Por que você precisa de um Sistema de Gerenciamento de Informações de Pesquisa (RIMS)

As universidades operam em um ambiente cada vez mais complexo e competitivo. Para prosperar, você precisa de dados e um sistema que forneça insights sobre sua pesquisa e ajude você a:

• Avanço no desempenho da pesquisa

• Aumente a reputação global

• Expanda os fluxos de financiamento

• Permitir a colaboração – especialmente internacional

• E mais

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O que é um sistema de gerenciamento de informações de pesquisa (RIMS), também conhecido como CRIS?

Os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Pesquisa são comumente referidos por alguns nomes e siglas, incluindo RIMS, Current Research Information Systems ou CRIS. Esses sistemas aumentam a eficiência e a eficácia das atividades de gerenciamento de informações de pesquisa, integrando e vinculando os vários elementos e processos que compõem o ecossistema de pesquisa. Eles também armazenam centralmente dados relacionados para análise, relatórios e atividades de promoção de pesquisa.

Saiba mais sobre o Pure – RIMS da Elsevier

O que é gerenciamento de informações de pesquisa?

Para entender as ferramentas que ajudam a pesquisar o gerenciamento de informações, vamos revisar rapidamente o que é.

De acordo com a OCLC abre em uma nova guia/janela:

O gerenciamento de informações de pesquisa é a agregação, curadoria e utilização de informações sobre pesquisa.

Isso parece simples? Dada a complexidade e os desafios do ecossistema de pesquisa, gerenciar dados criados durante apenas um projeto de pesquisa é um desafio. Gerenciar dados de pesquisa em sua universidade sem um sistema é impraticável, se não impossível.

Quem são as partes interessadas da RIMS?

Várias partes interessadas estão envolvidas em cada parte do ecossistema de pesquisa e em cada desafio de pesquisa. Quando dados de boa qualidade e gerenciamento de pesquisa estão disponíveis, as partes interessadas podem usá-los para ajudar a melhorar suas contribuições para a universidade e além.

Estas são algumas categorias de partes interessadas.

Tomadores de decisão Inclui líderes institucionais que usam dados de informações de pesquisa para tomar decisões estratégicas sobre alocações de financiamento interno, pessoal, instalações, equipamentos, relações públicas e políticas internas que regem os fluxos de trabalho relacionados à pesquisa.

Facilitadores Inclui as bibliotecas e escritórios de gerenciamento de pesquisa que fornecem suporte crítico para o gerenciamento da pesquisa.

Apoiadores Departamentos internos ou equipes que contribuem para o gerenciamento de informações de pesquisa.

Esses incluem:

• Tecnologia da informação

• Financiar

• Recursos humanos

• Escrivão

• Legal

• Gestão de riscos

• Conselho de Ética

• Comunicações

Pesquisadores Inclui indivíduos envolvidos na execução, publicação e promoção da pesquisa:

• Corpo docente

• Pessoal

• Estudantes de pesquisa de nível superior

• Equipe de apoio à pesquisa

Partes interessadas externas Inclui órgãos de financiamento, parceiros governamentais ou comerciais que tenham interesse na pesquisa. Também pode consistir em membros de comunidades sendo estudadas ou impactadas pela pesquisa e pelos resultados.

Como funciona um RIMS?

Os sistemas de gestão da informação em pesquisa funcionam integrando e vinculando os vários elementos e criando interoperabilidade entre as soluções do ecossistema de pesquisa.

O RIMS armazena centralmente dados relacionados para:

• Análise

• Relatórios

• Apresentação de pesquisa e comunicação

• Gerenciando informações em um só lugar por meio de uma interface

Por sua vez, ter esses dados e interface localizados centralmente ajuda a impulsionar:

• Desempenho da pesquisa

• Reputação global

• Colaboração internacional

• Financiamento

Pesquisa e metadados

Os itens gerados pela pesquisa podem se enquadrar em três grandes categorias - resultados da pesquisa, medidas de impacto e documentos relacionados. Vincular todas essas coisas com seus metadados em um sistema interoperável permite os benefícios do RIMS. Significativamente, ao compartilhar metadados, os relatórios e o gerenciamento são simplificados.

Qual é a diferença entre RIMS e CRIS (Current Research Information System)?

Não há diferença entre esses dois termos; eles são intercambiáveis. De acordo com uma publicação da ACRL abre em uma nova guia/janela:

É importante notar que RIMS não é o único nome pelo qual esses sistemas são conhecidos. Na Europa, onde esses sistemas foram desenvolvidos e usados pela primeira vez, um termo mais comum é Current Research Information Systems (CRIS). Outros termos incluem 'sistema de perfis' ou 'ferramenta de rede' e suas variações.

euroCRIS e CERIF

A organização euroCRIS  abre em uma nova guia/janelafoi fundada em 2002 como uma associação internacional sem fins lucrativos que reúne especialistas em informações de pesquisa em geral e sistemas de informação de pesquisa (CRIS) em particular. Uma das coisas que o euroCRIS faz é manter um padrão de metadados conhecido como Common European Research Information Format ou CERIF abre em uma nova guia/janela. A adoção do CERIF varia de acordo com a região e o país.

Por que você deve usar um RIMS? Quais são os benefícios?

Fontes de dados desconectadas com identificadores diferentes levam a um gerenciamento de pesquisa complicado, tomada de decisão lenta e oportunidades perdidas.

Dados conectados e vinculados com identificadores exclusivos levam a um gerenciamento de pesquisa mais simples, relatórios mais fáceis e muito mais.

Qual é o valor e o benefício de informações precisas e oportunas?

Esta é uma pergunta feita por muitas organizações, incluindo governos, pequenas empresas, grandes empresas e universidades.

Passar de um mundo de sistemas e dados desconectados para dados vinculados e um sistema unificado facilita:

• Tomada de decisões informada

• Comunicação mais fácil

• Melhor desempenho de pesquisa

• Maior colaboração

• E mais

Ao viver em um mundo desconectado, não é fácil obter uma imagem clara do que está acontecendo. Você faz o seu melhor acessando diferentes sistemas e mantendo planilhas e documentos complicados que você espera que unam as entidades e os dados.

Quando este mundo se conecta ligando metadados e sistemas em uma fonte de verdade, é como Jack Kerouac disse em seu romance, Big Sur:

… Quando a neblina acabar e as estrelas e a lua aparecerem à noite, será uma bela visão.

Neste novo mundo conectado, agora você aproveita informações precisas e oportunas. Muitos clientes da RIMS descreveram alguns dos benefícios que tiveram após a implementação.

Os 10 principais benefícios do RIMS

1. Visibilidade Aumente a visibilidade global da pesquisa e dos pesquisadores institucionais e aumente o reconhecimento e as recompensas, apresentando perfis vibrantes de pesquisadores em portais internacionais que destacam sua produção, experiência e impacto de pesquisa.

2. Tomada de decisão estratégica Aproveite a análise abrangente para tomar decisões estratégicas informadas sobre alocação de recursos e definição de metas.

3. Colaboração Aumente sua colaboração - especialmente a colaboração internacional - com maior visibilidade de suas pesquisas, pesquisadores, laboratórios e equipamentos.

4. Impacto social Demonstre seu impacto social e suas contribuições para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da ONU.

5. Gerenciamento de pesquisa Gerencie habilmente todos os aspectos da administração de pesquisa com ferramentas configuráveis de comunicação e fluxo de trabalho.

6. Relatórios Melhore a precisão, a velocidade e o custo de relatar avaliações de programas individuais e acadêmicos, requisitos de financiamento, avaliações de desempenho nacional e envios de classificações globais.

7. Desempenho Aumente a eficiência e o impacto dos pesquisadores, garantindo o acesso aos melhores recursos e ferramentas de pesquisa e análise de última geração.

8. Financiamento Identifique oportunidades de financiamento e colaboração.

9. Ciência Aberta Promover atividades de ciência aberta e cumprir os mandatos relacionados.

10. Avaliações Simplifique a avaliação do corpo docente e do programa.

Qual é a diferença entre um RIMS e um Repositório Institucional (RI)?

COAR abre em uma nova guia/janela (Confederação de Repositórios de Acesso Aberto) lista abre em uma nova guia/janela como o RIMS e os repositórios institucionais (RI) diferem.

• Ampla atividade de pesquisa vs. Resultados da pesquisa Um RIMS ou CRIS concentra-se em todas as atividades institucionais em torno da pesquisa. Em comparação, um repositório institucional (RI) enfatiza os resultados da pesquisa.

• Relatórios vs. Disseminação Como um RIMS coleta informações abrangentes sobre atividades de pesquisa, você pode usá-lo para descrever ou relatar pesquisas. Um RI – desenvolvido principalmente para apoiar o movimento de Acesso Aberto – visa fornecer acesso a publicações de pesquisa e outros resultados.

• Internamente vs. Focado externamente Como esses sistemas cresceram com objetivos diferentes, os RIMS tendem a ser ferramentas mais voltadas para o interior e os IRs mais voltados para o exterior. À medida que ambas as categorias de produtos amadurecem, isso está mudando. A maioria dos RIMS tem um aspecto voltado para o exterior, com um portal público contendo resultados de pesquisa. Da mesma forma, os RIs estão evoluindo para fornecer mais relatórios internos.

Compre ou construa seus RIMS

De acordo com o artigo abre em uma nova guia/janela do CIO, "Como determinar quando construir ou comprar software corporativo", fazer uma escolha é difícil com geralmente dois tipos de respostas:

• Tome uma decisão emocional que "pareça certa"

• Tome uma decisão racional orientada por dados

O artigo afirma ainda que a maioria das decisões é uma mistura destes. Para se concentrar na parte de dados da decisão, uma parte principal dessa avaliação é o custo. Embora as plataformas de código aberto "gratuitas" sejam atraentes, os custos de implementação geralmente são mais altos. No white paper "Compre ou construa: uma exploração do custo total de propriedade de um RIMS", a empresa de pesquisa KnowledgeE abre em uma nova guia/janela analisou os custos únicos e contínuos.

A KnowledgeE definiu esses custos como:

Custos únicos:

• Licenciamento de software

• Implementação

Custos operacionais anuais:

• Infra-estrutura

• Manutenção contínua

• Equipe de operações

A KnowledgeE determinou que construir um sistema – mesmo quando a partir de uma plataforma de código aberto – é mais de 50% mais caro do que comprar uma solução comercial.

Por exemplo, existem custos de oportunidade, pois leva tempo para construir uma solução contendo todos os recursos necessários de uma solução comercial.

RTI abre em uma nova guia/janela International é um instituto de pesquisa independente sem fins lucrativos dedicado a melhorar a condição humana. Foi fundada em 1958 como uma colaboração entre o governo, a indústria e três universidades da Carolina do Norte.

A RTI implementou os RIMs Elsevier Pure e descobriu que sua mudança do DIY para o Pure era o equilíbrio correto entre sistema estável e personalização.

Dicas para uma implementação bem-sucedida do RIMS

Quer você compre ou construa, estivemos envolvidos em muitas implementações do RIMS e oferecemos as seguintes dicas sobre como torná-lo bem-sucedido.

• Identifique os principais participantes Identifique as pessoas-chave em toda a universidade que precisam estar envolvidas para tornar a implementação do RIMS bem-sucedida. Provavelmente você vai recorrer ao Escritório de Pesquisa, Biblioteca, Reitores e outros professores. Pode haver outros, como o escritório de Comunicações e a Transferência de Tecnologia, a serem considerados.

• Escolha a tecnologia certa Abordamos parcialmente esse tópico na seção anterior, "Devo construir ou comprar?" Além dessa pergunta principal, você precisa garantir que qualquer plataforma escolhida atenda às suas necessidades atuais e futuras.

• Entenda os benefícios A realização de uma implementação do RIMS requer a adesão de suas partes interessadas e dos principais participantes. Para ter sucesso, todos precisam entender o valor de informações precisas e oportunas e querem conseguir isso.

• Adesão segura Mesmo que você tenha certeza de que os principais participantes entendem os benefícios, é aconselhável formalizar seu compromisso de tornar a implementação um sucesso.

• Forte gerenciamento de projetos Há muitas razões pelas quais um gerenciamento de projeto sólido é essencial ao implementar um RIMS. Uma das principais razões é o gerenciamento de riscos. Os gerentes de projeto precisam analisar os riscos potenciais e desenvolver um plano de mitigação contra eles, e um plano de contingência caso algum deles se materialize.

• Formação É difícil para as pessoas mudarem a forma como fazem as coisas e usam um novo sistema – mesmo quando isso facilita seu trabalho. O treinamento eficaz e oportuno ajuda a resolver isso. Criar um plano de treinamento, obter adesão e implementá-lo é um fator crítico de sucesso.

• Planejar comentários Mesmo depois de obter a adesão, você provavelmente terá obstáculos durante a implementação. Quanto mais você puder antecipar isso e se comunicar de forma aberta e transparente, maior será a probabilidade de sucesso.

• Suporte contínuo Embora a maior parte de seus recursos esteja indo para a implementação de seu RIMS, o suporte contínuo é essencial. O suporte inclui suporte técnico e suporte a "pessoas". Você pode diminuir a carga de suporte técnico com a solução de nuvem de um fornecedor. O suporte às pessoas também é auxiliado por treinamento contínuo de fornecedores, sites de suporte e perguntas frequentes.

• Planejar o crescimento Depois de concluir a implementação inicial, a equipe pode perder o ímpeto. Provavelmente havia recursos que você não acessou ou novos recursos que o fornecedor lança se for um produto comercial. Planeje continuar um projeto em andamento para manter seu RIMS relevante e aproveitar tudo o que ele pode oferecer.

• Planejar a mudança As partes interessadas, as iniciativas universitárias, os requisitos de relatórios evoluem. Como o RIMS é o núcleo de muitos de seus relatórios e processos, essas mudanças exigirão que você seja flexível em sua implementação para acomodá-las.

Saiba mais

• Descubra o Pure — RIMS da Elsevier

• Artigo: Comprar ou desenvolver meu RIMS  abre em uma nova guia/janela

• Estudo de caso: Torrens University, Austrália  abre em uma nova guia/janela

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