Cómo escapar del Catch-22 del fracaso en la transformación digital

Redefinir la educación superior

Este es un momento desafiante para la educación superior. Las universidades enfrentan diversas presiones, como la disminución del financiamiento gubernamental, la baja en las matrículas y la dificultad para asimilar nuevas tecnologías. Detrás de estas preocupaciones hay un debate creciente sobre el lugar de la academia en la sociedad en general, y sobre la relevancia y el impacto de sus resultados de enseñanza e investigación. Esta situación compleja exige una respuesta coordinada, y muchas instituciones buscan redefinir la propuesta de valor de la educación superior mediante medidas como diversificar las fuentes de ingresos, colaborar con la industria para rediseñar los planes de estudio o destacar el impacto real de sus resultados de investigación. Las universidades también respaldan estos cambios a nivel de infraestructura al adoptar entornos de aprendizaje más flexibles, fomentar vínculos con sus comunidades locales e impulsar programas de transformación digital.

A menudo entendida simplemente como la integración amplia de tecnologías digitales, en su definición académica clásicaopens in new tab/window, la transformación digital es algo mucho más profundo: “una serie de cambios profundos y coordinados en la cultura, la fuerza laboral y la tecnología que habilitan nuevos modelos educativos y operativos, y transforman el modelo de negocio, las orientaciones estratégicas y la propuesta de valor de una institución”. No es de extrañar, entonces, que muchos líderes académicos, deseosos de reposicionar sus instituciones en un mundo cambiante, quieran usar la transformación digital como palanca para el cambio institucional tanto en el plano tecnológico como cultural. Sin embargo, con demasiada frecuencia, estas ambiciones se ven frustradas. En la 2024 Academic Transformation Survey de Elsevier, el 84 % de los líderes académicos entrevistados afirmó que la transformación digital efectiva era una prioridad, pero solo el 48 % dijo estar avanzando bien.

Barreras para la transformación digital

Entonces, ¿cuál es el desafío? Las transformaciones digitales en las universidades suelen estancarse por una combinación de razones. Una de las más citadas es la resistencia cultural al cambio, con docentes y personal administrativo que a veces dudan en adoptar tecnologías que podrían alterar su autonomía pedagógica o administrativa tradicional. Un estudio recienteopens in new tab/window destaca cómo estas inquietudes pueden traducirse en “[el personal] se siente abrumado, teme por la tecnología y la seguridad laboral, y enfrenta conflictos ideológicos sobre la naturaleza de una educación superior de calidad”. Aunque es fácil interpretar esta reticencia interna como inercia, parte del personal puede enfrentar el problema opuesto: ralentizar la adopción de nuevas tecnologías con expectativas poco realistas basadas en sus experiencias en otros entornos.

Relacionado con este obstáculo está el fracaso del liderazgo estratégico, ya sea porque las implementaciones son fragmentadas o porque los académicos sénior carecen de la experiencia profesional necesaria para impulsar este tipo de cambio. Algunos críticos sostienen que la cultura de gestión basada en el consensoopens in new tab/window de las universidades va en contra de la autoridad directiva firme que exigen los programas de transformación digital, mientras que otros sugierenopens in new tab/window que la complejidad organizacional de muchas universidades —su combinación de modelos organizacionales matriciales, descentralizados y distribuidos— dificulta cualquier cambio decisivo. Después de todo, la transformación digital es un proceso complejo que combina desafíos estratégicos, tecnológicos y financieros con obstáculos logísticos, como desarrollar programas de capacitación o gestionar cuestiones de cumplimiento. Otro culpable habitual es la falta de inversión financiera sostenida, o la dificultad para reclutar y retener personal de TI altamente calificado. Esto nos lleva al obstáculo quizá más evidente y a una parte clave de la justificación de la transformación desde el inicio: el problema de la infraestructura desactualizada y fragmentada. Aquí hay más que un indicio de Catch-22: las universidades necesitan la transformación digital porque su infraestructura existente es un caos; sin embargo, no pueden transformarse porque su infraestructura existente es un caos.

Abrazar el futuro gestionando el pasado

¿Cómo deberían resolver las instituciones académicas esta aparente paradoja? Algunos críticos evitan por completo la pregunta al proponer que la “transformación por IA” ha reemplazado a la transformación digitalopens in new tab/window, pero, como muestran las implementaciones de IA a menudo dispersas en las universidades, la primera sigue siendo un aspecto de la segunda. De hecho, aunque estas tecnologías ofrecen un enorme potencial, no son una solución milagrosa. Incluso la IA más sofisticada puede ser ineficaz si no se entrena de manera consistente con datos de calidad. En la práctica, esto significa que las instituciones académicas necesitan con urgencia organizar su contenido heredado —resultados de investigación, conjuntos de datos, software, grabaciones de audio y video, imágenes, registros de proyectos con financiamiento externo y registros de investigaciones financiadas internamente— en una forma coherente antes de poder aplicar IA. En pocas palabras, es difícil que las universidades avancen hacia el futuro si no han tomado control de su pasado.

El problema es que muchas universidades carecen de la infraestructura digital necesaria para hacerlo, por lo que no tienen forma de aprovechar el poder combinado de sus activos de contenido y registros, mucho menos de otros conjuntos de datos que puedan estar disponibles de forma pública o comercial. Con demasiada frecuencia, sufren sistemas fragmentados, procesos no documentados y problemas organizacionales relacionados, como el riesgo de dependencia de personas clave o la ausencia o desalineación de políticas. Todos los días, los equipos de TI universitarios lidian con marcos tecnológicos heredados y desconectados que a menudo se sostienen con el equivalente operativo de la cinta adhesiva: soluciones ingeniosas o “sistemas paralelos” como hojas de cálculo, buzones compartidos o rastreadores sin conexión, todo lo cual puede aumentar el trabajo, los costos y los riesgos, además de crear puntos ciegos potencialmente peligrosos en los informes y el cumplimiento.

Mientras tanto, en el nivel de los datos mismos, a menudo existen problemas con formatos incompatibles, en parte porque la información está aislada en múltiples ubicaciones. Esto puede generar duplicaciones poco útiles, con datos de distintos sistemas que ofrecen respuestas divergentes a la misma pregunta, o el problema opuesto: los datos faltan por completo o son simplemente inexactos. Sin al menos cierto grado de centralización, quizá ni siquiera sea posible detectar estos conflictos, errores u omisiones, mucho menos abordarlos. Esto impide generar informes exitosos o, en un área clave como la investigación, ofrece una visión gravemente distorsionada de los resultados y el impacto institucionales, por lo general una que hace que los equipos de investigación parezcan menos productivos y eficaces de lo que realmente son. Para una universidad que busca fortalecer su reputación y demostrar su impacto positivo en la sociedad —un sólido retorno de toda esa inversión pública—, este es un problema serio.

Flujos de trabajo de investigación en la infraestructura de TI universitaria

Incorporar la investigación en la infraestructura de TI de una universidad es desafiante por la gran variedad de casos de uso y tipos de datos involucrados, además de la necesidad de equilibrar la difusión externa y la colaboración con la gestión interna, la seguridad y el soporte. Las instituciones ambiciosas podrían implementar lo que los profesionales de TI llaman un “modelo de infraestructura híbrida”, que combina centros de datos locales o nubes privadas con servicios de nube pública (por ejemplo, Azure, Amazon Web Services) en un único ecosistema, a menudo con una plataforma o interfaz orientada al usuario. Según los recursos disponibles, las instituciones pueden complementar este esquema con repositorios institucionales y herramientas externas, como gestores de referencias y herramientas de gestión de proyectos, para ayudar a gestionar, difundir y dar seguimiento a los datos de investigación. Todo el proceso es extraordinariamente exigente y requiere inversiones significativas a largo plazo tanto en capacidades de TI como en áreas adyacentes, como capacitación, atención al cliente y gestión del cambio.

Dada la magnitud del compromiso necesario para crear internamente un sistema institucional de investigación —junto con la creciente complejidad de la actividad investigadora, la necesidad apremiante de garantizar el cumplimiento global y la amenaza creciente de la ciberseguridad—, muchas universidades optan por incorporar un Sistema de gestión de información de investigación, o RIMS, diseñado para ese fin. Un RIMS —a veces también denominado Current Research Information System (CRIS)— es una solución de software que las instituciones de investigación usan para centralizar, gestionar y visibilizar el ciclo de vida de la investigación. Al consolidar y simplificar datos sobre publicaciones, subvenciones y actividades académicas, un buen RIMS puede facilitar directamente la transición de procesos manuales a un ecosistema digital integrado. También hay evidencia de que estos sistemas pueden apoyar algunos de los aspectos culturales de la transformación digital, por ejemplo, al cerrar la brechaopens in new tab/window entre lo que algunas personas consideran valores tradicionales de las bibliotecas (acceso abierto, transparencia, neutralidad, privacidad) y el enfoque de gestión centrado en el desempeño y la evaluación.

Por supuesto, no todos los RIMS son iguales. Las capacidades de las distintas ofertas pueden variar ampliamente, al igual que el costo y la complejidad de la implementación. Sin embargo, desde la perspectiva de la transformación digital, el mayor desafío quizá sea garantizar que un RIMS pueda integrarse con éxito en la infraestructura de TI existente de la universidad. La compatibilidad a nivel de sistemas reducirá la resistencia cultural, facilitará la adopción y disminuirá el número de posibles puntos de entrada para ciberataques. Permitirá que el RIMS cumpla su función como hub central que une y alinea fuentes de datos dispares, mejora la eficiencia administrativa, informa la toma de decisiones estratégicas y promueve los informes y la visibilidad de la investigación. Este círculo virtuoso de conectividad y mejor desempeño es, en última instancia, la esencia de la transformación digital.

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