연구정보관리시스템(RIMS)이 왜 필요한가

학술 환경은 세계적 경쟁 심화, 교수진과 연구자의 부담 증가, 빠른 기술 변화와 규제 변화로 점점 더 복잡해지고 있습니다. 대학이 회복탄력성을 유지하려면 연구 활동에 대한 통합적이고 종합적인 인사이트를 제공하는 솔루션이 필요합니다. 이러한 솔루션은 연구정보관리에 관여하는 다양한 이해관계자, 활용 사례, 시스템을 이해하고 관리할 수 있도록 지원해야 하며, 이를 통해 다음을 가능하게 해야 합니다.

• 연구 성과 향상

• 글로벌 평판 강화

• 연구비 확보 기반 확대

• 국내외 협업 확대

연구정보관리시스템(RIMS)이란 무엇인가요?

Research Information Management System는 Current Research Information System(CRIS), 또는 경우에 따라 “프로필 시스템”, “네트워킹 도구” 등 여러 명칭과 약어로 불립니다. 이러한 시스템은 연구 생태계를 구성하는 다양한 요소와 프로세스를 통합하고 연결함으로써 연구정보관리 업무의 효율성과 효과를 높이도록 설계되어 있습니다. 또한 분석, 보고, 연구 홍보를 위한 중앙 데이터 저장소 역할도 합니다.

연구정보관리란 무엇인가요?

연구정보관리는 연구 활동과 관련된 데이터를 수집·정리하고 효과적으로 활용하는 일을 말합니다. 이를 통해 연구 영향력을 추적하고 보고할 수 있으며, 연구 결과물과 연구자 프로필을 보여주고, 오픈 액세스 의무화와 같은 법적·윤리적 기준을 준수하며, 연구 및 관련 데이터의 장기 보존도 지원합니다.

연구 생태계가 점점 더 복잡해지면서 단 하나의 연구 프로젝트에서 생성되는 데이터만 관리하는 일도 쉽지 않습니다. 별도의 솔루션 없이 대학 전반의 연구 데이터를 관리하는 것은 현실적이지도 않고 실행 가능하지도 않습니다.

RIMS의 이해관계자는 누구인가요?

연구 생태계의 각 요소에는 여러 이해관계자가 관여하며, 그에 따라 각 연구 과제에 함께 직면하게 됩니다. 양질의 데이터와 연구관리 체계에 접근할 수 있다면, 이해관계자들은 기관 안팎에서 자신의 기여를 더욱 확장할 수 있습니다.

이해관계자 범주는 다음과 같습니다.

RIMS는 어떻게 작동하나요?

Research Information Management System는 다양한 데이터, 시스템, 개체를 통합하고 연결해 기관의 연구 활동을 하나의 통합된 관점으로 보여줍니다. 이질적인 요소를 관리하기 위한 기능 세트를 제공해 모든 구성 요소가 효율적으로 함께 작동하도록 지원합니다. 데이터는 저장 및 활용 전에 정확성과 활용성을 확보할 수 있도록 처리됩니다.

RIMS는 다음과 같은 관련 데이터를 중앙에서 저장합니다.

• 분석

• 보고

• 연구 성과 홍보 및 커뮤니케이션

• 하나의 인터페이스에서 정보를 통합 관리

RIMS는 분석과 보고 과정에서 연구 데이터의 패턴을 파악해 근거 있는 의사결정을 지원합니다.

이처럼 데이터와 인터페이스가 한곳에 모이면 다음과 같은 성과를 견인할 수 있습니다.

• 연구 성과

• 글로벌 평판

• 국제 협업

• 연구비

연구와 메타데이터

연구와 관련된 개체는 크게 연구 결과물, 영향력 지표, 관련 문서의 세 범주로 나뉩니다. 이러한 요소를 상호운용 가능한 시스템으로 연결하면 대학은 데이터 사일로를 해소하고, 단절되고 수작업에 의존하던 기록 관리에서 벗어나 연구 전반을 통합적·자동화·전략적으로 파악할 수 있습니다.

왜 RIMS를 사용해야 할까요? 어떤 이점이 있나요?

일관되지 않은 식별자를 사용하는 분산된 데이터 소스는 연구관리를 복잡하게 만들고, 적시 의사결정을 어렵게 하며, 중요한 기회를 놓치게 할 수 있습니다.

고유 식별자를 갖춘 연결·연계 데이터는 연구관리 간소화, 보고 절차 단순화 등 다양한 추가 이점을 제공합니다.

정확하고 시의적절한 정보의 가치와 이점은 무엇인가요?

분절된 시스템과 데이터 환경에서 벗어나, 하나의 통합 시스템 안에서 연결되고 연계된 데이터 환경으로 전환하면 다음이 가능해집니다.

• 근거 있는 의사결정

• 향상된 커뮤니케이션

• 개선된 연구 성과

• 협업 확대

• 가시성과 영향력 확대

• 규정 준수 향상

• 행정 부담 감소

분절된 환경에서는 현재 상황을 명확히 파악하기가 어렵습니다. 대학은 여러 시스템에 접속하고 복잡한 스프레드시트와 문서를 관리하면서, 개체와 데이터를 맞춰 전체 그림을 파악하려고 애쓰는 경우가 많습니다.

이처럼 연결된 새로운 환경에서 대학은 정확하고 시의적절한 정보를 활용해 더 나은 의사결정을 내릴 수 있습니다. 많은 RIMS 고객은 시스템 구축 후 다양한 이점을 경험했다고 보고합니다.

RIMS의 10가지 주요 이점

1. 가시성 연구자 프로필을 국제 플랫폼에 동적으로 게시해 기관의 연구와 연구자의 연구 결과물, 전문성, 영향력을 널리 알릴 수 있습니다.

2. 전략적 의사결정 포괄적인 분석을 활용해 자원 배분과 목표 설정에 관한 전략적 의사결정을 더 정확하게 내릴 수 있습니다.

3. 협업 연구, 연구자, 연구실, 장비의 가시성을 높여 국제적 차원의 협업 기회를 확대할 수 있습니다.

4. 사회적 영향 기관의 사회적 영향력을 입증하고 UN 지속가능발전목표(SDGs)에 대한 기여를 보여줄 수 있습니다.

5. 연구 관리 구성 가능한 커뮤니케이션 및 워크플로 도구를 통해 연구 행정 전반을 효과적으로 관리할 수 있습니다.

6. 보고 개인 및 학과 평가, 연구비 신청, 국가 성과평가, 글로벌 랭킹 제출을 위한 보고의 정확성, 속도, 비용 효율성을 높일 수 있습니다.

7. 성과 고급 검색 및 분석 도구와 우수한 리소스에 대한 접근을 제공해 연구자의 효율성과 영향력을 높일 수 있습니다.

8. 연구비 새로운 연구비 재원과 협업 기회를 발굴해 연구 이니셔티브를 진전시킬 수 있습니다.

9. 오픈 사이언스 오픈 사이언스 실천을 촉진하고 관련 의무와 규정을 준수하도록 지원합니다.

10. 평가 교수진 및 프로그램 평가를 효율화합니다.

RIMS와 기관리포지터리(IR)의 차이는 무엇인가요?

Confederation of Open Access Repositories(COAR)는 RIMS와 기관리포지터리(IR)의 차이를 다음과 같이 설명합니다.

• 폭넓은 연구 활동 vs. 연구 결과물 RIMS는 기관의 연구 전반에 걸친 활동을 포괄합니다. 반면 IR은 연구 결과물 자체에 더 중점을 둡니다.

• 보고 vs. 확산 RIMS는 연구 활동에 대한 포괄적인 정보를 수집하므로 연구를 설명하거나 보고하는 데 활용할 수 있습니다. 반면 IR은 원래 오픈 액세스 운동을 지원하기 위해 설계되었으며, 연구 논문과 기타 결과물에 대한 접근을 제공하는 데 목적이 있습니다.

• 내부 중심 vs. 외부 중심 이러한 시스템은 서로 다른 목표로 개발되었기 때문에 일반적으로 RIMS는 내부 중심 도구로, IR은 외부 지향형 도구로 활용됩니다. 다만 두 제품군이 모두 성숙해지면서 이러한 구분은 점차 변화하고 있습니다. 오늘날 많은 RIMS에는 연구 결과물을 보여주는 공개 포털과 같이 외부에서 접근 가능한 구성 요소가 포함됩니다. 마찬가지로 IR도 내부 보고 기능을 제공하는 방향으로 발전하고 있습니다.

RIMS를 구매할까요, 직접 구축할까요?

백서 「RIMS를 구매할 것인가, 구축할 것인가: 총소유비용(TCO) 분석」에서 연구기관 KnowledgeE는 일회성 비용과 연간 운영 비용을 모두 살펴보았습니다.

KnowledgeE는 이러한 비용을 다음과 같이 정의했습니다.

KnowledgeE는 상용 솔루션을 도입하면 50%가 넘는 비용을 절감할 수 있다고 밝혔습니다. RTI International은 인간의 삶의 질 향상을 목표로 하는 독립 비영리 연구기관입니다. 이 기관은 1958년 정부, 산업계, 노스캐롤라이나의 세 대학 간 협력으로 설립되었습니다. 이러한 파트너십은 공동 목표를 달성하고 정보에 기반한 의사결정을 내리기 위해 여러 주체가 긴밀히 협력해야 함을 의미했습니다.

RTI는 Elsevier Pure RIMS를 도입했으며, 자체 구축 솔루션에서 Pure로 전환하면서 시스템 안정성과 맞춤화 사이의 이상적인 균형을 찾을 수 있었다고 밝혔습니다.

성공적인 RIMS 구축을 위한 팁

구매하든 직접 구축하든, Elsevier는 오랜 RIMS 구축 경험을 바탕으로 성공적인 도입을 위해 다음과 같은 인사이트와 모범 사례를 제공합니다.

• 핵심 참여자 파악 성공적인 RIMS 구축에 필수적인 대학 내 주요 인물을 파악하세요.

• 적합한 기술 선택 선택하는 플랫폼이 현재 요구사항은 물론 미래의 예상 수요까지 충족하는지 확인하세요.

• 이점에 대한 이해 RIMS를 구축하려면 이해관계자와 핵심 참여자의 확고한 동의가 필요합니다. 성공하려면 모든 구성원이 정확하고 시의적절한 정보의 가치를 이해하고, 이 공동의 목표를 달성하는 데 전념해야 합니다.

• 엄격한 프로젝트 관리 RIMS 구축에서는 효과적인 프로젝트 관리가 매우 중요하며, 그 핵심 이유 중 하나가 리스크 관리입니다. 프로젝트 관리자는 잠재적 리스크를 식별하고, 이를 완화할 전략을 수립하며, 문제가 발생할 경우에 대비한 비상 계획을 마련해야 합니다.

• 교육 기존 워크플로를 바꾸고 새로운 시스템을 도입하는 일은 업무를 더 간소화해 주더라도 쉽지 않을 수 있습니다. 이 장벽을 넘으려면 효과적이고 시의적절한 교육이 필수적입니다. 종합적인 교육 계획을 수립하고, 이해관계자의 동의를 확보하며, 이를 효과적으로 실행하는 것이 프로젝트 성공의 핵심 요소입니다.

• 피드백 계획 예상 가능한 장애 요소를 미리 고려하고, 전 과정에서 개방적이고 투명한 커뮤니케이션을 유지하면 성공적인 도입 가능성을 높일 수 있습니다.

• 지속적인 지원 대부분의 리소스는 RIMS 구축에 투입되겠지만, 구축 이후의 지속적인 지원 역시 매우 중요합니다. 여기에는 기술 지원과 사용자 중심 지원이 모두 포함됩니다. 공급업체의 클라우드 솔루션을 활용하면 기술 지원 부담을 줄일 수 있으며, 지속적인 공급업체 교육, 지원 웹사이트, FAQ 또한 큰 도움이 됩니다.

• 성장을 위한 계획 초기 구축이 끝나면 추진력이 약해지는 경우가 흔합니다. 처음에는 다루지 못한 기능이 있을 수도 있고, 특히 상용 제품의 경우 공급업체가 새로운 기능을 출시할 수도 있습니다. RIMS를 계속 효과적으로 활용하려면 시스템을 민첩하고 최신 상태로 유지하는 지속적인 개선 프로젝트를 계획하세요.

• 변화에 대한 계획 이해관계자, 대학의 이니셔티브, 보고 요구사항은 계속 변화합니다. RIMS는 많은 보고 및 운영 프로세스의 기반이 되므로, 이러한 변화에 대응하려면 유연하고 민첩한 접근이 필요합니다.