Vea la diferencia que Pure puede marcar para su institución
Por qué necesita un sistema de gestión de información de investigación (RIMS)
Descubra cómo los líderes académicos están transformando sus operaciones de investigación.
El entorno académico se vuelve cada vez más complejo, con competencia globalizada, mayor presión sobre el profesorado y los investigadores, y cambios tecnológicos y regulatorios rápidos. Para mantener su resiliencia, las universidades necesitan una solución que ofrezca información coordinada y completa sobre sus actividades de investigación. Esta solución debe ayudarlas a comprender y gestionar los diversos grupos de interés, casos de uso y sistemas que intervienen en la gestión de información de investigación, lo que les permite:
Impulsar el desempeño de la investigación
Fortalecer la reputación global
Desarrollar fuentes de financiamiento
Ampliar la colaboración local e internacional
¿Qué es un sistema de gestión de información de investigación (RIMS)?
Los sistemas de gestión de información de investigación suelen conocerse con varios nombres y siglas, incluidos los Current Research Information Systems (CRIS), o en ocasiones “sistema de perfiles” o “herramienta de networking”. Estos sistemas están diseñados para mejorar la eficiencia y la eficacia de las actividades de gestión de información de investigación mediante la integración y conexión de los distintos elementos y procesos que conforman el ecosistema de investigación. También sirven como repositorio de datos centralizado para actividades de análisis, elaboración de informes y promoción de la investigación.
¿Qué es la gestión de información de investigación?
La gestión de información de investigación implica recopilar, organizar y usar de forma eficaz datos relacionados con las actividades de investigación. Permite hacer seguimiento y generar informes sobre el impacto de la investigación, mostrar resultados de investigación y perfiles académicos, cumplir normas legales y éticas como los mandatos de acceso abierto, y asegurar la preservación a largo plazo de la investigación y los datos relacionados.
Dada la creciente complejidad del ecosistema de investigación, gestionar los datos creados durante un solo proyecto de investigación ya es un desafío. Gestionar los datos de investigación en toda su universidad sin una solución es poco práctico e inviable.
¿Quiénes son los grupos de interés de RIMS?
En cada elemento del ecosistema de investigación participan múltiples grupos de interés, que a su vez enfrentan cada desafío de investigación. Cuando se cuenta con acceso a datos de buena calidad y una gestión adecuada de la investigación, los grupos de interés tienen el poder de ampliar sus contribuciones a su institución y más allá.
Las categorías de grupos de interés incluyen:
Categoría | Descripción |
|---|---|
Responsables de la toma de decisiones | Incluye líderes institucionales que usan datos de información de investigación para tomar decisiones estratégicas sobre asignaciones de financiamiento interno, personal, instalaciones, equipos, relaciones públicas y políticas internas que rigen los flujos de trabajo relacionados con la investigación. |
Facilitadores | Incluye bibliotecas y oficinas de gestión de investigación que brindan apoyo fundamental para la gestión de la investigación. |
Equipos de apoyo | Departamentos o equipos internos que contribuyen a la gestión de información de investigación, incluidos: • Tecnología de la información • Finanzas • Recursos humanos • Registro académico • Área legal • Gestión de riesgos • Comité de ética • Comunicaciones |
Investigadores | Incluye personas involucradas en la ejecución, publicación y promoción de la investigación: • Profesorado • Personal • Estudiantes de investigación de posgrado • Personal de apoyo a la investigación |
Grupos de interés externos | Incluye organismos de financiamiento y socios gubernamentales o comerciales que tienen interés en la investigación. También puede incluir a miembros de la comunidad que son objeto del estudio o que se ven afectados por la investigación y sus resultados. |
¿Cómo funciona un RIMS?
Los sistemas de gestión de información de investigación funcionan mediante la integración y conexión de una amplia variedad de datos, sistemas y entidades para crear una vista unificada de las actividades de investigación de una institución. Ofrecen un conjunto de funciones para gestionar estos elementos dispares y asegurar que todos los componentes trabajen juntos de manera eficiente. Los datos se procesan para garantizar su precisión y usabilidad antes de almacenarse y aplicarse.
Un RIMS almacena de forma centralizada datos relacionados para:
Análisis
Informes
Presentación y comunicación de la investigación
Gestión de la información en un solo lugar mediante una única interfaz
Al analizar y generar informes, los RIMS ayudan a identificar patrones en los datos de investigación y respaldan una toma de decisiones fundamentada.
A su vez, contar con estos datos e interfaz centralizados ayuda a impulsar:
Desempeño de la investigación
Colaboración internacional
Financiamiento
Investigación y metadatos
Las entidades relacionadas con la investigación se agrupan en tres categorías principales: resultados de investigación, medidas de impacto y documentos relacionados. Conectar estos elementos en un sistema interoperable permite a las universidades derribar silos de datos y pasar de registros manuales fragmentados a una visión unificada, automatizada y estratégica de su actividad investigadora.
¿Por qué debería usar un RIMS? ¿Cuáles son los beneficios?
Las fuentes de datos desconectadas con identificadores inconsistentes pueden complicar la gestión de la investigación, dificultar la toma de decisiones oportuna y generar oportunidades perdidas.
Los datos conectados y vinculados con identificadores únicos facilitan una gestión de la investigación más ágil, procesos de generación de informes más simples y muchos beneficios adicionales.
¿Cuál es el valor y el beneficio de contar con información precisa y oportuna?
Pasar de un entorno de sistemas y datos desconectados a un entorno de datos conectados y vinculados dentro de un sistema unificado facilita:
Toma de decisiones fundamentada
Mejor comunicación
Mejor desempeño de la investigación
Mayor colaboración
Mayor visibilidad e impacto
Mejor cumplimiento
Menor carga administrativa
En un entorno desconectado, obtener una comprensión clara de lo que sucede es difícil. Las universidades suelen depender del acceso a múltiples sistemas y de la gestión de hojas de cálculo y documentos complejos, con la esperanza de unir entidades y datos para formar una imagen coherente.
En este nuevo mundo conectado, las universidades pueden aprovechar información precisa y oportuna para tomar decisiones mejor fundamentadas. Muchos clientes de RIMS han informado una serie de beneficios que experimentaron después de la implementación del sistema.
¿Por qué eligió un RIMS?
¿Por qué eligió un RIMS?
¿Por qué necesita un sistema de gestión de información de investigación (RIMS)?
Descargar ahoraLos 10 principales beneficios de un RIMS
Visibilidad
Mejore la visibilidad global de la investigación institucional y de los investigadores al mostrar perfiles dinámicos de investigadores en plataformas internacionales, destacando sus resultados, experiencia e impacto.
Toma de decisiones estratégicas
Aproveche análisis integrales para tomar decisiones estratégicas fundamentadas sobre asignación de recursos y definición de objetivos.
Colaboración
Mejore sus oportunidades de colaboración a escala internacional aumentando la visibilidad de su investigación, investigadores, laboratorios y equipos.
Impacto social
Demuestre su impacto social y destaque sus contribuciones a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas.
Gestión de la investigación
Gestione de forma experta todos los aspectos de la administración de la investigación con herramientas configurables de comunicación y flujo de trabajo.
Informes
Mejore la precisión, rapidez y rentabilidad de los informes para evaluaciones individuales y de programas académicos, solicitudes de financiamiento, evaluaciones nacionales de desempeño y presentaciones a rankings globales.
Desempeño
Amplíe la eficiencia y el impacto de los investigadores al proporcionar acceso a recursos de primer nivel junto con herramientas avanzadas de búsqueda y análisis.
Financiamiento
Descubra nuevas fuentes de financiamiento y oportunidades de colaboración para avanzar en sus iniciativas de investigación.
Ciencia abierta
Fomente prácticas de ciencia abierta y asegure el cumplimiento de los mandatos y regulaciones pertinentes.
Evaluaciones
Optimice las evaluaciones de profesorado y programas.
¿Cuál es la diferencia entre un RIMS y un repositorio institucional (IR)?
La Confederation of Open Access Repositories (COAR) explica en qué se diferencian los RIMS y los repositorios institucionales (IR).
Actividad de investigación amplia vs. resultados de investigación
Un RIMS se centra en toda la actividad institucional relacionada con la investigación. En comparación, un IR pone el énfasis en los resultados de investigación.
Informes vs. difusión
Dado que un RIMS recopila información completa sobre las actividades de investigación, puede usarse para describir o informar sobre la investigación. En cambio, un IR, diseñado originalmente para apoyar el movimiento de acceso abierto, busca proporcionar acceso a publicaciones de investigación y otros resultados.
Enfoque interno vs. externo
Como estos sistemas se desarrollaron con objetivos diferentes, los RIMS suelen servir como herramientas con enfoque interno, mientras que los IR generalmente tienen una orientación externa. Sin embargo, a medida que ambas categorías de productos maduran, esto comienza a cambiar. Muchos RIMS ahora incluyen un componente accesible externamente, como un portal público que muestra resultados de investigación. Del mismo modo, los IR están evolucionando para ofrecer capacidades internas de generación de informes.
¿Debo comprar o desarrollar mi RIMS?
En el libro blanco "Buy or build: An exploration of the total cost of ownership for a RIMS”, la firma de investigación KnowledgeE analizó los costos únicos y recurrentes.
KnowledgeE definió estos costos como:
Costos únicos | Costos operativos anuales |
|---|---|
• Licencias de software • Implementación | • Infraestructura • Mantenimiento continuo • Personal de operaciones |
KnowledgeE encontró que la compra de una solución comercial podría generar un ahorro de más del 50%. RTI International es un instituto de investigación independiente sin fines de lucro dedicado a mejorar la condición humana. Fue fundado en 1958 como una colaboración entre el gobierno, la industria y tres universidades de Carolina del Norte. Esta asociación requería que varias partes trabajaran en colaboración para alcanzar objetivos compartidos y tomar decisiones fundamentadas.
RTI implementó Elsevier Pure RIMS y descubrió que la transición de una solución DIY a Pure ofrecía el equilibrio ideal entre estabilidad del sistema y personalización.
Consejos para una implementación exitosa de RIMS
Ya sea que decida comprar o desarrollar, nuestra amplia experiencia en implementaciones de RIMS nos permite ofrecer las siguientes recomendaciones y buenas prácticas para asegurar una implementación exitosa.
Identificar actores clave Identifique a las personas clave de toda la universidad que son esenciales para una implementación exitosa de RIMS.
Elegir la tecnología adecuada
Asegúrese de que la plataforma que elija satisfaga sus necesidades actuales y futuras previstas.
Comprender los beneficios
Implementar un RIMS requiere un compromiso firme de los grupos de interés y actores clave. Para lograr el éxito, es esencial que todos comprendan el valor de la información precisa y oportuna, y se comprometan con este objetivo compartido.
Gestión rigurosa del proyecto
La gestión eficaz de proyectos es crucial al implementar un RIMS, y la gestión de riesgos es una razón principal. Los responsables del proyecto deben identificar riesgos potenciales, desarrollar estrategias para mitigarlos y establecer planes de contingencia para abordar cualquier problema que pueda surgir.
Capacitación
Cambiar flujos de trabajo establecidos y adoptar un nuevo sistema puede ser difícil, incluso cuando simplifica las tareas del personal. Una capacitación eficaz y oportuna es esencial para superar este obstáculo. Desarrollar un plan de capacitación integral, asegurar el compromiso de los grupos de interés y ejecutarlo de manera efectiva son factores críticos para el éxito del proyecto.
Planificar la retroalimentación
Anticipar posibles obstáculos y mantener una comunicación abierta y transparente durante todo el proceso aumentará las posibilidades de una implementación exitosa.
Soporte continuo
Aunque la mayor parte de sus recursos se dedicará a implementar su RIMS, el soporte continuo sigue siendo fundamental. Este soporte incluye asistencia técnica y centrada en el usuario. Usar la solución en la nube de un proveedor puede ayudar a reducir la carga de soporte técnico, mientras que la capacitación continua del proveedor, los sitios web de soporte y las preguntas frecuentes también ofrecen un apoyo muy valioso.
Planificar el crecimiento
Después de completar la implementación inicial, es común que el impulso disminuya. Puede haber funciones que no se abordaron al comienzo o nuevas funcionalidades lanzadas por el proveedor, especialmente en productos comerciales. Para asegurar que su RIMS siga siendo eficaz y se aproveche plenamente, planifique la mejora continua mediante proyectos permanentes que mantengan el sistema ágil y actualizado.
Prever el cambio
Los grupos de interés, las iniciativas universitarias y los requisitos de generación de informes evolucionan continuamente. Dado que un RIMS sirve como base para muchos procesos operativos y de informes, estos cambios exigirán un enfoque flexible y ágil para abordarlos.