz a expertise e as publicações do corpo docente? E isso impacta a forma como você monitora o impacto da pesquisa?

• Você consegue gerar relatórios precisos rapidamente para fins de acreditação, financiamento e uso pela liderança? Seus sistemas atuais permitem que a liderança tome decisões com base em dados seguros, atualizados e confiáveis?

• Você enfrenta desafios de conformidade, como atender aos requisitos de acesso aberto estabelecidos por agências de financiamento, instituições ou governos?

Se sua instituição enfrenta esses desafios, um Sistema de Gestão de Informações de Pesquisa dedicado pode ser a solução.

2. Avalie sua prontidão estratégica e cultural

• Crescimento da pesquisa é uma prioridade? E a produção científica é grande o suficiente para justificar o investimento em um Sistema Integrado de Gestão de Pesquisa (SIGP)?

• Há financiamento suficiente disponível para uma opção de gestão de pesquisa a longo prazo?

• Existe uma visão clara, apoiada pela liderança, sobre o que um SIGP deve alcançar?

• Os principais stakeholders incluem a liderança, pesquisadores, bibliotecários, equipe de TI e administradores de escritórios de pesquisa. Eles apoiam a implementação de um sistema de grande escala?

• Existe uma equipe de projeto composta por membros desses grupos que possa apoiar tarefas como auditoria de dados, mapeamento de processos e implementação do sistema?

• Sua instituição possui políticas claras sobre privacidade e propriedade de dados?

Avalie se sua instituição está pronta para avançar, enfatizando a necessidade de apoio executivo e uma motivação compartilhada para reduzir os encargos administrativos sobre os pesquisadores.

3. Avalie o desempenho operacional dos sistemas atuais na área de gestão de pesquisa

• Seu sistema atual oferece disponibilidade em tempo real, com tempos de resposta rápidos e tempo de inatividade mínimo?

• Os níveis de satisfação do usuário e as taxas de adoção são aceitavelmente altos?

• Existe um alto grau de automação em todos os sistemas e processos, ou os processos manuais ainda predominam?

• Seu sistema atual é fácil de usar, ou geralmente é necessário suporte técnico para obter insights ou gerar relatórios?

• Sistema pode ser dimensionado de forma eficaz para lidar com o aumento do número de usuários, resultados de pesquisa e fontes de dados?

• Sistema pode ser facilmente adaptado para assimilar novos tipos de dados sem programação personalizada ou altos custos de manutenção?

Revise seu ecossistema de pesquisa atual em busca de soluções alternativas ineficientes, incluindo gerenciamento de planilhas, agregação de dados ad hoc, geração de relatórios com copiar e colar, tempos de resposta lentos e baixa adoção.

4. Avalie a prontidão da sua infraestrutura de TI

• Você possui uma equipe de suporte de TI dedicada e uma rede confiável de alta capacidade?

• Sua infraestrutura técnica está em conformidade com padrões de segurança da informação como a ISO 27000opens in new tab/window

• Seus principais sistemas, como Recursos Humanos (RH) e o Sistema de Informação Acadêmica (SIS), são digitais e interoperáveis?

• Qual a proporção de conteúdo e dados de pesquisa em formato digital? (Isso pode incluir publicações, solicitações de financiamento, informações de conformidade e dados de pessoal.)

• Existe padronização entre os formatos de dados existentes, como a conformidade com o CERIFopens in new tab/window, e um processo para limpeza contínua de dados?

• Sua instituição utiliza consistentemente Identificadores Persistentesopens in new tab/window (PIDs), como ORCID opens in new tab/windowou IDs de Autor do Scopus?

Garantir que sua instituição esteja preparada do ponto de vista de TI é vital, especialmente se você decidir construir um RIMS internamente.

Parte dois: A decisão de construir ou comprar

Você vai construir ou comprar seu RIMS?

• Considere a singularidade e a complexidade dos seus casos de uso e sistemas de pesquisa. Quão facilmente os produtos de fornecedores se integrarão aos seus resultados e fluxos de trabalho de pesquisa?

• Políticas rigorosas em áreas como propriedade intelectual, privacidade e segurança de dados impedirão a compra de soluções baseadas em nuvem?

• Um processo de implementação rápido é uma prioridade? Sistemas desenvolvidos internamente geralmente levam mais tempo para serem implementados do que os adquiridos de fornecedores.

• Quão atraente é a capacidade dos sistemas de fornecedores de inovar e incorporar práticas padrão do setor?

• Você possui uma equipe de TI interna e sustentável capaz de desenvolver software?

• Qual é o nível de aversão ao risco da sua instituição? Produtos comerciais já são testados e validados e geralmente oferecem taxas de assinatura previsíveis. Sistemas personalizados podem ser mais arriscados devido à sua singularidade e frequentemente acarretam custos de manutenção significativos e variáveis.

Instituições com requisitos específicos podem preferir construir um RIMS em vez das ofertas mais padronizadas de fornecedores. Sistemas comerciais se destacam em áreas onde a conectividade externa é necessária, como apresentação de resultados, colaboração e contato com financiadores. Mais orientações estão disponíveis aqui.

Parte três: A opção de construção

Preparando-se para construir um RIMS

• Se você decidir construir, crie um grupo de direção multifuncional com equipes de partes interessadas do corpo docente, biblioteca, serviços de TI, escritório de pesquisa, finanças e RH. Você também precisará de apoio de alto nível — existe alguém que possa atuar como patrocinador executivo?

• Você documentou a justificativa para o sistema e descreveu como será o sucesso?

• Você mapeou seu cenário atual de informações de pesquisa, identificando silos de dados, sobreposições ou omissões?

• Você pode usar pesquisas ou workshops para coletar os requisitos do usuário? Se sim, concentre-se nos fluxos de trabalho atuais e seus pontos problemáticos.

• Decida o quão abrangente o RIMS precisa ser. As integrações com os sistemas institucionais existentes (por exemplo, RH, finanças e SIS) são necessárias?

• Existe um planejamento de curto e longo prazo para áreas como governança de dados, equipe e análises de custo-benefício?

Áreas-chave são automação, integração e redução da carga administrativa da equipe. Após a fase de planejamento, os projetos de autoconstrução tendem a ser muito específicos para suas instituições, portanto, esse cenário não será abordado mais detalhadamente aqui.

Parte quatro: A opção de compra

1. Preparando-se para interagir com fornecedores

• Você identificou as partes interessadas que irão interagir com o fornecedor (por exemplo, bibliotecários, equipe de TI, administradores de pesquisa e docentes)?

• Você definiu os principais casos de uso para um sistema de fornecedor, como apresentação de resultados, rastreamento de resultados e impacto da pesquisa, automatização de sistemas de relatórios para docentes e conformidade com o acesso aberto, etc., e estabeleceu metas associadas a eles?

• Procure fornecedores com um histórico comprovado no ensino superior. Você dedicou um tempo para revisar estudos de caso e depoimentos de instituições semelhantes à sua?

• Fornecedor oferece uma estratégia de implementação clara, incluindo treinamento e suporte pós-implementação? Eles importarão dados de seus sistemas existentes?

• Fornecedor oferece uma solução de Software como Serviço (SaaS) ou local (on-premise)? Os sistemas SaaS podem reduzir a carga de suporte interno, enquanto as soluções locais podem oferecer mais opções de personalização.

• Você avaliou sistemas comerciais em comparação com opções de código aberto? Normalmente, uma solução comercial oferece conveniência, suporte dedicado e recursos/análises robustos. Com um sistema de código aberto, você pode conseguir maior flexibilidade com custos mais baixos, embora isso nem sempre seja o caso.

Defina claramente suas necessidades de pesquisa e os problemas específicos que você está tentando resolver antes de entrar em contato com fornecedores.

2. Avaliando o sistema RIMS de um fornecedor

• RIMS consegue hospedar conteúdo e dados de pesquisa em um único local, garantindo que os registros e relatórios sejam consistentes e precisos?

• Ele pode ser facilmente integrado a outros sistemas relevantes (por exemplo, RH, biblioteca, finanças)?

• RIMS reduz a necessidade de entrada manual de dados e automatiza tarefas como gerenciamento de publicações, acompanhamento de bolsas de pesquisa e geração de relatórios?

• RIMS consegue gerenciar a conformidade com as diretrizes de acesso aberto e os exercícios de avaliação de pesquisa?

• RIMS fornecerá aos líderes institucionais acesso a análises que apoiem a tomada de decisões em áreas como estratégia de pesquisa, estratégia de bolsas de pesquisa e recrutamento de talentos?

• RIMS fornecerá portais para destacar a expertise do corpo docente e o impacto da pesquisa?

• RIMS oferecerá segurança robusta e proteção da privacidade dos dados, além de estar em conformidade com regulamentações de proteção de dados como o GDPR?

Embora as considerações técnicas sejam importantes, a principal tarefa é alinhar os recursos de um sistema de fornecedor com os objetivos e fluxos de trabalho estratégicos de pesquisa da sua instituição.

3. Cálculo do custo total de propriedade

A implementação de um RIMS de um fornecedor implica uma série de custos além do preço da licença inicial, geralmente denominados custo total de propriedade (TCO). Estes custos provavelmente incluem:

• Custos únicos – podem incluir licenciamento de software, taxas de configuração e custos de implementação (por exemplo, migração de dados, treinamento, configuração de infraestrutura para soluções não SaaS).

• Custos anuais – podem incluir taxas de licença ou assinatura, custos de manutenção (por exemplo, atualizações de software), custos de suporte ou custos relacionados a integrações internas adicionais.

• Custos ocultos – podem incluir custos para a migração de dados de sistemas existentes, limpeza e mapeamento de dados ou a contratação de administradores de sistemas para gerenciar o RIMS.

• Custos de desenvolvimento futuro – podem incluir alterações para garantir que o sistema suporte novos requisitos de conformidade ou métricas de avaliação de pesquisa, além do tempo de inatividade que essas alterações possam acarretar.

Certifique-se de que os preços sejam o mais transparentes e abrangentes possível. A clareza sobre os custos totais do seu investimento ajudará você a evitar surpresas orçamentárias indesejáveis posteriormente.

4. Avaliando o retorno sobre o investimento (ROI) do seu RIMS

É prudente realizar uma análise abrangente de custo-benefício durante e após a implementação. Os seguintes fatores devem ser considerados:

• Aumento na frequência de uso.

• Aumento nas taxas de sucesso de financiamento de pesquisa.

• Aumento na eficiência administrativa devido à automação e à consolidação de sistemas legados, refletindo-se em economia de tempo e custos.

• Maior visibilidade e colaboração em pesquisa, indicadas por visualizações aprimoradas do perfil de pesquisa, taxas de colaboração, etc.

• Conformidade bem-sucedida e redução de riscos em áreas como segurança cibernética (sistemas consolidados oferecem menos pontos de entrada para potenciais invasores).

• Sistema contribuiu de forma mensurável para o alcance de objetivos estratégicos – por exemplo, sucesso em rankings globais ou promoção da transformação digital?

Observe que o exercício de ROI deve ser repetido durante e após a implementação.