研究情報管理システム（RIMS）が必要な理由

大学は、ますます複雑化する競争環境の中で活動しています。成功するためには、研究に対するインサイトを提供し、研究を以下のように支援するデータやシステムが必要です：

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  研究パフォーマンスの向上

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  国際的評価の向上

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  資金源の拡大

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  （特に国際的な）共同研究の実現

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  その他

目次

1. CRIS としても知られる研究情報管理システム（RIMS）とは？

2. RIMS と CRIS（現在の研究情報システム）の違い

3. RIMS を使用すべき理由は？メリットは？

4. RIMS と機関リポジトリ（IR）の違い

5. RIMS を購入すべきか構築すべきか？

6. RIMS 導入を成功させるためのヒント

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CRIS としても知られる研究情報管理システム（RIMS）とは？

研究情報管理システムは一般に、RIMS、Current Research Information Systems、CRIS など、いくつかの名称や頭字語で呼ばれています。これらのシステムは、研究エコシステムを構成する様々な要素やプロセスを統合し、連携させることで、研究情報管理活動の効率と効果を向上させます。また、分析、レポート、研究促進活動のために関連データを一元的に保管します。

Pure - Elsevier の RIMS についての詳細

研究情報管理とは何か？

研究情報管理に役立つツールを理解するために、それが何であるかを簡単に確認しておきましょう。

 OCLC(新しいタブ／ウィンドウで開く) によると：

研究情報管理とは、研究に関する情報を集約し、キュレーションし、活用することです。

簡単そうに聞こえるでしょうか？研究エコシステムの複雑性と課題を考えると、1 つの研究プロジェクトだけで作成されたデータを管理するのは困難です。 大学全体で 研究データを管理することは、不可能ではないとしても、現実的ではありません。

RIMSのステークホルダーは誰か？

研究エコシステムの各部分や研究課題には、複数の利害関係者が関わっています。良質なデータと研究管理が利用可能であれば、ステークホルダーはそれを利用して、大学内外への貢献を向上させるために役立てることができます。

ステークホルダーには以下のようなカテゴリーがあります。

意思決定者　内部の資金配分、人員配置、施設、設備、広報および研究関連の業務フローを管理する内部方針に関する戦略的意思決定を行うために研究情報データを使用する機関のリーダー

イネーブラー　研究管理に極めて重要なサポートを提供する図書館や研究管理オフィス

サポーター　研究情報管理に貢献する社内の部門またはチーム。以下の部門が含まれる：

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  情報技術

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  財務

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  人事

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  登録

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  法務

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  リスク管理

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  倫理委員会

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  コミュニケーション

研究者　以下の研究実施、出版および推進に携わる個人が含まれる：

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  職員

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  スタッフ

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  上級学位の研究生

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  研究サポートスタッフ

外部ステークホルダー　研究に関心を持つ資金提供団体、政府機関または商業パートナー。研究対象や研究結果によって影響を受けるコミュニティのメンバーが含まれることもある。

RIMSはどのように機能するのか？

研究情報管理システムは、様々な要素を統合しリンクさせ、研究エコシステム内のソリューション間の相互運用性を作り出すことで機能します。

RIMSは、以下のための関連データを一元的に保存しています：

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  分析

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  報告

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  研究の紹介および伝達

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  1つのインターフェースによる情報の一元管理

結果的に、一元管理されたデータとインターフェイスを持つことで、次のようなことの推進がサポートされます

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  研究パフォーマンス

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  国際的評価

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  国際的な協力関係

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  資金調達

研究とメタデータ

研究から生み出されるものは、研究成果、インパクト指標および関連文書の3つに大別されます。これらすべてを相互運用可能なシステムでメタデータとともにリンクすることで、RIMSのメリットを得ることができます。特に顕著なのは、メタデータを共有することで、報告と管理が簡素化されることです。

RIMSとCRIS（現在の研究情報システム）の違いは何か？

この2つの用語に違いはなく、同じ意味で使われています。ACRL(新しいタブ／ウィンドウで開く)の出版物によると：

留意すべき重要な点は、RIMSだけがこれらのシステムの唯一の名称ではないということです。これらのシステムが最初に開発され、使用されたヨーロッパでは、より一般的な用語はCurrent Research Information Systems（CRIS）です。その他の用語としては、「プロファイルシステム」、「ネットワーキングツール」などのバリエーションがあります。

euroCRISおよびCERIF

euroCRIS(新しいタブ／ウィンドウで開く)という組織は、研究情報全般と特に研究情報システム（CRIS）の専門家を集めた国際的な非営利団体として2002年に設立されました。euroCRISが行っている活動の一つに、Common European Research Information Format（CERIF(新しいタブ／ウィンドウで開く)）と呼ばれるメタデータ標準の維持があります。CERIFの採用は地域や国によって異なります。

なぜRIMSを使う必要があるのか、そのメリットとは何か？

識別子が異なるばらばらのデータソースは、複雑な研究管理、意思決定の遅れ、機会の逸失につながります。

固有の識別子で連結されリンクされたデータは、研究管理の簡素化、報告の容易化などにつながります。

正確かつタイムリーな情報の価値とメリットとは？

これは、政府機関、中小企業、大企業、大学など、多くの組織から寄せられる質問です。

システムとデータが切り離された状況から、リンクされたデータと統一されたシステムへと移行することで、以下のことが容易になります：

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  情報に基づく意思決定

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  より容易なコミュニケーション

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  研究パフォーマンスの向上

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  コラボレーションの増加

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  その他

切り離された状況の中で生活していると、何が起きているのかを明確に把握するのは容易ではありません。エンティティとデータを結びつけることを願いながら 、別々のシステムにアクセスし、複雑なスプレッドシートや文書を保管することで、最善を尽くしています。

この世界が、メタデータとシステムを信頼できる唯一の情報源にリンクさせることでつながるとき、それはJack Kerouacが自身の小説『Big Sur』で表現したようになります：

...霧が去り、夜に星と月が現れるとき、それは美しい光景になるでしょう。

相互につながっているこの新しい世界では、正確でタイムリーな情報を活用することができます。RIMSを導入した多くのお客様が、導入後のメリットについて述べています。

RIMSのメリットトップ10

1. 認知度

   国際的なポータルサイトに研究者のプロフィールを掲載し、研究成果、専門性、影響力をアピールすることで、研究機関の研究と研究者の世界的な認知度を高め、認知度と報酬を高めます。

2. 戦略的な意思決定

   包括的な分析を活用し、リソース配分や目標設定に関する戦略的意思決定を行います。

3. コラボレーション

   研究、研究者、研究室および設備の認知度を向上させることで、コラボレーション、特に国際的な共同研究を促進します。

4. 社会的インパクト

   社会的インパクトと国連の持続可能な開発目標（SDGs）への貢献を示します。

5. 研究管理　設定可能なコミュニケーションおよびワークフローツールにより、研究管理のあらゆる側面を専門的に管理します。

6. 報告

   個人および学術プログラムの評価、資金調達要件、国内パフォーマンス評価、グローバルランキング申請の報告の正確性、スピード、コストを改善します。

7. パフォーマンス　最良のリソースと最先端の検索および分析ツールへのアクセスを確保することで、研究者の効率性と影響力を高めます。

8. 資金調達　資金調達とコラボレーションの機会を特定します。

9. オープンサイエンス　オープンサイエンス活動を推進し、関連する義務を遵守します。

10. 評価　教職員およびプログラムの評価を効率化します。

RIMSと機関レポジトリ（IR）の違いは何か？

Confederation of Open Access Repositories（COAR(新しいタブ／ウィンドウで開く)）は、RIMSと機関レポジトリ（IR）の違いを挙げて(新しいタブ／ウィンドウで開く)います。

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  幅広い研究活動 vs 研究成果の比較　RIMSまたはCRISは、研究に関連するすべての機関活動に重点を置いています。これに対し、機関レポジトリ（IR）は研究成果を重視します。

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  報告 VS 普及

  RIMSは研究活動に関する包括的な情報を収集するものであるため、研究の説明や報告に利用することができます。IRは、主にオープンアクセス運動を支援するために開発されたもので、研究出版物やその他の成果物へのアクセスを提供することを目的としています。

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  内部重視 vs 外部重視の比較

  これらのシステムは異なる目標を掲げて成長したため、RIMSはより内部向けのツールに、IRはより外部向けのツールになる傾向があります。両製品カテゴリーが成熟するにつれ、この傾向は変わりつつあります。ほとんどのRIMSは、研究成果を含む公開ポータルを持つ外部向けの側面を持っています。同様に、IRはより多くの内部報告を提供するように発展しています。

RIMSを購入すべきか構築すべきか？

CIOの 論文(新しいタブ／ウィンドウで開く) 「エンタープライズソフトウェアをいつ構築するか、購入するかを決定する方法」によると、その選択は難しく、一般的に以下の2通りの回答があります：

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  「正しいと感じる」感情的な意思決定を下す

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  データに基づいた合理的な意思決定を下す

この論文ではさらに、ほとんどの意思決定はこれらの混合であるとしています。意思決定のデータの部分に焦点を当てると、この評価の主要な部分の一つはコストです。「無料」のオープンソースプラットフォームは魅力的ではあるものの、一般的に導入コストがより高くなります。ホワイトペーパー 「購入か構築か： RIMSの総所有コストの検討」において、調査会社 Knowledge E(新しいタブ／ウィンドウで開く)は、1回限りのコストと継続的なコストの両方に着目しました。Knowledge E はこれらのコストを次のように定義しました：

1回限りのコスト：

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  ソフトウェアライセンス

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  導入コスト

年間運営コスト：

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  インフラストラクチャー

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  継続的なメンテナンス

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  運営スタッフ

Knowledge Eは、オープンソースプラットフォームから始める場合でも、システム構築は市販のソリューションを購入するよりも50%以上高くつくと判断しました。

例えば、市販のソリューションに必要な機能をすべて搭載したソリューションを構築するには時間がかかるため、機会費用が発生します。

RTI International(新しいタブ／ウィンドウで開く)は、人間の状態を改善することを目的とした、独立した非営利の研究機関です。1958年、政府機関、産業界、ノースカロライナ州の3つの大学の協力により設立されました。

RIMを導入し、DIYからPureへの移行が、安定したシステムとカスタマイズの適切なバランスであることを発見しました。

RIMS 導入を成功させるためのヒント

購入するにしても、構築するにしても、多くのRIMS導入に携わってきた弊社が、その成功のためのヒントを以下にご紹介します。

1. キーパーソンを特定する

   RIMS 導入を成功させるために関与する必要のある大学全体のキーパーソンを特定します。研究室、図書館、学部長、その他の教職員の力を借りることになるでしょうし、広報や技術移転部なども考慮する必要があるかもしれません。

2. 適切な技術を選択する このトピックについては、前述のセクション「構築すべきか、購入すべきか？」で一部紹介しました。この主要な疑問に加えて、どのようなプラットフォームを選択するにしても、現在および将来予測されるニーズを満たしていることを確認する必要があります。

3. メリットを理解する

   RIMS の導入に取り組むには、利害関係者やキーパーソンからの賛同が必要です。成功させるには、全員が正確でタイムリーな情報の価値を理解し、その実現を望んでいる必要があります。

4. 確実な賛同を得る

   キーパーソンがメリットを理解していると確信している場合でも、導入を成功させるために彼らのコミットメントを正式に確認することが賢明です。

5. 強力なプロジェクト管理

   RIMS を導入する際に、しっかりとしたプロジェクト管理が不可欠である理由は数多くあります。主な理由の一つはリスクマネジメントです。プロジェクトマネージャーは、潜在的リスクを分析し、それらに対する緩和策を策定し、万が一それらのリスクが顕在化した場合の非常時対応策を用意する必要があります。

6. トレーニング

   たとえそれが仕事をしやすくするものであっても、やり方を変えたり、新しいシステムを使うのは難しいものです。効果的でタイムリーなトレーニングは、この問題を解決することができます。トレーニング計画を作成し、賛同を得て、実施することが重要な成功要因です。

7. フィードバック計画

   賛同を得られたとしても、導入中に障害が発生する可能性があります。それを予測し、オープンで透明性のあるコミュニケーションをとればとるほど、成功の可能性は高くなります。

8. 継続的なサポート

   リソースの大半は RIMS の実施に費やされますが、継続的なサポートは不可欠です。サポートには、技術サポートと「人的」サポートの両方が含まれます。ベンダーのクラウドソリューションを活用すれば、技術サポートの負担を軽減することができます。人的サポートは、継続的なベンダーのトレーニング、サポートウェブサイト、FAQ でも支援されています。

9. 成長計画

   最初の実装を終えると、チームは勢いを失う可能性があります。商用製品であれば、利用機会のなかった機能や、ベンダーがリリースする新機能がある可能性があります。RIMS の関連性を維持し、RIMS が提供できるすべての機能を活用するために、継続的なプロジェクトを計画します。

10. 変化に対応する計画

    利害関係者、大学の取り組み、レポート要件は変化します。RIMS は多くのレポートやプロセスの中核であるため、導入にあたってはこうした変化に柔軟に対応することが求められます。

詳細：

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  Pure の詳細 - Elsevier の RIMS

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  白書：自分の RIMS を購入するか構築するか(新しいタブ／ウィンドウで開く)

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  ケーススタディ: トーレンス大学（オーストラリア）(新しいタブ／ウィンドウで開く)

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  PDF: なぜ研究情報管理システム（RIMS）が必要なのか(新しいタブ／ウィンドウで開く)