Decidir si su institución está preparada para un Sistema de Gestión de Información de Investigación

¿Qué es un RIMS?

La mayoría de las instituciones con programas de investigación ambiciosos eventualmente necesitarán considerar la adquisición de un Sistema de Gestión de Información de Investigación (RIMS). También conocido como Sistema de Información de Investigación Actual (CRIS), un RIMS es una solución de software que agrega y organiza las actividades de investigación de una organización. Su gestión centralizada de la información de investigación promueve la eficiencia operativa y la coherencia, lo que ayuda a simplificar la elaboración de informes y el cumplimiento normativo, respaldar la toma de decisiones basada en datos y optimizar la colaboración y las oportunidades de financiación. Muchos RIMS también incluyen funciones de presentación para mejorar la visibilidad del trabajo académico y facilitar el seguimiento y la demostración de su impacto.

Para respaldar estas funciones, un RIMS debe estar profundamente integrado con los sistemas internos, por lo que la instalación puede ser compleja. Su institución puede optar por desarrollar un RIMS desde cero, utilizar una opción de código abierto o adquirir una solución comercial. Incluso puede adoptar un enfoque híbrido y combinar dos o más de estos elementos para satisfacer sus necesidades específicas. Cualquiera que sea la decisión final, se requerirá un compromiso continuo con la limpieza de datos y la gestión de cambios, junto con una inversión significativa de tiempo y recursos.

Puntos clave a considerar antes de invertir en un RIMS:

• Un RIMS es una inversión continua, no una compra única.

• La decisión de desarrollar o adquirir un RIMS debe basarse en las características y objetivos específicos de su institución.

• Un RIMS no es una herramienta ni una base de datos, sino una pieza fundamental de la infraestructura, como un sistema financiero o de recursos humanos.

• El rendimiento de un RIMS depende de la inversión realizada. Incluso el mejor sistema tendrá un rendimiento inferior si no recibe un apoyo institucional eficaz, que incluya liderazgo de alto nivel, personal dedicado y capacitación continua para los usuarios.

Esta lista de verificación está diseñada para ayudarle a decidir si su institución está lista para implementar un RIMS y para mostrarle cómo los beneficios podrían compararse con la inversión. El objetivo es generar conversaciones y preguntas útiles, en lugar de proporcionar detalles sobre procesos y posibles desafíos. Encontrará más recursos sobre la evaluación, adquisición e implementación de RIMS al final de la lista de verificación.

Parte uno: Preparación institucional

1. Analice los desafíos actuales de su sistema de investigación:

• ¿Experimenta fragmentación de datos de investigación, con información dispersa en diversos formatos y sistemas inconexos?

• ¿La gestión de la investigación conlleva una elevada carga administrativa debido a la gran cantidad de procesos manuales y soluciones alternativas?

• ¿Puede mostrar eficazmente la experiencia y las publicaciones del profesorado? ¿Tiene esto implicaciones en la forma en que realiza el seguimiento del impacto de la investigación?

• ¿Puede generar informes precisos con rapidez para la acreditación, la financiación y la gestión?

• ¿Permiten sus sistemas actuales que la dirección tome decisiones basadas en datos seguros, actualizados y fiables?

• ¿Experimenta dificultades de cumplimiento normativo, como el cumplimiento de los requisitos de acceso abierto establecidos por las agencias de financiación, las instituciones o los gobiernos?

Si su institución se enfrenta a estos desafíos, un Sistema de Gestión de la Información de la Investigación (SGI) específico podría ser la solución.

2. Evalúe su preparación estratégica y cultural

• ¿Es prioritario el crecimiento de la investigación? ¿Y la producción científica es lo suficientemente grande como para justificar la inversión en un Sistema de Gestión de la Investigación (SGII)?

• ¿Se dispone de financiación suficiente para una opción de gestión de la investigación a largo plazo?

• ¿Existe una visión clara, respaldada por la dirección, sobre lo que debería lograr un SGII?

• Entre las partes interesadas clave se incluyen la dirección, los investigadores, los bibliotecarios, el personal de TI y los administradores de las oficinas de investigación. ¿Apoyan la implementación de un sistema a gran escala?

• ¿Existe un equipo de proyecto integrado por miembros de estos grupos que pueda apoyar tareas como la auditoría de datos, el mapeo de procesos y la implementación del sistema?

• ¿Tiene su institución políticas claras sobre la privacidad y la propiedad de los datos?

Evalúe si su institución está preparada para avanzar, haciendo hincapié en la necesidad de apoyo ejecutivo y una motivación compartida para reducir la carga administrativa de los investigadores.

3. Evalúe el rendimiento operativo de los sistemas actuales en el ámbito de la gestión de la investigación.

• ¿Su sistema actual ofrece disponibilidad en tiempo real, con tiempos de respuesta rápidos y un tiempo de inactividad mínimo?

• ¿Los niveles de satisfacción del usuario y las tasas de adopción son aceptablemente altos?

• ¿Existe un alto grado de automatización en todos los sistemas y procesos, o siguen predominando los procesos manuales?

• ¿Su sistema actual es fácil de usar, o suele ser necesaria la asistencia técnica para obtener información o generar informes?

• ¿Se puede escalar el sistema eficazmente para gestionar un número creciente de usuarios, resultados de investigación y fuentes de datos?

• ¿Se puede adaptar fácilmente el sistema para integrar nuevos tipos de datos sin necesidad de programación personalizada ni altos costes de mantenimiento?

Revise su ecosistema de investigación actual para identificar soluciones ineficientes, como la gestión de hojas de cálculo, la agregación de datos ad hoc, la generación de informes mediante copiar y pegar, los tiempos de respuesta lentos y la baja tasa de adopción.

4. Evalúe la preparación de su infraestructura de TI

• ¿Cuenta con un equipo de soporte de TI dedicado y una red confiable de alta capacidad?

• ¿Su infraestructura técnica cumple con los estándares de seguridad de la información como ISO 27000opens in new tab/window?

• ¿Sus sistemas clave, como Recursos Humanos (RR. HH.) y el Sistema de Información Estudiantil (SIS), son digitales e interoperables?

• ¿Qué proporción del contenido y los datos de investigación se encuentra en formato digital? (Esto podría incluir publicaciones, solicitudes de subvención, información de cumplimiento y datos de personal).

• ¿Existe estandarización entre los formatos de datos existentes, como el cumplimiento con CERIFopens in new tab/window, y un proceso para la limpieza continua de datos?

• ¿Su institución utiliza de forma consistente identificadores persistentesopens in new tab/window (PID) como ORCID opens in new tab/windowo los identificadores de autor de Scopus?

Asegurarse de que su institución esté preparada desde la perspectiva de TI es vital, especialmente si decide desarrollar internamente un Sistema de Gestión de Información de Investigación (RIMS).

Segunda parte: La decisión de desarrollar o comprar su RIMS

¿Desarrollará o comprará su propio RIMS?

• Considere la singularidad y complejidad de sus casos de uso y sistemas de investigación. ¿Qué tan fácil será la integración de los productos de proveedores con sus resultados y flujos de trabajo de investigación?

• ¿Las políticas estrictas en áreas como la propiedad intelectual, la privacidad y la seguridad de los datos le impedirán adquirir soluciones basadas en la nube?

• ¿Es prioritario un proceso de implementación rápido? Los sistemas desarrollados internamente suelen tardar más en implementarse que los adquiridos a proveedores.

• ¿Qué tan atractiva es la capacidad de los sistemas de proveedores para innovar e incorporar prácticas estándar de la industria?

• ¿Cuenta con un equipo de TI interno sostenible capaz de desarrollar software?

• ¿Qué tan reacia al riesgo es su institución? Los productos comerciales ya están probados y validados y generalmente ofrecen tarifas de suscripción predecibles. Los sistemas a medida pueden ser más riesgosos debido a su singularidad y a menudo implican costos de mantenimiento significativos y variables.

Las instituciones con requisitos específicos pueden preferir desarrollar su propio RIMS en lugar de las ofertas más estandarizadas de los proveedores. Los sistemas comerciales destacan en áreas que requieren conectividad externa, como la presentación de proyectos, la colaboración y la comunicación con financiadores. Puede encontrar más información aquí.

Tercera parte: La opción de desarrollo

Preparación para desarrollar un RIMS

• Si decide desarrollarlo, cree un grupo directivo interdisciplinario con equipos de partes interesadas de la facultad, la biblioteca, los servicios de TI, la oficina de investigación, finanzas y recursos humanos. También necesitará apoyo de alto nivel: ¿hay alguien que pueda actuar como patrocinador ejecutivo?

• ¿Ha documentado la justificación del sistema y descrito cómo se verá el éxito?

• ¿Ha mapeado su panorama actual de información de investigación, identificando silos de datos, superposiciones u omisiones?

• ¿Puede utilizar encuestas o talleres para recopilar los requisitos de los usuarios? De ser así, céntrese en los flujos de trabajo actuales y sus puntos débiles.

• Decida qué tan completo debe ser el RIMS. ¿Son necesarias las integraciones con los sistemas institucionales existentes (por ejemplo, recursos humanos, finanzas y SIS)?

• ¿Existe una planificación a corto y largo plazo para áreas como la gobernanza de datos, el personal y los análisis de costo-beneficio?

Las áreas clave son la automatización, la integración y la reducción de la carga administrativa del personal. Tras la fase de planificación, los proyectos de autoconstrucción suelen ser muy específicos para cada institución, por lo que no se profundizará en este escenario.

Cuarta parte: La opción de compra

1. Preparación para la colaboración con proveedores

• ¿Ha identificado a las partes interesadas que se comunicarán con el proveedor (por ejemplo, bibliotecarios, personal de TI, administradores de investigación y profesorado)?

• ¿Ha definido los casos de uso clave para el sistema del proveedor, como la presentación y el seguimiento de los resultados e impacto de la investigación, la automatización de los sistemas de informes del profesorado y el cumplimiento del acceso abierto, etc., y ha establecido los objetivos asociados?

• Busque proveedores con una trayectoria consolidada en la educación superior. ¿Ha revisado estudios de caso y testimonios de instituciones similares a la suya?

• ¿Ofrece el proveedor una estrategia de implementación clara, que incluya capacitación y soporte posterior a la implementación? ¿Importarán los datos de sus sistemas actuales?

• ¿Ofrece el proveedor una solución de Software como Servicio (SaaS) o una solución local? Los sistemas SaaS pueden reducir la carga de soporte interno, mientras que las soluciones locales pueden ofrecer más opciones de personalización.

• ¿Ha evaluado los sistemas comerciales frente a las opciones de código abierto? Por lo general, una opción comercial ofrece comodidad, soporte especializado y funciones y análisis robustos. Con un sistema de código abierto, es posible combinar mayor flexibilidad con menores costos, aunque esto no siempre es así.

Defina claramente sus necesidades de investigación y los problemas específicos que intenta resolver antes de contactar a los proveedores.

2. Evaluación del sistema RIMS de un proveedor

• ¿Puede el RIMS centralizar el contenido y los datos de investigación, garantizando la coherencia y precisión de los registros e informes?

• ¿Se integra fácilmente con otros sistemas relevantes (p. ej., RR. HH., biblioteca, finanzas)?

• ¿Reduce el RIMS la necesidad de introducir datos manualmente y automatiza tareas como la gestión de publicaciones, el seguimiento de subvenciones y la elaboración de informes?

• ¿Puede el RIMS gestionar el cumplimiento de los mandatos de acceso abierto y las evaluaciones de la investigación?

• ¿Proporcionará el RIMS a los líderes institucionales acceso a análisis que apoyen la toma de decisiones en áreas como la estrategia de investigación, la estrategia de subvenciones y la captación de talento?

• ¿Ofrecerá el RIMS portales para mostrar la experiencia del profesorado y el impacto de la investigación?

• ¿Ofrecerá el RIMS una sólida seguridad y protección de la privacidad de los datos, y cumplirá con normativas de protección de datos como el RGPD?

Si bien las consideraciones técnicas son importantes, la clave reside en alinear las capacidades del sistema del proveedor con los objetivos estratégicos de investigación y los flujos de trabajo de su institución.

3. Cálculo del costo total de propiedad

La implementación de un sistema de gestión de información de investigación (RIMS) de un proveedor conlleva una serie de costos que van más allá del precio de la licencia inicial, generalmente denominados costo total de propiedad (CTP). Estos costos probablemente incluyan:

• Costos únicos: podrían incluir licencias de software, tarifas de configuración y cargos de implementación (por ejemplo, migración de datos, capacitación, configuración de infraestructura para soluciones que no son SaaS).

• Costos anuales: podrían incluir tarifas de licencia o suscripción, costos de mantenimiento (por ejemplo, actualizaciones de software), costos de soporte o cargos relacionados con integraciones internas adicionales.

• Costos ocultos: podrían incluir cargos por la migración de datos desde sistemas existentes, limpieza y mapeo de datos, o la contratación de administradores de sistemas para gestionar el RIMS.

• Costos de desarrollo futuro: podrían incluir cambios para garantizar que el sistema cumpla con los nuevos requisitos de cumplimiento o las métricas de evaluación de la investigación, además del tiempo de inactividad que estos cambios puedan implicar.

Asegúrese de que los precios sean lo más transparentes e inclusivos posible. Tener claridad sobre los costos totales de inversión le ayudará a evitar sorpresas presupuestarias inesperadas más adelante.

4. Evaluación del retorno de la inversión (ROI) de su RIMS

Es recomendable realizar un análisis exhaustivo de costo-beneficio durante y después de la implementación. Deben considerarse los siguientes factores:

• Aumento de la frecuencia de uso.

• Aumento de las tasas de éxito en la obtención de financiación para la investigación.

• Aumento de la eficiencia administrativa gracias a la automatización y la consolidación de sistemas heredados, lo que se refleja en ahorros de tiempo y costos.

• Mayor visibilidad y colaboración en la investigación, evidenciada por una mejor visualización de los perfiles de investigación, tasas de colaboración, etc.

• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos en áreas como la ciberseguridad (los sistemas consolidados ofrecen menos puntos de entrada para posibles atacantes).

• ¿Ha contribuido el sistema de forma medible al logro de objetivos estratégicos, como el éxito en los rankings globales o el impulso de la transformación digital?

Tenga en cuenta que el análisis del ROI debe repetirse tanto durante como después de la implementación.