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Comment rendre les congrès virtuels attractifs – les leçons de la pandémie

France | 17 mai 2021

Le Pr Bahram Bodaghi, secrétaire général de la Société Française d’Ophtalmologie donne des conseils pour organiser des conférences virtuelles réussies Par Ian Evans (traduit de l'anglais)

Comment rendre les congrès virtuels attractifs

© istock.com/FilippoBacci

Parmi les nombreux avantages que les sociétés savantes offrent à leurs membres, il y a la possibilité d’apprendre et de créer des réseaux. Traditionnellement, les congrès et les symposia constituent l'un des principaux moyens d'y parvenir. Que signifie donc pour les sociétés savantes l’impossibilité d’organiser les événements présentiels pendant une pandémie ?

Selon le Pr Bahram Bodaghi(S’ouvre dans une nouvelle fenêtre), enseignant à l’université de la Sorbonne (S’ouvre dans une nouvelle fenêtre), secrétaire general de la Société Française d’Ophtalmologie(S’ouvre dans une nouvelle fenêtre) (SFO) et membre du Comité Editorial de l’organe officiel de la SFO, le Journal Français D'Ophtalmologie(S’ouvre dans une nouvelle fenêtre), il faut s’adapter et chercher de nouvelles façons de faire les choses. Dans le passé, la société organisait un congrès annuel qui accueillait les ophtalmologistes de toute la France et de l’étranger pour leur permettre de se rencontrer, se former, s’équiper en nouveaux outils et assister au programme scientifiqueEnvisager d’organiser un événement présentiel n’était tout simplement pas possible en 2020 et c’est encore le cas en ce début d’année 2021.

Prof Bahram Bodaghi, MD, PhD

Prof Bahram Bodaghi, MD, PhD

« Tout a changé » nous a dit le Pr Bodaghi, “Nous nous sommes adaptés très rapidement dès le début de la pandémie pour garder un lien et communiquer avec nos membres, en organisant des webinar et en transformant notre congrès de mai en évenement digital en septembre dernier. En 2021, nous restons plus que jamais proches de nos membres en développant les sessions digitales, webinar et quizz. La 127ème édition de notre congrès respectera le calendrier habituel, toujours en version digitale sur 3 jours du 8 au 10 mai, et sera complétée par une journée, elle aussi numérique, le 6 novembre prochain.

Les leçons à tirer des événements virtuels

Cette transformation en conférences en ligne présente bien sûr certains avantages. Cela signifie que le programme est accessible à des personnes qui n’auraient pas pu se déplacer et que le contenu reste disponible après la clôture du congrès. Mais il y a aussi des inconvénients dont il faut tenir compte. Entre deux consultations, le Pr Bodaghi explique via Zoom :

Le passage à l’univers virtuel est peut-être plus facile pour les personnes qui ont déjà l’habitude de faire les choses en ligne. Pour les autres il faut admettre qu’il s’agit d’un véritable changement dans leur pratique, et qu’il faut en tenir compte.

Pour faire en sorte que le 127e congrès de la Société française d'ophtalmologie soit un événement attractif pour tous - quel que soit le niveau de familiarité avec l'univers numérique – nous avons repensé le programme. Nous savons que se contenter de transposer le « contenu présentiel » au support élecronique n’est pas suffisant, alors nous avons fait en sorte de nous assurer que le programme garde un sens dans sa dimension virtuelle en adoptant des formules variées, allant de conférences pré-enregistrées à des conférences en direct, en passant par des tables rondes et des symposiums. »

Le Pr Bodaghi poursuit :

Si la durée d’un symposium était d’une heure et demie en présentiel, nous l’avons réduit et introduit davantage d'éléments interactifs pour compenser le fait que le public allait le regarder en ligne. Le contenu présenté à distance doit être plus dense et particulièrement stimulant. Les événements en ligne peuvent être des grands succès lorsque le public peut interagir.

L'organisation d'un événement national - plutôt qu'international - donne à la Société française d'ophtalmologie certains avantages, a noté le Pr Bodaghi :

Cela peut être plus difficile avec un événement international, surtout lorsque les participants se trouvent sur plusieurs fuseaux horaires. Le fait d’être une équipe nationale, a facilité le passage du présentiel au virtuel.

En effet, avant même la pandémie, la Société Française d’Ophtalmologie avait envisagé d’ajouter à son congrès une partie virtuelle en complément de son programme présentiel :

Avant il était difficile de prendre le risque de dire : - Allons-y, lançons-nous dans une conférence virtuelle. Mais le virus nous a poussés à franchir le pas. Je pense que même si nous ne rencontrons pas le succès escompté, nos membres voient que nous faisons de notre mieux, et cela nous donne une base sur laquelle nous pouvons construire notre avenir.

L’avenir sera-t-il virtuel ?

D’une certaine manière, nous dit le Pr Bodaghi, la pandémie nous a permis de progresser :

Je pense que nous avons fait des changements à cause du Covid que nous allons conserver. La partie « formation » de nos activités par exemple, a évolué et lorsque nous interrogeons nos membres, ils voient la formation en ligne comme un élément important de leurs propres activités en ligne, même pour la période post-Covid. Cette activité peut alors devenir plus accessible et plus inclusive. Ce sont des changements que nous pourrons introduire sur la base de ce que nous avons appris pendant la pandémie. La SFO va lancer le samedi 6 Novembre prochain son premier congrès d’automne en digital ou hybride. Ce sera l’occasion d’une mise à jour sur toutes les actualités de l’année. Cependant, nous sommes tous impatients de nous retrouver de nouveau et le plus rapidement possible en présentiel car le virtuel exclusif a ses limites.

Un article de

Ian Evans

Ian Evans est directeur du contenu de la communication internationale chez Elsevier. Auparavant, il y était rédacteur en chef du service de presse. Basé à Oxford, il a rejoint Elsevier il y a six ans après avoir travaillé pour un petit éditeur de science grand public et de fiction.

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