Polityka fakturowania i płatności Elsevier wobec Dostawców

English - Français - Deutsch - Polskie - Español

Wymagania Elsevier dotyczące fakturowania i ustaleń dotyczących płatności z Dostawcami

Oświadczenie o wymaganiach Elsevier jest w dwóch częściach.

Pierwsza część ma zastosowanie w przypadku, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca składa faktury w formie pdf lub innego dokumentu elektronicznego na zatwierdzony adres poczty elektronicznej Elsevier lub ze szczególnego i wyjątkowego powodu (np. wymagań rynku lokalnego) składa faktury w formie papierowej do Elsevier.

Druga część dotyczy przypadków, gdy, zgodnie z umową zawartą z Elsevier, dostawca korzysta z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier.

Faktury dla Elsevier za towary i usługi należy wystawiać w ciągu sześciu miesięcy od daty, w której uzyskano prawo do wystawienia faktury zgodnie z Warunkami Zakupu. Elsevier nie przyjmie i nie będzie zobowiązana do zapłaty jakiejkolwiek faktury, która została późno wystawiona.

CZĘŚĆ 1 – Wymagania dotyczące faktur w formie pdf oraz w formie papierowej

Aby zmniejszyć ryzyko opóźnień w płatności lub odrzucenia faktur, faktury muszą być sporządzane w języku angielskim, chyba że przepisy prawa miejscowego wymagają używania miejscowego języka, a wymienione informacje MUSZĄ być widoczne na WSZYSTKICH fakturach złożonych przez dostawców:

Oprócz powyższych wymagań, wszystkie faktury powinny zawierać dane wymagane przez przepisy prawa dotyczące podatków oraz inne informacje wymagane w celu ubiegania się o ulgi dozwolone zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi podatków, a w szczególności numer rejestracyjny VAT lub identyfikacji podatkowej, dwie litery kodu państwa (jeśli dotyczy) oraz stawkę VAT lub podatku od sprzedaży na artykuł. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym produkty lub usługi są zwolnione z VAT, faktura musi wyraźnie określać odpowiedni numer rejestracyjny VAT podmiotu Elsevier, a dostawca musi przekazać odpowiednie dokumenty poświadczające swój status przedsiębiorcy płatnika VAT. W przypadku fakturowania przez zarejestrowanego dostawcę VAT z UE podmiotu Elsevier w innym państwie UE, w którym usługi podlegają mechanizmowi odwrotnego obciążenia, i przy założeniu, że dostawca przekazuje podmiotowi Elsevier ważną fakturę VAT wraz z numerem rejestracyjnym VAT podmiotu Elsevier, wszelkie kwoty VAT należne z tytułu usług będą zgłaszane przez podmiot Elsevier do odpowiedniego organu podatkowego zgodnie z tym mechanizmem, według wymagań określonych w Dyrektywie UE w sprawie VAT (lub przepisach następujących lub zastępujących).

Jeśli dostawca nie jest zarejestrowaną jako podatnik VAT/GST, faktura musi zawierać takie same informacje, jak te, o których mowa powyżej, z wyjątkiem wszelkich wymagań związanych z VAT/GST.

Jeśli dotyczy, do faktur należy dołączyć wszelkie odpowiednie dokumenty towarzyszące, aby Elsevier mogła sprawdzić, czy obciążenia na takich fakturach są poprawne.

Faktury niespełniające tych wymagań zostaną zwrócone dostawcy, a dostawca będzie zobowiązany do anulowania niezgodnej faktury oraz wystawienia nowej faktury z poprawnymi danymi, co wpłynie na datę zapłaty faktury („należne do”).

Od dnia 1.01.2014 Elsevier wysyła płatności dostawcom za pomocą systemu Elektroniczny System Transakcji (Electronic Funds Transfer, EFT) / Automatyczny System Rozrachunkowy (Automated Clearing House, ACH).

Oprócz wymagań dotyczących danych na fakturze określonych powyżej, i o ile umowa wyraźnie nie stanowi inaczej, Elsevier również wymaga, aby:

• Dostawcy wysyłali wszystkie faktury w formacie pdf na jeden z adresów e-mail wskazanych poniżej. Faktury nie były wysyłane na kontakt Elsevier, ponieważ spowoduje to opóźnienie w płatności wysyłanej na konto dostawcy. (Wyjątek: Faktury dotyczące Elsevier Urban & Partner Sp z.o.o.[sic: Sp. z o.o.] powinny być dostarczane bezpośrednio odpowiedniej osobie do kontaktu w Elsevier.)

• Elsevier będzie wystawiać jedynie elektroniczne awiza płatności na wskazany adres e-mail.

• Dostawcy muszą przekazać Elsevier informację o zmianie danych bankowych z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem.

• Elsevier nie ponosi odpowiedzialności z tytułu żadnych obciążeń związanych z płatnościami.

• Dział Globalne Usługi Finansowe Elsevier ustali, rozpatrując każdy przypadek indywidualnie, którzy dostawcy powinni przekazać oświadczenia, a także ustali czas składania tych oświadczeń, a dostawcy przekażą takie oświadczenia, jeśli będzie to wymagane.

• Elsevier uważa dostawcę obsługującego kilka miejsc jako jednego dostawcę, co oznacza, że Elsevier będzie mogła potrącać nadpłaty z jednej strony z faktur z innej strony.

• Wszelkie zmiany w firmie spółki dostawcy, związane z połączeniem lub przejęciem itd., muszą być przekazywane działowi Globalnych Zamówień, aby rachunki Elsevier mogły zostać poprawione i zaktualizowane.

We wszelkich sprawach związanych z płatnością lub fakturowaniem, dostawca powinien skontaktować się z obsługą klienta Global P2P:

E-mail: [email protected]

Telefonu:

Wielka Brytania: +44 1865 84 3198 Holandia: +31 20 485 2571 Stany Zjednoczone/Kanada: +1 937 865 7804

Odpowiemy na Twoje pytanie w ciągu 48 godzin (poniedziałek-piątek). Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi lub nie będziesz z niej zadowolony, skontaktuj się z Dyrektorem Globalnym P2P, informując nas o problemie oraz podając swoje dane kontaktowe.

Adresy e-mail do wysyłania faktur w formie pdf:

USA/Kanada - [email protected] Wielka Brytania/Holandia - [email protected] Francja - [email protected] Polska - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Indie - [email protected] Japonia - [email protected] Chiny - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Singapur, Hong Kong - [email protected] Tajwan - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Korea - Fakture nalezy dostarczyc osobie do kontaktu w Elsevier Australia - [email protected] Spain - [email protected] Mexico - [email protected] Frankfurt - [email protected] Munich - [email protected] Egypt, Italy and Turkey - [email protected] Brazil - [email protected]

W przypadku wysyłania faktur w formie papierowej, ze szczególnego lub wyjątkowego powodu, można korzystać z niżej wymienionych adresów:

Uwaga: Jeśli powyżej nie pojawia się nazwa firmy Elsevier, z którą współpracujesz, prosimy zapytać się swojej osoby do kontaktu w Elsevier, gdzie należy wysyłać faktury.

CZĘŚĆ 2 – Wymagania dotyczące korzystania z systemu elektronicznego fakturowania Elsevier

W przypadku gdy na podstawie umowy z Elsevier, Elsevier zobowiązuje dostawcę do korzystania z procesu fakturowania elektronicznego firmy, dostawca ma prawo przestrzegać niezbędnych wymagań w odniesieniu do formatu, treści i sposobu składania faktur. Wymagania te zostaną dostarczone na żądanie, a dostawca otrzyma kontakt techniczny Elsevier w celu pomocy w skonfigurowaniu.