為什麼需要研究資訊管理系統 (RIMS)

大學在日益複雜和競爭激烈的環境中運作。 要蓬勃發展，您需要數據和系統來深入了解您的研究，並幫助您

• 提升研究表現

• 擴大全球聲譽

• 拓展資金來源

• 促進合作——特別是國際合作

• 更多

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什麼是研究資訊管理系統 (RIMS)，也稱為 CRIS？

研究資訊管理系統通常有幾個名稱和縮寫，包括 RIMS、現行研究資訊系統或 CRIS。 這些系統透過整合和連結組成研究生態系統的各種元素和流程，提高研究資訊管理活動的效率和效益。這些系統也集中儲存相關資料，以供分析、報告及研究推廣活動之用。

了解更多有關 Pure – Elsevier 的 RIMS 資訊

什麼是研究資訊管理？

要了解協助研究資訊管理的工具，讓我們先快速回顧其定義。

根據 OCLC:

研究資訊管理是有關研究資訊的匯總，規劃和利用。

聽起來簡單嗎？考慮到研究生態系統的複雜性與挑戰，光是管理單一研究專案產生的資料就相當困難。 若沒有系統協助，要管理整所大學的研究資料即使不是不可能，也極不切實際。

RIMS 利害關係人有哪些？

研究生態系統的每個環節和各項研究挑戰都涉及多方利害關係人。當具備高品質的數據和研究管理時，利害關係人可以利用這些資源來幫助提高他們對大學內外的貢獻。

以下是幾類主要的利害關係人。

決策者 包括使用研究資訊資料就內部資金分配、人員配備、設施、設備、公共關係和管理研究相關工作流程的內部政策做出策略決策的機構領導者。

推動者 包括為研究管理提供重要支援的圖書館和研究管理辦公室。

支持者 為研究資訊管理做出貢獻的內部部門或團隊。

包括：

• 資訊科技部門

• 財務部門

• 人力資源部門

• 教務處

• 法務部門

• 風險管理部門

• 倫理委員會

• 公關部門

研究者 包括參與研究執行、出版和推廣工作的人員：

• 教師

• 職員

• 高等學位研究生

• 研究助理人員

外部利害關係人 包括與研究有關的資助機構、政府或商業夥伴。 此外，也包括被研究或受研究及成果影響的社群成員。

研究資訊管理系統如何運作？

研究資訊管理系統的工作原理是整合和連接各種要素，並在研究生態系統的各種解決方案之間建立互通性。

RIMS 會集中儲存相關數據用於：

• 分析

• 報告

• 研究成果展示與交流

• 透過單一介面統一管理資訊

反過來，擁有這些集中的數據和介面有助於推動

• 研究績效

• 全球聲譽

• 國際合作

• 資金獲取

研究與元數據

研究產生的項目可分為三大類--研究成果、影響力指標及相關文獻。 在一個可互通的系統中，將所有這些項目及其元數據連結在一起，就能實現 RIMS 的優勢。 重要的是，透過共享元數據，可以簡化報告和管理流程。

RIMS 和 CRIS（現行研究資訊系統）有何不同？

這兩個術語沒有區別； 它們是可以互換的。 根據 ACRL 出版物:

「必須注意的是，RIMS 並非這些系統的唯一名稱。在這些系統最早開發和使用的歐洲，更常見的術語是『現行研究資訊系統』(CRIS)。其他術語還包括『個人檔案系統』或『網絡工具』及其變體。」

euroCRIS and CERIF

euroCRIS 組織成立於 2002年，是一個國際性非營利協會，匯集了研究資訊領域的專家，特別是研究資訊系統(CRIS)方面的專業人士。EuroCRIS 的職能之一即是維護名為「歐洲通用研究資訊格式」(CERIF)的元資料標準。 CERIF 的採用情況會因地區和國家而有所不同。

為什麼要使用 RIMS？ 有哪些益處？

分散的資料來源與不同識別碼會導致研究管理複雜化、決策速度緩慢及機會流失。

具備唯一識別碼的互聯資料則能簡化研究管理、便利報告產出並創造更多價值。

準確及時的資訊有什麼價值和效益？

這是許多組織（包括政府、中小企業、大型企業和大學）都在探討的問題。從分散的系統和數據轉變為互聯的數據和統一系統，有助於：

• 明智的決策制定

• 更順暢的溝通

• 提升研究表現

• 加強合作

• 更多

生活在一個互不關聯的世界裡，要清楚了解正在發生的事情並不容易。 您只能透過存取不同的系統，保存複雜的電子表格和文件，希望將實體和資料串連在一起。

當這個世界透過將元資料和系統連結成一個真相來源時，就像傑克-凱魯亞克（Jack Kerouac）在他的小說《大蘇爾》（Big Sur）中所說的那樣：

…當濃霧散去，夜晚的星星和月亮出來時，那將是一幅美麗的景象。

在這個嶄新的互聯世界中，您得以運用準確及時的資訊。許多 RIMS 客戶都分享了系統導入後獲得的具體效益。

RIMS 的 10 大效益

1. 能見度 透過在國際入口網站展示研究人員的生動個人檔案，強調其研究成果、專業知識和影響力，以提高機構研究和研究人員的全球能見度，並增加認可度和獎勵。

2. 策略性決策 利用全面的分析資料進行有根據的策略決策，包括資源分配和目標設定。

3. 研究 透過提高您的研究成果、研究人員、實驗室和設備的能見度，增加您的合作 - 特別是國際合作。

4. 社會影響力 展示您的社會影響力以及您對聯合國永續發展目標 (SDG) 的貢獻。

5. 研究管理 透過可設定的溝通和工作流程工具，專業管理研究管理的各個面向。

6. 報告 提高個人和學術計畫評估、資金需求、國家績效評估和全球排名提交的報告的準確性、速度和成本效益。

7. 績效 透過確保研究人員能夠獲取最佳資源以及最先進的搜尋和分析工具，提升研究人員的效率和影響力。

8. 資金 尋找資金與合作機會。

9. 開放科學 推動開放科學活動，並遵守相關規定。

10. 評估 簡化教師和專案評估。

RIMS 與機構典藏庫 (IR) 有何不同？

COAR (開放取用資料庫聯盟) 列出 RIMS 和機構典藏 (IR) 的差異。

• 豐碩的研究活動 vs 研究成果 RIMS 或 CRIS 著重於機構所有研究相關活動，而機構典藏(IR)則主要強調研究成果。

• 報告 vs 傳播

  由於 RIMS 收集的是有關研究活動的全面訊息，因此您可以用它來描述或報告研究情況。 機構典藏（IR）的開發主要是為了支持 "開放存取 "運動，其目的是提供對研究出版物和其他成果的存取。

• 內部導向 vs. 外部導向

  由於這些系統的發展目標不同，RIMS 通常較偏向內部使用工具，而 IR 則較傾向外部面向。隨著這兩類產品的成熟發展，此區別正在改變。多數 RIMS 現已具備外部面向功能，其中包含研究成果的公開入口網站；同樣地，IR 也正逐步發展提供更多內部報告功能。

我應該購買還是自行建置 RIMS？

根據 CIO 雜誌文章《如何決定企業軟體該自行開發或購買》，做出選擇通常很困難，且會出現兩類典型反應：

• 做出「感覺正確」的情感決策

• 根據數據做出理性決策

該文章進一步指出，多數決策是這兩者的混合。 若聚焦決策中的數據部分，成本是評估的首要因素。雖然「免費」的開源平台很吸引人，但建置成本通常更高。在研究報告《購買或建置： 探討 RIMS 的總擁有成本》白皮書中，研究機構 KnowledgeE 同時考量了一次性成本與持續性支出。 KnowledgeE 將這些費用定義為 一次性成本：

• 軟體授權費用

• 系統建置費用

年度營運成本：

• 基礎設施費用

• 持續維護費用

• 營運人員費用

KnowledgeE 認為，即使從開放原始碼平台開始建立系統，其成本也比購買商業解決方案高出 50% 以上。

例如，建立一個包含商業解決方案所有必要功能的解決方案需要時間，因此會產生機會成本。

RTI International 是一家獨立的非營利研究機構，致力於改善人類的生活條件。 它成立於 1958 年，由政府、企業和三所北卡羅來納大學合作組成。

RTI 導入了 Elsevier Pure RIMs，並發現從自行建置到使用 Pure 的轉變是實現了穩定系統與客製化之間的正確平衡。

成功導入 RIMS 的訣竅

無論您是購買或建置，我們都曾參與許多 RIMS 的建置，並提供下列成功導入的訣竅。

1. 確定主要參與者

   確定需要參與 RIMS 成功導入的全校主要人員。您可能會從研究辦公室、圖書館、院長和其他教職員中抽調人員。您可能還需要考慮公共關係辦公室和技術轉移辦公室等其他單位。

2. 選擇正確的技術

   我們在上一節「我應該建置還是購買？」中部分討論了這個主題。 除了這個首要問題之外，還需要確保無論您選擇的是什麼平台，都能滿足您當前和可預見的未來需求。

3. 瞭解效益

   建置 RIMS 需要利害關係人和關鍵參與者的支持。 為了獲得成功，每個人都需要了解準確和及時資訊的價值，並希望達成此目標。

4. 確保認同

   即使您確信關鍵參與者了解其益處，明智的做法是正式承諾使建置成功。

5. 強大的專案管理

   在導入 RIMS 時，紮實的專案管理是不可或缺的，原因有很多。其中一個主要原因是風險管理。專案經理需要分析潛在風險，並針對這些風險制定緩解計畫，以及在任何風險發生時的應變計畫。

6. 教育訓練

   人們很難改變他們做事的方式和使用新系統 - 即使新系統讓他們的工作變得更容易。有效且及時的訓練有助於解決這個問題。制定培訓計劃、獲得支持並付諸實行是成功的關鍵因素。

7. 規劃回饋

   即使在您獲得認同之後，在建置過程中也很可能會遇到障礙。您越能預見到這一點，並公開透明地溝通，成功的可能性就越高。

8. 持續支援

   在將大部分資源用於導入 RIMS 系統的同時，持續的支援也是必不可少的。 支援包括技術支援和「人」的支援。 使用供應商的雲端解決方案可以減輕技術支援負擔。 持續的供應商教育訓練、支援網站和常見問題解答也有助於人員支援。

9. 制定成長計劃 一旦完成初始建置，團隊就會失去動力。 如果是商業產品，很可能有您沒有觸及的功能，或是供應商發布了新功能。 計劃持續進行中的專案，以保持 RIMS 的相關性，並充分利用它所能提供的所有功能。

10. 為變化做好計劃

    利益相關者、學校計畫及報告要求都在不斷變化。由於 RIMS 是許多報告及流程的核心，這些變動將要求您在建置過程中靈活應對。

了解更多:

• 探索 Pure — Elsevier 的 RIMS

• 白皮書: 購買或建造我的 RIMS

• 客戶案例: 澳洲托倫斯大學

• PDF: 為什麼需要研究資訊管理系統 (RIMS)