Warum Sie ein Informationsmanagementsystem für die Forschung (RIMS) brauchen

Die akademische Landschaft wird immer komplexer: globaler Wettbewerb, steigende Belastungen für Lehrende und Forschende sowie rasche technologische und regulatorische Veränderungen prägen den Alltag. Um widerstandsfähig zu bleiben, brauchen Hochschulen eine Lösung, die koordinierte und umfassende Einblicke in ihre Forschungsaktivitäten bietet. Eine solche Lösung sollte helfen, die vielfältigen Stakeholder, Anwendungsfälle und Systeme im Forschungsinformationsmanagement zu verstehen und zu steuern, damit Hochschulen Folgendes erreichen können:

• Forschungsleistung steigern

• Globale Reputation stärken

• Fördermittel erschließen

• Lokale und internationale Zusammenarbeit ausbauen

Was ist ein Informationsmanagementsystem für die Forschung (RIMS)?

Informationsmanagementsysteme für die Forschung werden unter verschiedenen Bezeichnungen und Akronymen geführt, darunter Current Research Information Systems (CRIS) oder auch „Profilsystem“ bzw. „Networking-Tool“. Diese Systeme sollen die Effizienz und Wirksamkeit des Forschungsinformationsmanagements erhöhen, indem sie die verschiedenen Elemente und Prozesse des Forschungsökosystems integrieren und verknüpfen. Außerdem dienen sie als zentrales Datenrepository für Analysen, Berichte und die Sichtbarmachung von Forschung.

Was ist Forschungsinformationsmanagement?

Forschungsinformationsmanagement umfasst das Erfassen, Organisieren und wirksame Nutzen von Daten zu Forschungsaktivitäten. Es ermöglicht, den Impact von Forschung nachzuverfolgen und zu berichten, Forschungsleistungen und wissenschaftliche Profile sichtbar zu machen, rechtliche und ethische Anforderungen wie Open-Access-Vorgaben einzuhalten und Forschungsdaten langfristig zu bewahren.

Angesichts der wachsenden Komplexität des Forschungsökosystems ist es bereits anspruchsvoll, die Daten aus nur einem einzigen Forschungsprojekt zu verwalten. Forschungsdaten universitätsweit ohne eine geeignete Lösung zu managen, ist weder praktikabel noch realistisch.

Wer sind die Stakeholder eines RIMS?

An jedem Element des Forschungsökosystems sind verschiedene Stakeholder beteiligt und stehen damit auch vor den jeweiligen Herausforderungen im Forschungsalltag. Wenn Zugang zu hochwertigen Daten und professionellem Forschungsmanagement besteht, können Stakeholder ihren Beitrag für ihre Institution und darüber hinaus gezielt weiterentwickeln.

Zu den Stakeholder-Kategorien gehören:

Wie funktioniert ein RIMS?

Informationsmanagementsysteme für die Forschung arbeiten, indem sie eine Vielzahl von Daten, Systemen und Einheiten integrieren und verknüpfen, um eine einheitliche Sicht auf die Forschungsaktivitäten einer Institution zu schaffen. Sie bieten Funktionen, mit denen sich diese unterschiedlichen Elemente verwalten lassen, sodass alle Komponenten effizient zusammenwirken. Vor der Speicherung und Nutzung werden Daten so aufbereitet, dass Genauigkeit und Nutzbarkeit sichergestellt sind.

Ein RIMS speichert zentral zusammengehörige Daten für:

• Analyse

• Berichterstattung

• Sichtbarmachung und Kommunikation von Forschung

• Informationsmanagement an einem Ort über eine einzige Oberfläche

Bei Analyse und Berichterstattung helfen RIMS dabei, Muster in Forschungsdaten zu erkennen und so fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

Die zentral gebündelten Daten und die gemeinsame Oberfläche fördern wiederum:

• Forschungsleistung

• Globale Reputation

• Internationale Zusammenarbeit

• Fördermittel

Forschung und Metadaten

Forschungsbezogene Elemente lassen sich in drei große Kategorien einteilen – Forschungsleistungen, Wirkungskennzahlen und zugehörige Dokumente. Wenn diese Elemente in einem interoperablen System miteinander verknüpft werden, können Hochschulen Datensilos auflösen und von fragmentierter, manueller Datenerfassung zu einem einheitlichen, automatisierten und strategischen Überblick über ihre Forschungslandschaft wechseln.

Warum sollten Sie ein RIMS nutzen? Welche Vorteile bietet es?

Nicht verbundene Datenquellen mit uneinheitlichen Kennungen können das Forschungsmanagement erschweren, zeitnahe Entscheidungen behindern und dazu führen, dass Chancen ungenutzt bleiben.

Verknüpfte Daten mit eindeutigen Kennungen ermöglichen ein schlankeres Forschungsmanagement, vereinfachte Berichtsprozesse und zahlreiche weitere Vorteile.

Welchen Nutzen haben präzise und aktuelle Informationen?

Der Wechsel von einer Landschaft aus getrennten Systemen und Daten hin zu einer vernetzten Datenumgebung in einem einheitlichen System ermöglicht:

• Fundierte Entscheidungen

• Bessere Kommunikation

• Höhere Forschungsleistung

• Mehr Zusammenarbeit

• Mehr Sichtbarkeit und Wirkung

• Verbesserte Compliance

• Geringeren Verwaltungsaufwand

In einer nicht vernetzten Umgebung ist es schwierig, ein klares Bild der Lage zu gewinnen. Hochschulen greifen häufig auf mehrere Systeme zurück und verwalten komplexe Tabellen und Dokumente, in der Hoffnung, Einheiten und Daten zu einem stimmigen Gesamtbild zusammenzuführen.

In dieser neuen vernetzten Welt können Hochschulen präzise und aktuelle Informationen nutzen, um besser fundierte Entscheidungen zu treffen. Viele RIMS-Kund:innen berichten von einer Reihe von Vorteilen, die sie nach der Einführung des Systems erlebt haben

Die 10 wichtigsten Vorteile eines RIMS

1. Sichtbarkeit

   Erhöhen Sie die globale Sichtbarkeit der institutionellen Forschung und der Forschenden mit dynamischen Forschungsprofilen auf internationalen Plattformen, die Forschungsleistungen, Fachgebiete und Wirkung sichtbar machen.

2. Strategische Entscheidungen

   Nutzen Sie umfassende Analysen, um fundierte strategische Entscheidungen zur Ressourcenverteilung und Zielsetzung zu treffen.

3. Zusammenarbeit

   Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten zur internationalen Zusammenarbeit, indem Sie die Sichtbarkeit Ihrer Forschung, Ihrer Forschenden, Labore und Geräte erhöhen.

4. Gesellschaftliche Wirkung

   Machen Sie Ihre gesellschaftliche Wirkung sichtbar und zeigen Sie Ihren Beitrag zu den Zielen der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung (SDGs).

5. Forschungsmanagement

   Steuern Sie alle Aspekte der Forschungsadministration mit konfigurierbaren Kommunikations- und Workflow-Tools.

6. Berichterstattung

   Verbessern Sie Genauigkeit, Geschwindigkeit und Kosteneffizienz von Berichten für individuelle und programmbezogene Evaluationen, Förderanträge, nationale Leistungsbewertungen und Einreichungen für globale Rankings.

7. Leistung

   Geben Sie Forschenden Zugang zu hochwertigen Ressourcen sowie erweiterten Such- und Analysetools, um Effizienz und Wirkung zu steigern.

8. Fördermittel

   Entdecken Sie neue Finanzierungsquellen und Kooperationsmöglichkeiten, um Ihre Forschungsinitiativen voranzubringen.

9. Open Science

   Fördern Sie Open-Science-Praktiken und stellen Sie die Einhaltung relevanter Vorgaben und Regularien sicher.

10. Bewertungen

    Vereinfachen Sie Bewertungen von Fakultäten und Studienprogrammen.

Was ist der Unterschied zwischen einem RIMS und einem institutionellen Repositorium (IR)?

Die Confederation of Open Access Repositories (COAR) beschreibt die Unterschiede zwischen RIMS und institutionellen Repositorien (IR).

• Breite Forschungsaktivität vs. Forschungsleistungen

  Ein RIMS erfasst die gesamte institutionelle Forschungstätigkeit. Ein institutionelles Repositorium (IR) legt den Schwerpunkt dagegen auf Forschungsleistungen.

• Berichterstattung vs. Verbreitung

  Da ein RIMS umfassende Informationen über Forschungsaktivitäten sammelt, lässt es sich zur Beschreibung und Berichterstattung über Forschung nutzen. Ein IR – ursprünglich zur Unterstützung der Open-Access-Bewegung entwickelt – dient dagegen in erster Linie dazu, Zugang zu Publikationen und anderen Forschungsergebnissen zu bieten.

• Intern fokussiert vs. extern ausgerichtet

  Da diese Systeme mit unterschiedlichen Zielen entwickelt wurden, sind RIMS in der Regel intern ausgerichtete Werkzeuge, während IRs meist stärker extern orientiert sind. Mit der Weiterentwicklung beider Produktkategorien beginnt sich das jedoch zu verschieben. Viele RIMS verfügen heute über eine öffentlich zugängliche Komponente, etwa ein Portal zur Präsentation von Forschungsleistungen. Gleichzeitig entwickeln sich IRs weiter und bieten zunehmend auch Funktionen für die interne Berichterstattung.

Sollte ich mein RIMS kaufen oder selbst entwickeln?

Im Whitepaper "Buy or build: An exploration of the total cost of ownership for a RIMS", in dem das Forschungsunternehmen KnowledgeE sowohl einmalige als auch laufende Kosten untersucht hat.

KnowledgeE definierte diese Kosten wie folgt:

KnowledgeE kam zu dem Ergebnis, dass der Kauf einer kommerziellen Lösung Einsparungen von mehr als 50 % ermöglichen könnte. RTI International ist ein unabhängiges gemeinnütziges Forschungsinstitut, das sich der Verbesserung der Lebensbedingungen widmet. Es wurde 1958 als Zusammenarbeit zwischen Staat, Wirtschaft und drei Hochschulen in North Carolina gegründet. Diese Partnerschaft machte es erforderlich, dass mehrere Beteiligte zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

RTI führte das Elsevier Pure RIMS ein und stellte fest, dass der Wechsel von einer selbst entwickelten Lösung zu Pure das ideale Gleichgewicht zwischen Systemstabilität und Anpassbarkeit bot.

Tipps für eine erfolgreiche RIMS-Einführung

Ganz gleich, ob Sie kaufen oder selbst entwickeln: Dank unserer langjährigen Erfahrung mit RIMS-Einführungen können wir die folgenden Erkenntnisse und Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung weitergeben.

• Wichtige Beteiligte identifizieren Bestimmen Sie die zentralen Personen in der gesamten Hochschule, die für eine erfolgreiche RIMS-Einführung entscheidend sind.

• Die richtige Technologie wählen

  Stellen Sie sicher, dass die gewählte Plattform Ihren aktuellen und künftigen Anforderungen gerecht wird.

• Den Nutzen verstehen

  Die Einführung eines RIMS erfordert die klare Unterstützung durch Stakeholder und Schlüsselpersonen. Damit das Vorhaben gelingt, müssen alle den Wert präziser und aktueller Informationen verstehen und sich diesem gemeinsamen Ziel verpflichtet fühlen.

• Stringentes Projektmanagement

  Ein wirksames Projektmanagement ist bei der Einführung eines RIMS entscheidend – insbesondere wegen des Risikomanagements. Projektverantwortliche müssen potenzielle Risiken erkennen, Strategien zu ihrer Minderung entwickeln und Notfallpläne festlegen, um auf mögliche Probleme reagieren zu können.

• Schulung

  Eingespielte Workflows zu verändern und ein neues System einzuführen, kann anspruchsvoll sein – selbst dann, wenn es die Arbeit der Mitarbeitenden erleichtert. Eine wirksame und rechtzeitige Schulung ist entscheidend, um diese Hürde zu überwinden. Ein umfassender Schulungsplan, die Zustimmung der Stakeholder und eine gute Umsetzung sind zentrale Erfolgsfaktoren des Projekts.

• Feedback einplanen

  Wenn Sie mögliche Hürden frühzeitig antizipieren und während des gesamten Prozesses offen und transparent kommunizieren, steigen die Chancen auf eine erfolgreiche Einführung.

• Laufende Unterstützung

  Auch wenn der Großteil Ihrer Ressourcen in die Einführung des RIMS fließt, bleibt kontinuierliche Unterstützung unverzichtbar. Dazu gehören sowohl technische als auch nutzerorientierte Hilfestellungen. Die Cloud-Lösung eines Anbieters kann die technische Supportlast reduzieren, während fortlaufende Schulungen, Support-Websites und FAQs ebenfalls wertvolle Unterstützung bieten.

• Wachstum einplanen

  Nach Abschluss der ersten Implementierungsphase lässt die Dynamik häufig nach. Möglicherweise wurden Funktionen zunächst nicht berücksichtigt, oder der Anbieter veröffentlicht neue Features – insbesondere bei kommerziellen Produkten. Damit Ihr RIMS wirksam bleibt und sein Potenzial voll ausgeschöpft wird, sollten Sie kontinuierliche Verbesserungen über laufende Projekte einplanen, die das System agil und aktuell halten.

• Veränderung einplanen

  Stakeholder, Hochschulinitiativen und Berichtspflichten entwickeln sich laufend weiter. Da ein RIMS die Grundlage für viele Berichts- und Betriebsprozesse bildet, erfordern diese Veränderungen einen flexiblen und agilen Umgang damit.