Por qué necesita un sistema de gestión de la información de investigación (RIMS)

El entorno académico se vuelve cada vez más complejo, con competencia globalizada, mayor presión sobre el profesorado y los investigadores, y cambios tecnológicos y regulatorios rápidos. Para mantener su resiliencia, las universidades necesitan una solución que ofrezca información coordinada y completa sobre sus actividades de investigación. Esta solución debe ayudarlas a comprender y gestionar los diversos grupos de interés, casos de uso y sistemas que intervienen en la gestión de la información de investigación, lo que les permite:

• Impulsar el rendimiento de la investigación

• Fortalecer la reputación internacional

• Desarrollar fuentes de financiación

• Ampliar la colaboración local e internacional

¿Qué es un sistema de gestión de la información de investigación (RIMS)?

Los sistemas de gestión de la información de investigación suelen conocerse con varios nombres y siglas, incluidos los Current Research Information Systems (CRIS), o en ocasiones “sistema de perfiles” o “herramienta de creación de redes”. Estos sistemas están diseñados para mejorar la eficiencia y la eficacia de las actividades de gestión de la información de investigación mediante la integración y conexión de los distintos elementos y procesos que conforman el ecosistema de investigación. También sirven como repositorio de datos centralizado para actividades de análisis, elaboración de informes y promoción de la investigación.

¿Qué es la gestión de la información de investigación?

La gestión de la información de investigación implica recopilar, organizar y utilizar eficazmente datos relacionados con las actividades de investigación. Permite hacer seguimiento y generar informes sobre el impacto de la investigación, mostrar resultados de investigación y perfiles académicos, cumplir normas legales y éticas como los mandatos de acceso abierto, y asegurar la preservación a largo plazo de la investigación y los datos relacionados.

Dada la creciente complejidad del ecosistema de investigación, gestionar los datos creados durante un solo proyecto de investigación ya es un desafío. Gestionar los datos de investigación en toda su universidad sin una solución es poco práctico e inviable.

¿Quiénes son los grupos de interés de RIMS?

En cada elemento del ecosistema de investigación participan múltiples grupos de interés, que a su vez enfrentan cada desafío de investigación. Cuando se cuenta con acceso a datos de buena calidad y una gestión adecuada de la investigación, los grupos de interés tienen el poder de ampliar sus contribuciones a su institución y más allá.

Las categorías de grupos de interés incluyen:

¿Cómo funciona un RIMS?

Los sistemas de gestión de la información de investigación funcionan mediante la integración y conexión de una amplia variedad de datos, sistemas y entidades para crear una vista unificada de las actividades de investigación de una institución. Ofrecen un conjunto de funciones para gestionar estos elementos dispares y asegurar que todos los componentes trabajen juntos de manera eficiente. Los datos se procesan para garantizar su precisión y utilidad antes de almacenarse y aplicarse.

Un RIMS almacena de forma centralizada datos relacionados para:

• Análisis

• Informes

• Presentación y comunicación de la investigación

• Gestión de la información en un solo lugar mediante una única interfaz

Al analizar y generar informes, los RIMS ayudan a identificar patrones en los datos de investigación y apoyan una toma de decisiones fundamentada.

A su vez, contar con estos datos e interfaz centralizados ayuda a impulsar:

• Rendimiento de la investigación

• Reputación internacional

• Colaboración internacional

• Financiación

Investigación y metadatos

Las entidades relacionadas con la investigación se agrupan en tres categorías principales: resultados de investigación, medidas de impacto y documentos relacionados. Conectar estos elementos en un sistema interoperable permite a las universidades derribar silos de datos y pasar de registros manuales fragmentados a una visión unificada, automatizada y estratégica de su actividad investigadora.

¿Por qué debería usar un RIMS? ¿Cuáles son las ventajas?

Las fuentes de datos no conectadas con identificadores incoherentes pueden complicar la gestión de la investigación, dificultar la toma de decisiones actualizada y hacer que se pierdan oportunidades.

Los datos conectados y vinculados con identificadores únicos facilitan una gestión de la investigación más ágil, procesos de elaboración de informes más simples y muchas ventajas adicionales.

¿Cuál es el valor y el valor de contar con información precisa y actualizada?

Pasar de un entorno de sistemas y datos desconectados a un entorno de datos conectados y vinculados dentro de un sistema unificado facilita:

• Toma de decisiones fundamentada

• Comunicación mejorada

• Rendimiento mejorado de la investigación

• Mayor colaboración

• Mayor visibilidad e impacto

• Mayor cumplimiento

• Menor carga administrativa

En un entorno desconectado, obtener una comprensión clara de lo que sucede es difícil. Las universidades suelen depender del acceso a múltiples sistemas y de la gestión de hojas de cálculo y documentos complejos, con la esperanza de unir entidades y datos para formar una imagen coherente.

En este nuevo mundo conectado, las universidades pueden aprovechar información precisa y actualizada para tomar decisiones mejor fundamentadas. Muchos clientes de RIMS han informado una serie de ventajas que experimentaron después de la implementación del sistema.

Las 10 ventajas principales de un RIMS

1. Visibilidad

   Mejore la visibilidad internacional de la investigación institucional y de los investigadores al mostrar perfiles dinámicos de investigadores en plataformas internacionales, destacando sus resultados, experiencia e impacto.

2. Toma de decisiones estratégicas

   Aproveche análisis integrales para tomar decisiones estratégicas fundamentadas sobre asignación de recursos y definición de objetivos.

3. Colaboración

   Mejore sus oportunidades de colaboración a escala internacional aumentando la visibilidad de su investigación, investigadores, laboratorios y equipos.

4. Impacto social

   Demuestre su impacto social y destaque sus contribuciones a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de las Naciones Unidas.

5. Gestión de la investigación

   Gestione de forma experta todos los aspectos de la administración de la investigación con herramientas configurables de comunicación y flujo de trabajo.

6. Informes

   Mejore la precisión, rapidez y rentabilidad de los informes para evaluaciones individuales y de programas académicos, solicitudes de financiación, evaluaciones nacionales de rendimiento y presentaciones a rankings internacionales.

7. Rendimiento

   Amplíe la eficiencia y el impacto de los investigadores al proporcionar acceso a recursos de primer nivel junto con herramientas avanzadas de búsqueda y análisis.

8. Financiación

   Descubra nuevas fuentes de financiación y oportunidades de colaboración para avanzar en sus iniciativas de investigación.

9. Ciencia abierta

   Fomente prácticas de ciencia abierta y asegure el cumplimiento de los mandatos y regulaciones pertinentes.

10. Evaluaciones

    Optimice las evaluaciones de profesorado y programas.

¿Cuál es la diferencia entre un RIMS y un repositorio institucional (IR)?

La Confederation of Open Access Repositories (COAR) explica en qué se diferencian los RIMS y los repositorios institucionales (IR).

• Actividad de investigación amplia vs. resultados de investigación

  Un RIMS se centra en toda la actividad institucional relacionada con la investigación. En comparación, un IR pone el énfasis en los resultados de investigación.

• Informes vs. difusión

  Dado que un RIMS recopila información completa sobre las actividades de investigación, puede utilizarse para describir o informar sobre la investigación. En cambio, un IR, diseñado originalmente para apoyar el movimiento de acceso abierto, busca proporcionar acceso a publicaciones de investigación y otros resultados.

• Enfoque interno vs. externo

  Como estos sistemas se desarrollaron con objetivos diferentes, los RIMS suelen servir como herramientas con enfoque interno, mientras que los IR generalmente tienen una orientación externa. Sin embargo, a medida que ambas categorías de productos maduran, esto comienza a cambiar. Muchos RIMS ahora incluyen un componente accesible externamente, como un portal público que muestra resultados de investigación. Del mismo modo, los IR están evolucionando para ofrecer capacidades internas de generación de informes.

¿Debo comprar o desarrollar mi RIMS?

En el informe técnico "Comprar o desarrollar: análisis del coste total de propiedad de un RIMS”, la firma de investigación KnowledgeE analizó los costes únicos y recurrentes.

KnowledgeE definió estos costes como:

KnowledgeE encontró que la compra de una solución comercial podría generar un ahorro de más del 50%. RTI International es un instituto de investigación independiente sin ánimo de lucro dedicado a mejorar la condición humana. Fue fundado en 1958 como una colaboración entre el gobierno, la industria y tres universidades de Carolina del Norte. Esta asociación requería que varias partes trabajaran en colaboración para alcanzar objetivos compartidos y tomar decisiones fundamentadas.

RTI implementó Elsevier Pure RIMS y descubrió que la transición de una solución de desarrollo propio a Pure ofrecía el equilibrio ideal entre estabilidad del sistema y personalización.

Consejos para una implementación satisfactoria de RIMS

Ya sea que decida comprar o desarrollar, nuestra amplia experiencia en implementaciones de RIMS nos permite ofrecer las siguientes recomendaciones y buenas prácticas para asegurar una implementación satisfactoria.

• Identificar actores clave Identifique a las personas clave de toda la universidad que son esenciales para una implementación satisfactoria de RIMS.

• Elegir la tecnología adecuada

  Asegúrese de que la plataforma que elija satisfaga sus necesidades actuales y futuras previstas.

• Comprender las ventajas

  Implementar un RIMS requiere un compromiso firme de los grupos de interés y actores clave. Para lograr el éxito, es esencial que todos comprendan el valor de la información precisa y actualizada, y se comprometan con este objetivo compartido.

• Gestión rigurosa del proyecto

  La gestión eficaz de proyectos es crucial al implementar un RIMS, y la gestión de riesgos es una razón principal. Los responsables del proyecto deben identificar riesgos potenciales, desarrollar estrategias para mitigarlos y establecer planes de contingencia para abordar cualquier problema que pueda surgir.

• Formación

  Cambiar flujos de trabajo establecidos y adoptar un nuevo sistema puede ser difícil, incluso cuando simplifica las tareas del personal. Una formación eficaz y actualizada es esencial para superar este obstáculo. Desarrollar un plan de formación integral, asegurar el compromiso de los grupos de interés y ejecutarlo de manera efectiva son factores críticos para el éxito del proyecto.

• Planificar los comentarios

  Anticipar posibles obstáculos y mantener una comunicación abierta y transparente durante todo el proceso aumentará las posibilidades de una implementación satisfactoria.

• Asistencia continua

  Aunque la mayor parte de sus recursos se dedicará a implementar su RIMS, la asistencia continua sigue siendo fundamental. Este soporte incluye asistencia técnica y centrada en el usuario. Usar la solución en la nube de un proveedor puede ayudar a reducir la carga de asistencia técnica, mientras que la formación continua del proveedor, los sitios web de asistencia y las preguntas frecuentes también ofrecen un apoyo muy valioso.

• Planificar el crecimiento

  Después de completar la implementación inicial, es común que el impulso disminuya. Puede haber funciones que no se abordaron al comienzo o nuevas funcionalidades lanzadas por el proveedor, especialmente en productos comerciales. Para asegurar que su RIMS siga siendo eficaz y se aproveche plenamente, planifique la mejora continua mediante proyectos permanentes que mantengan el sistema ágil y actualizado.

• Prever el cambio

  Los grupos de interés, las iniciativas universitarias y los requisitos de generación de informes evolucionan continuamente. Dado que un RIMS sirve como base para muchos procesos operativos y de informes, estos cambios exigirán un enfoque flexible y ágil para abordarlos.