Your Paper, Your Way

« Rendez les choses aussi simples que possible, mais pas plus simples » Attribué à Albert Einstein

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Ces dernières années, les chercheurs ont demandé à ce que le processus de préparation et de soumission des articles soit simplifié. Chaque revue ayant ses propres exigences techniques et de formatage ainsi que de nombreux articles soumis plus d'une fois avant leur publication, les auteurs ont très clairement indiqué que chaque heure passée au reformatage était une heure perdue pour la recherche. En effet, dans une étude menée par le département Research and Academic Relations d'Elsevier en 2012, lorsque l'on a demandé aux chercheurs quelles étaient les activités qui étaient selon eux les plus frustrantes ou chronophages, un tiers a répondu qu'il s'agissait de la « préparation des manuscrits ».

Avec l'objectif de simplifier le processus de soumission, la revue Elsevier, Free Radical Biology and Medicinea lancé Your Paper, Your Way (YPYW) en 2011. YPYW est un processus de soumission plus simple qui se concentre sur la qualité de la science lors des étapes initiales de soumission et qui requiert uniquement des éléments nécessaires pour une éventuelle production lors de l'étape de révision. Lorsque des articles sont rejetés, ce processus de soumission simplifié permet aux auteurs d'économiser du temps et de l'énergie, ainsi que d'atteindre des vitesses de publication plus élevées.

YPYW a maintenant été étendu à des centaines de revues Elsevier. Chaque revue proposant YPYW l'indique clairement au tout début du guide des auteurs, comme suit :

« Désormais, nous faisons la différence entre les exigences liées aux soumissions révisées et celles liées aux nouvelles soumissions. Vous pouvez choisir de soumettre votre manuscrit dans un fichier Word ou PDF qui sera utilisé lors du processus d'évaluation par les référés. Lorsque votre article passera au stade de révision, il vous sera demandé de le convertir dans un format « correct » en vue de son acceptation et de fournir les éléments requis pour sa publication. »


Exigences liées à YPYW

  • Les auteurs peuvent soumettre leur manuscrit (texte, figures et tableaux) dans un fichier unique. Il peut s'agir d'un fichier Word ou PDF, de tout format et peu importe la mise en page, et les figures et les tableaux peuvent être insérés dans le texte.
  • Les figures doivent être de qualité suffisante pour l'évaluation par les référés.
  • Il n'existe pas d'exigence stricte quant au formatage mais tous les manuscrits doivent comporter des éléments essentiels nécessaires à leur évaluation (résumé, mots-clés, introduction, documents et méthodes, résultats, conclusions, présentation et tableaux avec légendes).
  • Les références peuvent être écrites dans n'importe quel style ou format, du moment que le style reste cohérent. Le nom du ou des auteurs, le titre de la revue/du livre, le titre de l'article (lorsque cela est nécessaire), l'année de publication, le volume et le chapitre du numéro/livre et les pages doivent figurer. L'utilisation de l'ION est fortement encouragée. Le style de référence utilisé par la revue sera appliqué à l'article accepté par Elsevier lors de l'étape de relecture.
  • Lorsqu'un article parvient à l'étape de relecture, on demande aux auteurs de fournir tous les éléments nécessaires à la publication, comme des fichiers sources modifiables.

Réaction des auteurs, examinateurs et éditeurs vis-à-vis de YPYW

YPYW a été reçu de façon très positive par les auteurs.  Dans un sondage continu envoyé par le département Research and Academic Relations d'Elsevier aux auteurs ayant choisi YPYW lors de la soumission de leur manuscrit, sur les 3 958 auteurs interrogés, 70 % d'entre eux ont répondu de manière positive à la question « L'utilisation de YPYW a-t-elle réduit le temps normalement alloué au formatage et à la soumission du manuscrit ? » Voici certains commentaires effectués par les auteurs interrogés :

...le travail de formatage chronophage n'était pas réalisé tant que cela n'était pas nécessaire.

Je n'avais pas à perdre du temps avec le formatage avant d'être sûr que l'article serait accepté.

C'était plus rapide et plus simple que la solution traditionnelle. Je pense que c'est une bonne façon d'accélérer le processus.

92 % des auteurs interrogés ont qualifié YPYM de simple ou d'extrêmement simple par rapport aux 61 % d'auteurs ayant recourt au processus traditionnel.

Pour évaluer l'impact sur les examinateurs, 870 réponses provenant du programme existant d'Elsevier, le Reviewer Feedback Programme (RFP), ont été analysées. Parmi elles, 346concernaient une soumissionYPYW. Il n'existait pas de différences significatives quant à la satisfaction de l'examinateur. Certains examinateurs ont salué le changement, car celui-ci leur permet de faciliter la vérification des figures et des tableaux directement dans le texte plutôt qu'à la fin du manuscrit, comme cela est traditionnellement le cas.