Por que você precisa de um RIMS

O cenário acadêmico está cada vez mais complexo, com competição globalizada, maior pressão sobre docentes e pesquisadores e rápidas mudanças tecnológicas e regulatórias. Para permanecerem resilientes, as universidades precisam de uma solução que ofereça insights coordenados e abrangentes sobre suas atividades de pesquisa. Essa solução deve ajudá-las a compreender e gerenciar as diversas partes interessadas, casos de uso e sistemas envolvidos no gerenciamento de informações de pesquisa, permitindo:

• Avançar o desempenho em pesquisa

• Fortalecer a reputação global

• Desenvolver fontes de financiamento

• Ampliar a colaboração local e internacional

O que é um sistema de gerenciamento de informações de pesquisa (RIMS)?

Os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Pesquisa são frequentemente conhecidos por alguns nomes e siglas, incluindo Current Research Information Systems (CRIS) ou, às vezes, “sistema de perfis” ou “ferramenta de networking”. Esses sistemas foram projetados para aumentar a eficiência e a eficácia das atividades de gerenciamento de informações de pesquisa ao integrar e conectar os vários elementos e processos que compõem o ecossistema de pesquisa. Eles também funcionam como um repositório centralizado de dados para atividades de análise, relatórios e promoção da pesquisa.

O que é gerenciamento de informações de pesquisa?

O gerenciamento de informações de pesquisa envolve a coleta, a organização e o uso eficaz de dados relacionados às atividades de pesquisa. Ele permite acompanhar e relatar o impacto da pesquisa, destacar produções científicas e perfis acadêmicos, cumprir padrões legais e éticos, como mandatos de acesso aberto, e garantir a preservação de longo prazo da pesquisa e dos dados relacionados.

Dada a crescente complexidade do ecossistema de pesquisa, gerenciar os dados gerados em apenas um projeto de pesquisa já é um desafio. Gerenciar dados de pesquisa em toda a universidade sem uma solução é impraticável e inviável.

Quem são as partes interessadas de um RIMS?

Diversas partes interessadas estão envolvidas em cada elemento do ecossistema de pesquisa e, consequentemente, enfrentam cada desafio da pesquisa. Quando há acesso a dados de boa qualidade e a uma boa gestão da pesquisa, essas partes interessadas têm o poder de ampliar suas contribuições para a instituição e para além dela.

As categorias de partes interessadas incluem:

Como um RIMS funciona?

Os Sistemas de Gerenciamento de Informações de Pesquisa funcionam integrando e conectando uma ampla variedade de dados, sistemas e entidades para criar uma visão unificada das atividades de pesquisa de uma instituição. Eles oferecem um conjunto de recursos para gerenciar esses elementos dispersos, garantindo que todos os componentes trabalhem juntos com eficiência. Os dados são processados para assegurar precisão e usabilidade antes do armazenamento e da aplicação.

Um RIMS armazena centralmente dados relacionados para:

• Análise

• Relatórios

• Divulgação e comunicação da pesquisa

• Gerenciamento de informações em um só lugar, por meio de uma única interface

Ao analisar e gerar relatórios, os RIMS ajudam a identificar padrões nos dados de pesquisa, apoiando uma tomada de decisão informada.

Por sua vez, ter esses dados e essa interface centralizados ajuda a impulsionar:

• Desempenho em pesquisa

• Reputação global

• Colaboração internacional

• Financiamento

Pesquisa e metadados

As entidades relacionadas à pesquisa se enquadram em três grandes categorias — produções científicas, medidas de impacto e documentos relacionados. Conectar esses elementos em um sistema interoperável permite que as universidades eliminem silos de dados e passem de registros fragmentados e manuais para uma visão unificada, automatizada e estratégica de seu ecossistema de pesquisa.

Por que usar um RIMS? Quais são os benefícios?

Fontes de dados desconectadas e com identificadores inconsistentes podem complicar a gestão da pesquisa, dificultar a tomada de decisão em tempo hábil e resultar em oportunidades perdidas.

Dados conectados e vinculados, com identificadores únicos, facilitam uma gestão de pesquisa mais fluida, simplificam os processos de elaboração de relatórios e oferecem diversos outros benefícios.

Qual é o valor e o benefício de informações precisas e oportunas?

Migrar de um cenário de sistemas e dados desconectados para um ambiente de dados conectados e vinculados dentro de um sistema unificado facilita:

• Tomada de decisão informada

• Comunicação aprimorada

• Melhoria do desempenho em pesquisa

• Aumento da colaboração

• Maior visibilidade e impacto

• Maior conformidade

• Redução da carga administrativa

Em um ambiente desconectado, é difícil ter uma compreensão clara do que está acontecendo. As universidades frequentemente dependem do acesso a vários sistemas e do gerenciamento de planilhas e documentos complexos, tentando reunir entidades e dados para formar uma visão coerente.

Nesse novo mundo conectado, as universidades podem usar informações precisas e oportunas para tomar decisões mais bem fundamentadas. Muitos clientes de RIMS relataram diversos benefícios após a implementação do sistema.

Os 10 principais benefícios de um RIMS

1. Visibilidade

   Amplie a visibilidade global da pesquisa institucional e dos pesquisadores ao apresentar perfis dinâmicos de pesquisadores em plataformas internacionais, destacando sua produção científica, expertise e impacto.

2. Tomada de decisão estratégica

   Use análises abrangentes para tomar decisões estratégicas informadas sobre alocação de recursos e definição de metas.

3. Colaboração

   Amplie suas oportunidades de colaboração em escala internacional aumentando a visibilidade de sua pesquisa, de seus pesquisadores, laboratórios e equipamentos.

4. Impacto social

   Demonstre seu impacto social e destaque suas contribuições para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da ONU.

5. Gestão da pesquisa

   Gerencie com excelência todos os aspectos da administração da pesquisa com ferramentas configuráveis de comunicação e fluxo de trabalho.

6. Relatórios

   Melhore a precisão, a rapidez e a relação custo-benefício dos relatórios para avaliações individuais e de programas acadêmicos, solicitações de financiamento, avaliações nacionais de desempenho e submissões para rankings globais.

7. Desempenho

   Amplie a eficiência e o impacto dos pesquisadores ao oferecer acesso a recursos de alto nível juntamente com ferramentas avançadas de busca e análise.

8. Financiamento

   Descubra novas fontes de financiamento e oportunidades de colaboração para avançar suas iniciativas de pesquisa.

9. Open Science

   Promova práticas de open science e garanta conformidade com mandatos e regulamentações relevantes.

10. Avaliações

    Simplifique as avaliações de docentes e programas.

Qual é a diferença entre um RIMS e um Repositório Institucional (RI)?

A Confederation of Open Access Repositories (COAR) descreve como os RIMS e os repositórios institucionais (RI) se diferenciam.

• Atividade ampla de pesquisa vs. produções científicas

  Um RIMS se concentra em toda a atividade institucional relacionada à pesquisa. Em comparação, um RI enfatiza as produções científicas.

• Relatórios vs. disseminação

  Como um RIMS reúne informações abrangentes sobre as atividades de pesquisa, ele pode ser usado para descrever ou relatar a pesquisa. Já um RI – originalmente concebido para apoiar o movimento de acesso aberto – tem como objetivo fornecer acesso a publicações de pesquisa e outros resultados.

• Foco interno vs. foco externo

  Como esses sistemas foram desenvolvidos com objetivos diferentes, os RIMS normalmente funcionam como ferramentas voltadas para o uso interno, enquanto os RI geralmente são orientados para o público externo. No entanto, à medida que ambas as categorias de produtos evoluem, isso começa a mudar. Muitos RIMS agora incluem um componente acessível externamente, como um portal público que apresenta produções científicas. Da mesma forma, os RI estão evoluindo para oferecer recursos de relatórios internos.

Devo comprar ou desenvolver meu RIMS?

No white paper “Buy or build: An exploration of the total cost of ownership for a RIMS”, a empresa de pesquisa KnowledgeE analisou tanto os custos pontuais quanto os recorrentes.

A KnowledgeE definiu esses custos como:

A KnowledgeE constatou que a compra de uma solução comercial poderia proporcionar uma economia de mais de 50%. A RTI International é um instituto de pesquisa independente e sem fins lucrativos dedicado a melhorar a condição humana. Foi fundada em 1958 como uma colaboração entre o governo, a indústria e três universidades da Carolina do Norte. Essa parceria exigia que várias partes trabalhassem em conjunto para atingir objetivos comuns e tomar decisões bem informadas.

A RTI implementou o RIMS Pure da Elsevier e concluiu que a transição de uma solução desenvolvida internamente para o Pure alcançou o equilíbrio ideal entre estabilidade do sistema e personalização.

Dicas para uma implementação de RIMS bem-sucedida

Seja qual for sua decisão entre comprar ou desenvolver, nossa longa experiência com implementações de RIMS nos permite oferecer os seguintes insights e boas práticas para garantir uma implantação bem-sucedida.

• Identifique as pessoas-chave Identifique as pessoas essenciais em toda a universidade para uma implementação de RIMS bem-sucedida.

• Escolha a tecnologia certa

  Garanta que a plataforma escolhida atenda às suas necessidades atuais e às necessidades futuras previstas.

• Entenda os benefícios

  Implementar um RIMS exige forte adesão das partes interessadas e das pessoas-chave. Para o sucesso, é essencial que todos entendam o valor de informações precisas e oportunas e estejam comprometidos em alcançar esse objetivo comum.

• Gestão rigorosa de projetos

  Uma gestão de projetos eficaz é crucial ao implementar um RIMS, tendo a gestão de riscos como uma das principais razões. Os gerentes de projeto devem identificar riscos potenciais, desenvolver estratégias para mitigá-los e estabelecer planos de contingência para lidar com quaisquer problemas caso surjam.

• Treinamento

  Mudar fluxos de trabalho estabelecidos e adotar um novo sistema pode ser desafiador, mesmo quando ele simplifica as tarefas das equipes. Um treinamento eficaz e oportuno é essencial para superar esse obstáculo. Desenvolver um plano de treinamento abrangente, garantir o apoio das partes interessadas e executá-lo com eficácia são fatores críticos para o sucesso do projeto.

• Planeje o feedback

  Antecipar possíveis obstáculos e manter uma comunicação aberta e transparente ao longo do processo aumentará as chances de uma implantação bem-sucedida.

• Suporte contínuo

  Embora a maior parte dos seus recursos seja dedicada à implementação do RIMS, o suporte contínuo continua sendo vital. Esse suporte inclui assistência tanto técnica quanto voltada ao usuário. Utilizar a solução em nuvem de um fornecedor pode ajudar a reduzir a carga de suporte técnico, enquanto treinamentos contínuos do fornecedor, sites de suporte e FAQs também oferecem apoio valioso.

• Planeje o crescimento

  Após concluir a implementação inicial, é comum que o impulso diminua. Pode haver recursos que não foram abordados no início ou novas funcionalidades lançadas pelo fornecedor, especialmente em produtos comerciais. Para garantir que seu RIMS permaneça eficaz e seja plenamente aproveitado, planeje melhorias contínuas por meio de projetos permanentes que mantenham o sistema ágil e atualizado.

• Planeje a mudança

  Partes interessadas, iniciativas universitárias e requisitos de relatórios estão em constante evolução. Como um RIMS serve de base para muitos processos operacionais e de elaboração de relatórios, essas mudanças exigirão uma abordagem flexível e ágil para tratá-las.