¿Por qué necesita un Sistema de Gestión de Información de Investigación (RIMS)?

Las universidades operan en un entorno cada vez más complejo y competitivo. Para prosperar, necesita datos y un sistema que le proporcione información sobre su investigación y le ayude a:

• Mejorar el rendimiento de la investigación

• Aumentar la reputación global

• Ampliar las fuentes de financiación

• Permitir la colaboración, especialmente a nivel internacional

• Y más

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¿Qué es un sistema de gestión de información de investigación (RIMS), también conocido como CRIS?

Los Sistemas de Gestión de Información de Investigación se conocen comúnmente por algunos nombres y acrónimos, incluidos RIMS, Sistemas de Información de Investigación Actual o CRIS. Estos sistemas aumentan la eficiencia y la eficacia de las actividades de gestión de la información en investigación al integrar y vincular los diversos elementos y procesos que componen el ecosistema de investigación. También almacenan de forma centralizada datos relacionados para actividades de análisis, informes y promoción de la investigación.

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¿Qué es la gestión de la información en investigación?

Para entender las herramientas que ayudan a la gestión de la información en la investigación, repasemos rápidamente qué es.

Según OCLC se abre en una nueva pestaña/ventana:

La gestión de la información de investigación es la agregación, conservación y utilización de información sobre la investigación.

¿Suena simple? Dada la complejidad y los desafíos en el ecosistema de investigación, la gestión de datos creados durante un solo proyecto de investigación es un desafío. La gestión de los datos de investigación en toda la universidad sin un sistema es poco práctica, si no imposible.

¿Quiénes son las partes interesadas de RIMS?

Múltiples partes interesadas están involucradas en cada parte del ecosistema de investigación y con cada desafío de investigación. Cuando se dispone de datos y gestión de la investigación de buena calidad, las partes interesadas pueden utilizarlos para ayudar a mejorar sus contribuciones a la universidad y más allá.

Estas son algunas categorías de partes interesadas.

Toma de decisiones Incluye a los líderes institucionales que utilizan los datos de información de investigación para tomar decisiones estratégicas sobre la asignación de fondos internos, la dotación de personal, las instalaciones, el equipo, las relaciones públicas y las políticas internas que rigen los flujos de trabajo relacionados con la investigación.

Facilitadores Incluye las bibliotecas y oficinas de gestión de la investigación que proporcionan apoyo crítico para la gestión de la investigación.

Colaboradores Departamentos o equipos internos que contribuyen a la gestión de la información en investigación.

Entre ellas se encuentran:

• Tecnología de la información

• Finanzas

• Recursos humanos

• Registrador

• Legal

• Gestión de riesgos

• Comité de ética

• Comunicaciones

Investigadores Incluye a las personas involucradas en la ejecución, publicación y promoción de la investigación:

• profesorado

• Personal

• Estudiantes investigadores de grado superior

• Personal de apoyo a la investigación

Grupos de interés externos Incluye organismos de financiación, gobiernos o socios comerciales que tienen interés en la investigación. También puede estar formado por miembros de comunidades que están siendo estudiadas o impactadas por la investigación y los resultados.

¿Cómo funciona un RIMS?

Los sistemas de gestión de la información en investigación funcionan integrando y vinculando los distintos elementos y creando interoperabilidad entre las soluciones del ecosistema de investigación.

RIMS almacena de forma centralizada los datos relacionados para:

• Análisis

• Informes

• Presentación de la investigación y la comunicación

• Gestión de la información en un solo lugar a través de una interfaz

A su vez, tener estos datos e interfaz ubicados en el centro ayuda a impulsar:

• Rendimiento de la investigación

• Reputación global

• Colaboración internacional

• Financiación

Investigación y metadatos

Los elementos generados a partir de la investigación pueden clasificarse en tres grandes categorías: resultados de la investigación, medidas de impacto y documentos relacionados. Vincular todas estas cosas con sus metadatos en un sistema interoperable permite los beneficios de RIMS. Significativamente, al compartir metadatos, se simplifican los informes y la gestión.

¿Cuál es la diferencia entre RIMS y CRIS (Sistema de Información de Investigación Actual)?

No hay diferencia entre estos dos términos; Son intercambiables. Según una publicación de ACRL se abre en una nueva pestaña/ventana:

Es importante tener en cuenta que RIMS no es el único nombre con el que se conoce a estos sistemas. En Europa, donde se desarrollaron y utilizaron por primera vez estos sistemas, un término más común es Sistemas de Información de Investigación Actual (CRIS). Otros términos incluyen "sistema de perfiles" o "herramienta de red" y variaciones de los mismos.

euroCRIS y CERIF

La organización euroCRIS se abre en una nueva pestaña/ventana fue fundada en 2002 como una asociación internacional sin ánimo de lucro que reúne a expertos en información de investigación en general y en sistemas de información de investigación (CRIS) en particular. Una de las cosas que hace euroCRIS es mantener un estándar de metadatos conocido como Formato Común Europeo de Información de Investigación o CERIF se abre en una nueva pestaña/ventana. La adopción del CERIF varía según la región y el país.

¿Por qué deberías usar un RIMS? ¿Cuáles son los beneficios?

Las fuentes de datos desconectadas con diferentes identificadores conducen a una gestión de la investigación complicada, una toma de decisiones lenta y oportunidades perdidas.

Los datos conectados y vinculados con identificadores únicos conducen a una gestión de la investigación más sencilla, informes más sencillos y mucho más.

¿Cuál es el valor y el beneficio de la información precisa y oportuna?

Esta es una pregunta que se hacen muchas organizaciones, incluidos gobiernos, pequeñas empresas, grandes empresas y universidades.

Pasar de un mundo de sistemas y datos desconectados a datos vinculados y un sistema unificado facilita:

• Toma de decisiones informada

• Comunicación más fácil

• Mejora del rendimiento de la investigación

• Aumento de la colaboración

• Y más

Cuando se vive en un mundo desconectado, no es fácil tener una imagen clara de lo que está sucediendo. Lo haces lo mejor que puedes accediendo a diferentes sistemas y guardando hojas de cálculo y documentos complicados que esperas unir las entidades y los datos.

Cuando este mundo se conecta vinculando metadatos y sistemas en una sola fuente de verdad, es como dijo Jack Kerouac en su novela, Big Sur:

… Cuando la niebla termine y las estrellas y la luna salgan por la noche, será una vista hermosa.

En este nuevo mundo conectado, ahora se aprovecha de la información precisa y oportuna. Muchos clientes de RIMS han descrito algunos de los beneficios que tuvieron después de la implementación.

Los 10 principales beneficios de las llantas

1. Visibilidad Aumente la visibilidad global de la investigación y los investigadores institucionales y aumente el reconocimiento y las recompensas mostrando perfiles de investigadores vibrantes en portales internacionales que destaquen su producción, experiencia e impacto en la investigación.

2. Toma de decisiones estratégicas Aproveche los análisis integrales para tomar decisiones estratégicas informadas sobre la asignación de recursos y el establecimiento de objetivos.

3. Colaboración Aumente su colaboración, especialmente la colaboración internacional, con una mayor visibilidad de su investigación, investigadores, laboratorios y equipos.

4. Impacto social Demuestra tu impacto social y tus contribuciones a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la ONU.

5. Gestión de la investigación Gestione de forma experta todos los aspectos de la administración de la investigación con herramientas de comunicación y flujo de trabajo configurables.

6. Informes Mejore la precisión, la velocidad y el costo de los informes de evaluaciones de programas individuales y académicos, requisitos de financiamiento, evaluaciones de desempeño nacionales y presentaciones de clasificaciones globales.

7. Rendimiento Aumente la eficiencia y el impacto de los investigadores garantizando el acceso a los mejores recursos y a las herramientas de búsqueda y análisis de última generación.

8. Financiación Identificar oportunidades de financiación y colaboración.

9. Ciencia abierta Promover las actividades de ciencia abierta y cumplir con los mandatos relacionados.

10. Evaluaciones Optimice la evaluación de profesores y programas.

¿Cuál es la diferencia entre un RIMS y un Repositorio Institucional (RI)?

La COAR se abre en una nueva pestaña/ventana (Confederación de Repositorios de Acceso Abierto) enumera en qué se abre en una nueva pestaña/ventana se diferencian los RIMS y los repositorios institucionales (IR).

• Amplia actividad investigadora vs. Resultados de la

  investigación Un RIMS o CRIS se centra en toda la actividad institucional en torno a la investigación. En comparación, un repositorio institucional (RI) hace hincapié en los resultados de la investigación.

• Presentación de informes vs. Diseminación Debido a que un RIMS recopila información completa sobre las actividades de investigación, puede usarlo para describir o informar sobre la investigación. Un RI, desarrollado principalmente para apoyar el movimiento de acceso abierto, tiene como objetivo proporcionar acceso a publicaciones de investigación y otros resultados.

• Internamente vs. Enfoque externo Dado que estos sistemas crecieron con diferentes objetivos, los RIMS tienden a ser herramientas más internas y los IR más externos. A medida que ambas categorías de productos maduran, esto va cambiando. La mayoría de los RIMS tienen un aspecto externo con un portal público que contiene los resultados de la investigación. Del mismo modo, los RI están evolucionando para proporcionar más informes internos.

Compre o construya sus RIMS

De acuerdo con el artículo se abre en una nueva pestaña/ventana en CIO, "Cómo determinar cuándo construir o comprar software empresarial", tomar una decisión es difícil con generalmente dos tipos de respuestas:

• Tomar una decisión emocional que "se sienta bien"

• Toma una decisión racional basada en datos

El artículo afirma además que la mayoría de las decisiones son una mezcla de estas. Para centrarse en la parte de datos de la decisión, una parte principal de esta evaluación es el costo. Si bien las plataformas de código abierto "gratuitas" son atractivas, los costos de implementación son generalmente más altos. En el libro blanco "Comprar o construir: una exploración del costo total de propiedad para un RIMS", la firma de investigación KnowledgeE se abre en una nueva pestaña/ventana analizó tanto los costos únicos como los continuos.

KnowledgeE definió estos costos como:

Costos únicos:

• Licencias de software

• Implementación

Costos operativos anuales:

• Infraestructura

• Mantenimiento continuo

• Personal de operaciones

KnowledgeE determinó que la construcción de un sistema, incluso cuando se parte de una plataforma de código abierto, es más de un 50% más costosa que la compra de una solución comercial.

Por ejemplo, hay costos de oportunidad, ya que se necesita tiempo para crear una solución que contenga todas las características necesarias de una solución comercial.

RTI se abre en una nueva pestaña/ventana International es un instituto de investigación independiente sin fines de lucro dedicado a mejorar la condición humana. Fue fundada en 1958 como una colaboración entre el gobierno, la industria y tres universidades de Carolina del Norte.

RTI implementó los RIM Pure de Elsevier y descubrió que su paso del DIY al Pure era el equilibrio correcto entre un sistema estable y la personalización.

Consejos para una implementación exitosa de RIMS

Ya sea que compre o construya, hemos participado en muchas implementaciones de RIMS y ofrecemos los siguientes consejos para que tenga éxito.

• Identificar a los actores clave Identifique a las personas clave de la universidad que deben participar en el éxito de la implementación de RIMS. Es probable que recurra a la Oficina de Investigación, la Biblioteca, los Decanos y otros profesores. Puede haber otros a tener en cuenta, como la oficina de Comunicaciones y Transferencia Tecnológica.

• Elija la tecnología adecuada Cubrimos parcialmente este tema en la sección anterior, "¿Debo construir o comprar?" Además de esta pregunta principal, debe asegurarse de que la plataforma que elija satisfaga sus necesidades actuales y futuras.

• Comprenda los beneficios Llevar a cabo una implementación de RIMS requiere la aceptación de las partes interesadas y los actores clave. Para tener éxito, todos deben comprender el valor de la información precisa y oportuna y quieren lograrlo.

• Compra segura Incluso si está seguro de que los actores clave entienden los beneficios, es aconsejable formalizar su compromiso de hacer que la implementación sea un éxito.

• Sólida gestión de proyectos Hay muchas razones por las que una sólida gestión de proyectos es esencial a la hora de implementar un RIMS. Una de las principales razones es la gestión de riesgos. Los gerentes de proyecto deben analizar los riesgos potenciales y desarrollar un plan de mitigación contra ellos, y un plan de contingencia en caso de que alguno de ellos se materialice.

• Adiestramiento Es difícil para las personas cambiar la forma en que hacen las cosas y usar un nuevo sistema, incluso cuando facilita su trabajo. Una capacitación efectiva y oportuna ayuda a resolver esto. La creación de un plan de formación, la aceptación del mismo y su implementación es un factor crítico de éxito.

• Planear la retroalimentación Incluso después de lograr la aceptación, es probable que tenga obstáculos durante la implementación. Cuanto más puedas anticipar eso y comunicarte de manera abierta y transparente, mayor será la probabilidad de éxito.

• Apoyo continuo Si bien la mayor parte de sus recursos se destinan a la implementación de su RIMS, el soporte continuo es esencial. El soporte incluye tanto el soporte técnico como el soporte "humano". Puede reducir la carga de soporte técnico con la solución en la nube de un proveedor. El soporte técnico también se ve favorecido por la formación continua de los proveedores, los sitios web de asistencia y las preguntas frecuentes.

• Plan de crecimiento Una vez que termine la implementación inicial, el equipo puede perder impulso. Es probable que haya características a las que no llegó o nuevas características que el proveedor lance si se trata de un producto comercial. Planee continuar con un proyecto en curso para mantener la relevancia de su RIMS y aprovechar todo lo que puede ofrecer.

• Plan para el cambio Las partes interesadas, las iniciativas universitarias y los requisitos de presentación de informes evolucionan. Dado que RIMS es el núcleo de muchos de sus informes y procesos, estos cambios exigirán que sea flexible en su implementación para adaptarse.

Más información:

• Descubra Pure: las llantas de Elsevier

• Informe técnico: Comprar o construir mi RIMS

• Estudio de caso: Universidad de Torrens, Australia  se abre en una nueva pestaña/ventana

• PDF: Por qué necesita un Sistema de Gestión de Información de Investigación (RIMS) se abre en una nueva pestaña/ventana