研究情報管理システム(RIMS)が必要な理由

学術分野を取り巻く環境は、グローバル化した競争、教員や研究者への負担増、急速な技術変化や規制変更によって、ますます複雑になっています。こうした状況の中でしなやかに対応していくには、大学における研究活動を調整しながら包括的に把握できるソリューションが必要です。そのソリューションは、研究情報管理に関わる多様なステークホルダー、ユースケース、システムを理解し、管理できるよう支援し、次のことを可能にする必要があります。

• 研究成果の向上

• 世界的な評価の強化

• 資金源の拡大

• 国内外の連携拡大

研究情報管理システム(RIMS)とは

研究情報管理システム(RIMS)は、Current Research Information Systems（CRIS）や、「プロフィールシステム」「ネットワーキングツール」など、いくつかの名称や略称で呼ばれることがあります。これらのシステムは、研究エコシステムを構成するさまざまな要素やプロセスを統合・接続することで、研究情報管理業務の効率と有効性を高めるために設計されています。また、分析、レポーティング、研究成果の発信を行うための中央集約型データリポジトリとしても機能します。

研究情報管理とは

研究情報管理とは、研究活動に関するデータを収集・整理し、効果的に活用することです。これにより、研究インパクトの追跡と報告、研究成果や研究者プロフィールの可視化、オープンアクセス義務などの法的・倫理的基準への対応、さらに研究データと関連データの長期保存が可能になります。

研究エコシステムがますます複雑化するなか、1つの研究プロジェクトだけでも、その過程で作成されるデータを管理することは容易ではありません。大学全体にわたる研究データを、適切なソリューションなしに管理するのは、現実的でも実行可能でもありません。

RIMS のステークホルダーは誰か

研究エコシステムの各要素には複数のステークホルダーが関わっており、それぞれが研究に関する課題に直面しています。質の高いデータと研究管理へのアクセスが確保されると、ステークホルダーは自機関だけでなく、その先にも貢献を広げる力を得られます。

主なステークホルダーのカテゴリは次のとおりです。

RIMS はどのように機能するのか

研究情報管理システム(RIMS)は、多種多様なデータ、システム、関係主体を統合・接続し、機関の研究活動を一元的に把握できるようにします。こうした異なる要素を管理するための機能群を備え、すべての構成要素が効率的に連携して機能することを支えます。データは保存・活用の前に処理され、正確性と利用しやすさが確保されます。

RIMS が一元管理する関連データの用途は次のとおりです。

• 分析

• レポーティング

• 研究成果の発信とコミュニケーション

• 単一のインターフェースで情報を一元管理

分析とレポーティングを行う際、RIMS は研究データのパターンを特定し、根拠に基づく意思決定を支援します。

こうして一元管理されたデータとインターフェースは、次の推進にもつながります。

• 研究成果

• グローバルな評価

• 国際連携

• 研究資金

研究とメタデータ

研究に関連する対象は、大きく3つのカテゴリ―研究成果、インパクト指標、関連文書―に分けられます。これらを相互運用可能なシステム内で結び付けることで、大学はデータサイロを解消し、断片的で手作業中心の記録管理から、研究活動全体を統合的・自動化・戦略的に把握できる体制へと移行できます。

RIMS を導入すべき理由とは何か。どのような利点があるのか

識別子が統一されていない分断されたデータソースは、研究管理を複雑にし、迅速な意思決定を妨げ、機会損失につながることがあります。

一意の識別子で接続・連携されたデータは、研究管理の効率化、レポーティングプロセスの簡素化、さらに多くの利点をもたらします。

正確でタイムリーな情報には、どのような価値と利点があるのか

分断されたシステムとデータの環境から、統合システム内でデータが接続・連携された環境へ移行することで、次のことが可能になります。

• 根拠に基づく意思決定

• コミュニケーションの強化

• 研究成果の向上

• 連携の拡大

• 可視性とインパクトの向上

• コンプライアンスの強化

• 管理負荷の軽減

分断された環境では、何が起きているのかを明確に把握するのは困難です。大学では、複数のシステムにアクセスし、複雑なスプレッドシートや文書を管理しながら、関係する情報やデータをつなぎ合わせて全体像を把握しようとすることが少なくありません。

この新しい接続型の世界では、大学は正確でタイムリーな情報を活用し、より適切な意思決定を行えます。多くの RIMS 導入機関が、システム導入後にさまざまな効果を実感したと報告しています。

RIMS の10の主な利点

1. 可視性

   国際的なプラットフォーム上で動的な研究者プロフィールを公開し、研究成果、専門性、インパクトを示すことで、機関の研究と研究者の国際的な可視性を高めます。

2. 戦略的意思決定

   包括的な分析機能を活用して、リソース配分や目標設定に関する戦略的意思決定をより的確に行えます。

3. 連携

   研究、研究者、研究室、設備の可視性を高めることで、国際的な連携機会を拡大します。

4. 社会的インパクト

   社会に与える影響を示し、国連の持続可能な開発目標（SDGs）への貢献を可視化できます。

5. 研究管理

   設定可能なコミュニケーション機能やワークフローツールにより、研究管理業務全体を効果的に運用できます。

6. レポーティング

   個人評価、学術プログラム評価、研究資金申請、国の研究評価、世界大学ランキング提出に向けたレポーティングの正確性、迅速性、費用対効果を高めます。

7. パフォーマンス

   高水準のリソースに加え、高度な検索・分析ツールへのアクセスを提供することで、研究者の効率とインパクトを高めます。

8. 研究資金

   新たな資金源や連携機会を見つけ、研究の取り組みを前進させます。

9. オープンサイエンス

   オープンサイエンスの実践を促進し、関連する義務や規制への対応を支援します。

10. 評価

    教員評価やプログラム評価を効率化します。

RIMS と機関リポジトリ（IR）の違いとは

Confederation of Open Access Repositories（COAR）は、RIMS と機関リポジトリ（IR）の違いを整理しています。

• 研究活動全体と研究成果 RIMS は、機関における研究に関するあらゆる活動を対象とします。一方、IR は研究成果に重点を置きます。

• レポーティングと公開・流通 RIMS は研究活動に関する包括的な情報を収集するため、研究の説明や報告に利用できます。これに対し、もともとオープンアクセス運動を支えるために設計された IR は、研究論文やその他の成果物へのアクセス提供を主な目的としています。

• 内部向けと外部向け これらのシステムは異なる目的で開発されたため、RIMS は一般に内部向けのツールであり、IR は外部向けの性格が強いといえます。ただし、両カテゴリーの製品が成熟するにつれて、この違いは変わり始めています。現在では、多くの RIMS に研究成果を公開するパブリックポータルなどの外部公開機能があります。同様に、IR も内部レポーティング機能を提供する方向へ進化しています。

RIMS は購入と自社構築のどちらがよいでしょうか

ホワイトペーパー「Buy or build: An exploration of the total cost of ownership for a RIMS」では、調査会社の KnowledgeE が、初期費用と継続費用の両面を検討しています。

KnowledgeE が定義した費用区分は次のとおりです。

KnowledgeE の試算では、商用ソリューションを購入した場合、50％を超えるコスト削減が見込める可能性があります。RTI International は、人々の生活向上に取り組む独立した非営利研究機関です。1958年に、政府、産業界、ノースカロライナ州の3大学の連携により設立されました。このパートナーシップでは、共通の目標達成と根拠ある意思決定のために、複数の関係者が協力する必要がありました。

RTI は Elsevier Pure RIMS を導入し、自社開発ソリューションから Pure に移行することで、システムの安定性とカスタマイズ性の理想的なバランスを実現できたとしています。

RIMS 導入を成功させるためのヒント

購入と自社構築のどちらを選ぶ場合でも、当社は長年にわたり RIMS 導入を支援してきた経験に基づき、成功につながる展開のための知見とベストプラクティスをご紹介します。

• 主要メンバーを特定する RIMS 導入を成功させるために不可欠な学内の主要関係者を特定します。

• 適切な技術を選ぶ

  選定するプラットフォームが、現在のニーズだけでなく将来見込まれる要件にも対応できることを確認します。

• 利点を理解する

  RIMS の導入には、ステークホルダーや主要関係者の強い賛同が欠かせません。成功のためには、正確でタイムリーな情報の価値を全員が理解し、この共通の目標に取り組む姿勢を持つことが重要です。

• 厳格なプロジェクト管理

  RIMS 導入では、特にリスク管理の観点から、効果的なプロジェクト管理が不可欠です。プロジェクトマネージャーは、潜在的なリスクを特定し、軽減策を策定し、問題が発生した場合に備えた対応計画を整える必要があります。

• トレーニング

  業務を簡素化する新しいシステムであっても、既存のワークフローを変更し導入することは容易ではありません。この障壁を乗り越えるには、効果的で適時なトレーニングが不可欠です。包括的なトレーニング計画を策定し、ステークホルダーの賛同を得て、適切に実行することが、プロジェクト成功の重要な要素となります。

• フィードバックを計画する

  起こり得る障害を見越し、プロセス全体を通じてオープンで透明性の高いコミュニケーションを維持することで、導入成功の可能性を高められます。

• 継続的なサポート

  リソースの大部分は RIMS の導入に充てられることになりますが、導入後の継続的なサポートも引き続き重要です。サポートには、技術面と利用者支援の両方が含まれます。ベンダーのクラウドソリューションを活用することで技術サポートの負担を軽減できるほか、継続的なベンダートレーニング、サポートサイト、FAQ も大きな支えになります。

• 成長を見据えて計画する

  初期導入が完了すると、勢いが弱まることは珍しくありません。初期段階では対応できなかった機能や、特に商用製品では後からベンダーが提供する新機能が出てくる場合もあります。RIMS を有効に活用し続けるためには、システムを機動的で最新の状態に保つ継続的な改善プロジェクトを計画することが重要です。

• 変化を前提に計画する

  ステークホルダー、大学の取り組み、レポーティング要件は常に変化しています。RIMS は多くのレポーティングおよび運用プロセスの基盤となるため、こうした変化に対応するには柔軟で機動的なアプローチが求められます。